Bokföring för e-handel: En steg-för-steg-guide för små företag

Du startade inte ditt e-handelsföretag för att jonglera med konton och balansera böcker. Du startade det för att sälja produkter, ge service till kunder och tjäna pengar samtidigt. Men bokföring för e-handel är en nödvändig, och viktig, del av att hålla dina konton i god ordning.

Bokföring för e-handel är processen att registrera och hantera alla finansiella transaktioner för ditt företag, inklusive försäljning, inköp och betalningar. Redovisningsansvariga spårar alla kostnader och intäkter för att hjälpa ett företag att fatta välgrundade ekonomiska beslut.

Målet med bokföring är att visa dig den ekonomiska bilden av ditt företag, balansera dina konton och förbättra kassaflödeshanteringen på ett strategiskt sätt. Det hjälper dig att förstå vart dina pengar tar vägen så att du kan fatta välgrundade beslut.

Även om du har erfarenhet av bokföring finns det några viktiga nyanser inom e-handelsredovisning som du bör följa. Här lär du dig mer om hur man för böcker för ett e-handelsföretag, verktyg som kan hjälpa dig och vanliga misstag att undvika.

E-handelsplattformar och bokföring

Det vackra med e-handel är mängden plattformar som finns tillgängliga för att sälja dina produkter på. Oavsett vilken e-handelsplattform du använder behöver du balansera dina böcker. Vare sig det är Shopify, BigCommerce, WooCommerce eller Adobe Commerce måste du hålla koll på intäkter, utgifter och eventuella relevanta skatter.

Många e-handelsplattformar erbjuder funktioner som hjälper dig att hålla koll på viktig information du behöver för bokföring, som lager och moms. Även om det inte kommer att sköta din deklaration åt dig, kan det hjälpa dig att hålla reda på dina skatteförpliktelser och räkna ut rätt belopp. Det gör deklarationstiden mycket enklare att hantera.

E-handelsplattformar tar ofta ut avgifter från säljare, vilket är ett unikt bokföringsaspekt som onlineförsäljare behöver spåra.

Avgifterna varierar beroende på vilken plattform du använder, men det är detaljer som detta du behöver ha i åtanke när du använder en e-handelsplattform. Lyckligtvis finns det mycket bokföringsprogramvara som integreras med e-handelsplattformar, vilket gör det enklare att hantera din försäljning och dina utgifter.

Bästa praxis för bokföring på e-handelsplattformar

E-handelsbokföring är en integrerad del av verksamheten oavsett vilken plattform du säljer dina produkter på. Här är några bästa praxis att överväga:

• Integrera din butik med redovisningsprogramvara: De flesta e-handelsplattformar integreras med dedikerad programvara för  redovisning, eller erbjuder tillägg för att hjälpa till med spårning. Det är användbart när det gäller att betala moms eller deklarera, eftersom din programvara och butik kommer att synkroniseras.
• Konfigurera skatteregler: Ställ in dina skatteområden i din butik, så att plattformen vet var den behöver lägga till skatt på försäljning och var den inte gör det. Det hjälper dig att automatisera beställningar och se till att du tar ut skatter och moms när, och där, du är skyldig att göra det.
• Stäm av ditt konto regelbundet: Vilken plattform du än använder kommer att hålla en nedladdningsbar fil över all din försäljning hittills. Det är viktigt att ladda ner dessa rapporter, granska dem och stämma av dem regelbundet.
• Hantera returer och återkrav: Håll koll på returer och återkrav, eftersom de kommer att påverka siffrorna i dina bokföringskonton.
• Håll koll på andra utgifter: E-handelsplattformen du använder kommer inte att spåra externa utgifter som personalkostnader, tillverkning eller reklam, så det är upp till dig att hålla koll på dessa utgifter någon annanstans eller lägga till dem manuellt.
• Automatisera arbetsflödet: Gör ditt jobb mycket enklare genom att automatisera bokföringsprocessen.

Moms och bokföring

Moms läggs till detaljhandelspriset för varje onlineförsäljning och regleras i kassan.

Det är avgörande att du tar ut moms om ditt företag verkar eller har närvaro i Sverige eller andra EU-länder där moms är obligatoriskt. Närvaron av ditt företag i ett land eller en region kallas för skattemässig hemvist, och du måste ta ut moms för varje hemvist du har.

Hur man hanterar moms i e-handelsbokföring

• Identifiera var du har din skattemässiga hemvist: Ditt e-handelsföretag anses ha närvaro i ett land om det är där du säljer, har lager eller anställda, eller om det är där du bor. Du kommer också att ha skattemässig hemvist i ett land om du  uppnår en viss försäljningsnivå till kunder inom det landet.
• Bestäm vilka produkter som är skattepliktiga: Produkter kräver olika nivåer av beskattning i olika länder. Kontrollera de officiella webbplatserna för varje land för att avgöra vilka produkter som är skattepliktiga och med hur mycket. Vissa produkter är inte skattepliktiga alls eller beskattas endast inom vissa perioder eller säsonger.
• Registrera ditt företag: Se till att du följer reglerna genom att registrera dig för ett momstillstånd i alla länder där du har ekonomisk hemvist. Du kan också behöva köpa ett företagstillstånd för att sälja till kunder i vissa länder.
• Ta ut moms: Lägg till moms på varje köp – din e-handelsplattform bör tillämpa det automatiskt vid kassan om du ställer in det.
• Lämna in en deklaration: Skapa och lämna in en skattedeklaration före sista datum för deklarationer  i de länder du är skyldig att ta ut moms.

Hur man beräknar moms och rapporterar det i dina bokföringsposter

För att avgöra hur mycket du ska ta ut och betala måste du bestämma din momssats.

I Sverige är den vanligaste momssatsen 25 %, med reducerade satser på 12 % och 6 % för vissa varor och tjänster. Multiplicera momssatsen med ditt försäljningsbelopp för att få ditt momsbelopp.

Här är formeln:

Försäljningspris x Momssats = Moms

Här är ett exempel på hur man använder formeln:

Du sålde en vara för 1 000 kr. Om momssatsen är 25 % blir den totala momsen 25 %.

0,25 x 1 000 kr = 250 kr

Momsbeloppet skulle vara 250 kr, vilket ger det slutliga priset på varan = 1 250 kr.

Det är viktigt att korrekt spåra moms i din kontoplan, så att det tydligt framgår hur mycket av ditt bankkonto som bör avsättas för skatt.

Ett sätt att bokföra moms i dina bokföringsposter är att debitera det belopp du har samlat in från ditt kassakonto och kreditera det till dina konton för försäljningsintäkter och utgående moms.

Lagerhantering och bokföring

Lagerhantering är en viktig del av bokföringsprocessen, eftersom ditt lager betraktas som en tillgång som har värde.

Att hålla koll på det ger dig en transparent vy över hur mycket lager du har, hur mycket lager du behöver och eventuella framväxande försäljningstrender. Det låter dig också förutsäga när du behöver fylla på ditt lager, beställa förnödenheter – och justera din prisstrategi om det är nödvändigt.

Hur man spårar lager i bokföring för e-handel

Spåra ditt lager månadsvis, eller kvartalsvis, för att se till att det hålls uppdaterat. Det är särskilt viktigt om du behandlar returer eller har lager på flera platser.

Ditt lager kommer att loggas i din e-handelsbokföring baserat på kostnaden för sålda varor (COGS) och kan beräknas på några olika sätt:

Först in, först ut (FIFO)

Först in, först ut-metoden antar att varor som köpts eller producerats först säljs eller används först. Med detta system registreras de äldsta lagervarorna som sålda före nyare. När man beräknar kostnaden för sålda varor används kostnaderna för det äldsta lagret för att bestämma lönsamheten.

Sist in, först ut (LIFO)

Sist in, först ut-redovisningsmetoden antar att lagret som förvärvats senast såldes först. Det sista som köptes antas vara det första som säljs. När man beräknar kostnaden för sålda varor används kostnaden för det nyaste lagret för att bestämma lönsamheten.

Genomsnittlig kostnadsvärdering

Denna metod tar genomsnittskostnaden för alla sålda lagervaror, oavsett när de förvärvades, och tillämpar denna genomsnittskostnad på allt lager.

Hur man beräknar kostnaden för sålda varor och stämmer av lager

Du kan beräkna kostnaden för sålda varor (COGS) genom att lägga till kostnaden för ditt lager till inköpen som gjorts under en specifik tidsperiod. Subtrahera kostnaden för lager som är kvar i slutet av din tidsram för att beräkna din COGS.

Här är formeln för enkel beräkning:

(Ingående lager + Inköp) – Utgående lager = COGS

Det är viktigt att notera att COGS skiljer sig från dina driftskostnader, som är utgifter som inte är direkt relaterade till produktionen av dina produkter. Även om båda subtraheras från ditt företags totala försäljningssiffror bör de registreras separat.

Betalningsavgifter och bokföring

Att sälja online kräver att du behandlar betalningar genom en integrerad betalningsleverantör eller extern programvara. Det finns ofta en avgift för varje behandlad betalning, som behöver spåras och redovisas.

Betalningsleverantören du använder bör hålla en logg över avgifterna som uppstått för varje betalning. Om du använder flera betalningsleverantörer för kunder på olika platser, är det viktigt att stämma av alla avgifter tillsammans för att skapa ett totalt belopp.

Observera att betalningsavgifter är en avdragsgill företagskostnad.

Hur man kategoriserar betalningsavgifter

De flesta e-handelsföretag kategoriserar betalningsavgifter som COGS eftersom de är direkt associerade med kostnaderna för försäljning. Du behöver dra av dessa avgifter från din inkomst för att beräkna din bruttomarginal.

Formeln ser ut så här:

Inkomst - (COGS + Betalningsavgifter) = Bruttovinst

Finansiella rapporter och bokföring

Finansiella rapporter ger en ögonblicksbild av ditt företags intäkter, utgifter, lönsamhet och skulder och är en integrerad del av e-handelsbokföring.

Finansiella rapporter är viktiga, eftersom de hjälper dig att förstå ditt företags ekonomiska hälsa. Du kan se hur mycket pengar du har tillgängligt att sätta tillbaka i verksamheten, hur mycket du kan betala till dig själv och för andra leverantörsskulder.

De ger också en utmärkt resurs för potentiella investerare som kan se ekonomin i ditt företag över tid.

Bokföring för e-handel är ett sätt att lagra och organisera dina ekonomiska transaktioner. Det ger insikt i dina debiteringar och krediteringar och den övergripande hälsan hos ditt företag. Den information som samlas in och lagras kan sedan omvandlas till viktiga finansiella rapporter, som resultaträkningar och balansräkningar.

Resultaträkningar belyser intäkterna, kostnaderna och utgifterna ditt företag ådrog sig under en bestämd period, medan en balansräkning visar dina tillgångar och skulder vid en given tidpunkt.

Vanliga misstag inom bokföring för e-handel

E-handelsbokföring kan verka komplicerat när du börjar. Det finns mycket att komma ihåg och komplexa formler att använda. Detta leder ofta till förbiseenden och fel. Några av de vanligaste misstagen småföretag gör är:

• Att försöka göra allt manuellt: Att manuellt mata in data kan leda till dubbletter och oundvikliga mänskliga fel. Det är tidskrävande och tråkigt att köra alla beräkningar regelbundet.
• Att misslyckas med att uppfylla internationella skatteregler: Skattelagar varierar runt om i världen, och många e-handelsföretag misslyckas med att kontrollera om de följer reglerna eftersom de i huvudsak verkar online.
• Att hålla felaktiga lagernivåer: Ett misstag i lagervärdering kan leda till andra problem längre fram, vilket påverkar dina balansräkningar, resultaträkningar och kassaflödesprognos.
• Att misslyckas med att synkronisera transaktioner till din redovisningsprogramvara: När du inte synkroniserar din e-handelsplattform med din programvara för redovisning kan transaktioner falla mellan stolarna, vilket gör det svårare att se den större ekonomiska bilden.
• Att hantera moms fel: Moms är en av de mest komplexa delarna av att driva en onlineverksamhet, så det är inte konstigt att varumärken kämpar för att lämna in rätt momsbelopp vid rätt tidpunkt.
• Att hålla oorganiserade register: Det är lätt för dina konton att bli oorganiserade när du har för många personer som hanterar dem. Det kan leda till dubblettposter, förbiseenden och missade möjligheter.
• Att stämma av konton för sällan : Bokföring är inte en rolig uppgift, vilket är anledningen till att många företag skjuter upp det.

Hur man undviker dessa misstag och håller dina bokföringsposter korrekta

• Använd dedikerad programvara för redovisning: Att integrera programvara som automatiskt samlar in, lagrar och rapporterar om ditt företags ekonomiska hälsa kommer att spara timmar av tid – och minska risken för fel.
• Skaffa en revisor: Om siffror inte är din grej, anställ någon att göra det åt dig. En pålitlig revisor kommer att finnas till hands för att svara på dina frågor och hålla din bokföring aktuell.
• Stäm av regelbundet: Se till att dina böcker uppdateras regelbundet – kvartalsvis, om inte månadsvis.
• Förstå moms: Det är ett komplicerat ämne, men att få kläm på moms kommer att säkerställa att du följer reglerna och undviker böter och avgifter.
• Använd en kontoplan: Kontoplan är ett system för att organisera dina bokföringsfiler. Det är grunden för effektiv registerföring och hjälper dig att hålla koll på din budget, vilket är särskilt viktigt när ditt företag växer.
• Var konsekvent med din bokföring: Oavsett om du använder dubbel eller enkel bokföring, se till att du håller det konsekvent.

Verktyg för bokföring för e-handel

Det finns en mängd verktyg för e-handelsbokföring tillgängliga för att hjälpa dig balansera dina böcker och hålla koll på din ekonomi, oavsett erfarenhet.

De bästa verktygen för bokföring för e-handel

Om du letar efter sätt att göra onlinebokföring enklare finns det ett antal verktyg att överväga, beroende på ditt företags behov:

• A2X: Denna app postar automatiskt Shopify-butiksförsäljning till Xero eller QuickBooks och stämmer av dina utbetalningar så att du kan se att allt har redovisats korrekt. A2X är betrodd av hundratals ledande e-handelsredovisningsföretag.
• FreshBooks: Denna molnbaserade bokföringsprogramvara hjälper dig att hantera Shopify-beställningar i FreshBooks baserat på tre objekt: artiklar, fakturor och betalningar. Den använder också ditt Shopify-lager för all lagerhantering och uppdaterar finansiell information automatiskt.
• QuickBooks: När du integrerar Shopify med QuickBooks uppdateras dina beställningar, lager, kunder och frakt automatiskt och korrekt. Du kan använda QuickBooks för att bokföra information om e-handelsordrar som batchposter i huvudboken eller på detaljnivå per order, och synkronisera med andra e-handelsplattformar, såsom Etsy och Amazon.
• Bench: Bench erbjuder prisvärda outsourcade bokföringstjänster för din Shopify-butik. Appen synkroniseras direkt med dina handels- och bankkonton. Sedan balanserar ett virtuellt bokföringsteam dina månatliga böcker och förbereder finansiella rapporter.

Du kan också integrera din Shopify-butik med välkända svenska programvaror för bokföring som Fortnox, Spiris eller t.ex. Björn Lundén. 

Bokföring är nyckeln till tillväxt för små företag

Oavsett om du gör bokföring själv eller bestämmer dig för att anställa en certifierad bokförare, är det avgörande att förstå hur pengar flödar genom ditt företag.

Även om du inte har så stor bokföringserfarenhet har du nu förstahandskunskap om och tillgång till all din ekonomi, vilket sätter dig i en stark position att fatta välgrundade beslut om ditt företags framtid.

Även om det finns värde i att få experthjälp och råd, se till att du har en gedigen förståelse för dina siffror, oavsett vem du har som hanterar din ekonomi.