Como escrever uma proposta comercial

Saber como escrever uma proposta comercial é fundamental para fechar negócios mais lucrativos e conquistar novos clientes.

Mas poucas pessoas sabem como elaborar uma proposta comercial detalhada quando iniciam um negócio. Propostas convincentes também podem demorar a escrever devido ao nível de personalização exigido.

A seguir, apresentamos um tutorial passo a passo, adequado para principiantes, sobre como escrever uma proposta comercial persuasiva para a sua pequena empresa que deixe uma boa impressão.

O que é uma proposta comercial?

Uma proposta comercial é um documento formal enviado a potenciais parceiros, clientes ou investidores com o objetivo de estabelecer uma parceria de trabalho, ou investimento.

A sua proposta comercial deve abordar as necessidades dos parceiros e demonstrar-lhes porque é que a sua empresa é a melhor escolha para satisfazer essas necessidades. Para empresas focadas em serviços business-to-business (B2B), pequenas empresas e aquelas que procuram investimento, saber como escrever uma proposta comercial eficaz é fundamental para o crescimento.

Proposta comercial vs. plano de negócios vs. orçamento comercial

Estes 3 termos podem ser facilmente confundidos quando está a começar um negócio. Precisa de trabalhar nos 3 documentos, por isso, é importante compreender as diferenças entre uma proposta comercial eficaz, um plano de negócios e um orçamento comercial antes de começar.

Proposta comercial

Uma proposta comercial é um documento que destaca os pontos de venda únicos da sua pequena empresa e partilha o que a torna a melhor opção para trabalhar com potenciais clientes.

• Quando utilizá-la: para conquistar novos negócios e apresentar um argumento convincente para trabalharem consigo.
• Público-alvo: qualquer potencial comprador, cliente, parceiro, investidor ou gestor de subsídios.
• Elementos-chave: os elementos essenciais de uma proposta comercial incluem uma página de rosto, carta de apresentação, sumário executivo, solução proposta, informação sobre preços e uma página “Sobre nós”.

Plano de negócios

Um plano de negócios é uma análise detalhada do seu negócio, inclui o que faz, projeções financeiras, avaliação, os seus objetivos empresariais (tanto a curto como a longo prazo) e as estratégias que planeia usar para os alcançar. Há dois tipos de planos de negócios: tradicionais e lean.

• Quando utilizá-lo: crie um plano de negócios para o seu percurso (é como se fosse o seu guia) ou para partilhar com potenciais investidores ou credores.
• Público-alvo: um plano de negócios estratégico destina-se aos seus colaboradores internos e a qualquer pessoa a quem planeia pedir investimento.
• Elementos-chave: os componentes de um plano de negócios incluem um sumário executivo, descrição da empresa, análise de mercado, plano de marketing, plano de vendas, análise competitiva, uma descrição da estrutura organizacional da sua empresa, os produtos e serviços que vende, o seu plano operacional, modelo de negócio, plano financeiro, fontes de financiamento, análise SWOT, documentação empresarial, parcerias profissionais e um apêndice.

Orçamento comercial

Um orçamento comercial detalha os custos antecipados para concluir um projeto.

• Quando utilizá-lo: use um orçamento comercial durante conversas iniciais com um cliente para verificar se deseja prosseguir. Um orçamento como este proporciona uma compreensão clara dos custos envolvidos.
• Público-alvo: potenciais clientes cujo negócio está a tentar alcançar.
• Elementos-chave: informação detalhada sobre preços, incluindo o custo de materiais e mão de obra, e diferenciadores-chave que deseja destacar.

Tipos de propostas comerciais

Há diferentes tipos de propostas comerciais, dependendo do serviço e da natureza do projeto, mas normalmente enquadram-se em 3 categorias distintas:

Propostas formais

As propostas comerciais formais são utilizadas quando um cliente com quem espera trabalhar solicita uma proposta, geralmente através de um pedido de proposta publicamente divulgado. Em resposta a este pedido, a sua empresa elabora uma solução baseada nas necessidades e requisitos específicos do potencial cliente.

Propostas comerciais informais

As propostas comerciais informais são normalmente escritas após conversas entre um potencial cliente e um fornecedor. Geralmente, neste caso, o cliente não está a solicitar propostas concorrentes e tendem a existir poucos requisitos formais.

Propostas comerciais não solicitadas

Estas propostas são mais genéricas por natureza e servem mais como materiais de marketing. As propostas não solicitadas são comuns em feiras comerciais ou outros eventos públicos onde uma empresa está à procura de potenciais clientes, parceiros ou investidores. Embora possam gerar negócios no contexto adequado, as propostas comerciais não solicitadas são por vezes vistas como spam ou, pior ainda, pouco profissionais.

Finalidade das propostas comerciais

Uma proposta comercial bem elaborada capta a atenção de um potencial cliente, partilha informações relevantes sobre a sua empresa e identifica como pode resolver os principais problemas que enfrentam.

Existem quatro casos de uso a destacar para propostas comerciais:

• Para concorrer a um projeto
• Para conquistar vendas
• Para estabelecer parcerias
• Para candidatar-se a subsídios

Para concorrer a um projeto

Se uma empresa está à procura do parceiro certo para um projeto futuro, normalmente lança um pedido de proposta. Neste caso, a sua proposta comercial é a sua candidatura ao projeto e delineará porque é a melhor opção para o trabalho.

Para conquistar vendas

Use uma proposta comercial para conquistar novos clientes. A Michelle Razavi, cofundadora da loja de brownies proteicos Elavi, aconselha a pensar estrategicamente como pode resolver os pontos de dor dos clientes.

"Não diga que pode ajudar durante a apresentação, faça-o ao mostrar o valor que lhes pode proporcionar", diz Michelle numa entrevista ao Shopify Masters.

A apresentação da Michelle obteve uma resposta em três horas, por parte de um executivo da Whole Foods e levou à colocação do produto em lojas de retalho como a Costco. A chave para este sucesso foi uma estrutura de apresentação convincente que a Michelle estabeleceu chamada os "três Cs", use-a na sua própria proposta comercial:

Para estabelecer parcerias

Estabeleça parcerias com outras empresas, diga como poderiam trabalhar juntos e colaborar de forma mutuamente benéfica.

Para candidatar-se a subsídios

Também pode usar uma proposta comercial para garantir financiamento para um projeto de investigação, submeter uma proposta de subsídio ou candidatar-se a apoio financeiro para um negócio sem fins lucrativos.

Termos comuns utilizados em propostas comerciais

Eis os termos importantes que, provavelmente, surgirão no processo de elaboração da proposta:

• Pedido de proposta (RFP): habitualmente referido como RFP, é um documento que uma empresa envia a solicitar propostas para projetos. Como pequena empresa, provavelmente estará do lado de quem recebe um RFP e terá de elaborar uma proposta comercial bem estruturada para conquistar o projeto.
• Pedido de informação (RFI): geralmente referido como RFI, solicita às empresas que facultem detalhes sobre os produtos ou serviços que oferecem.
• Pedido de cotação (RFQ): é um documento formal que pede informações completas sobre preços para um produto ou serviço específico às empresas.
• Proposta de valor: delineia o que faz a sua pequena empresa destacar-se entre a concorrência.
• Sumário executivo: faculta informações essenciais sobre o seu negócio, incluindo uma visão geral de alto nível.
• Descrição do projeto: detalha os elementos de um projeto, incluindo aspetos como os elementos a entregar, prazos, âmbito do trabalho e como planeia medir resultados.
• Proposta de projeto, proposta de investigação e proposta de vendas: uma proposta de projeto detalha elementos de uma nova linha de trabalho. Uma proposta de investigação apresenta uma experiência ou linha de estudo. Uma proposta de vendas visa conquistar negócios.
• Chamada à ação (CTA): define os próximos passos, com clareza, ao solicitar um comportamento específico do destinatário.

Exemplos de propostas comerciais em vários sectores

A seguir, descubra como pode usar as propostas comerciais em vários sectores, desde o e-commerce à sustentabilidade.

• E-commerce: uma loja online pode elaborar uma proposta comercial para colocar os produtos nas prateleiras de uma loja física, incluí-los numa lista selecionada ou garantir financiamento.
• Software e tecnologia: uma empresa de SaaS (software-as-a-service) pode usar uma proposta comercial para destacar porque é que o seu produto é uma opção melhor face à concorrência.
• Consultoria: os consultores independentes (como os escritores freelancer, os fotógrafos ou os videógrafos) usam propostas comerciais para destacar as suas ofertas de serviços e o que os torna únicos.
• Fabricantes e fornecedores: podem usar uma proposta comercial para garantir uma parceria com um comprador onde delineie os produtos que estariam a fabricar e os custos unitários.
• Planeamento de eventos: usam propostas comerciais para dar uma visão clara do evento que estão a organizar. Pense em organizadores de casamentos, organizadores de eventos empresariais e organizadores de eventos no geral.
• Sustentabilidade: a proposta comercial de uma empresa ambiental pode mostrar o caminho para a certificação LEED, poupanças energéticas projetadas ou a implementação de sistemas sustentáveis.

Como escrever uma proposta comercial em 8 passos

1. Crie a sua página de título
2. Escreva uma carta de apresentação
3. Escreva um sumário executivo
4. Delineie o problema do cliente e a solução da sua empresa
5. Crie uma tabela de preços
6. Partilhe a história da sua marca
7. Resuma as suas qualificações
8. Estabeleça os termos do acordo

Embora as propostas comerciais possam assumir várias formas, a maioria partilha alguns componentes-chave.

1. Crie a sua página de título

A página de título funciona como a capa de toda a sua proposta. A sua página de título precisa de transmitir informações básicas sobre o seu negócio e a proposta. Isto inclui o título da proposta, o nome e informações de contacto da empresa e a data em que está a submeter a proposta.

Elabore uma página de título profissional, que capte a atenção do leitor e o atraia. A página de título define o tom da sua proposta. Tal como faria para qualquer anúncio, transmita o estilo e caráter da sua marca. Inclua também o logótipo da sua empresa.

Evite gráficos complicados que distraiam quem lê da mensagem da proposta.

2. Escreva uma carta de apresentação

A sua carta de apresentação serve como uma introdução ao seu negócio. Deve ser uma visão geral concisa com não mais de uma página. Em alguns parágrafos, descreva brevemente o historial da sua empresa, declaração de missão e proposta de venda única.

Uma carta de apresentação convincente é amigável e educada. Inclua as suas informações de contacto e encoraje quem lê a estabelecer contacto e a esclarecer quaisquer questões.

Use imagens visualmente apelativas (isto é encorajado), especialmente se transmitirem as conquistas ou missão da sua marca.

3. Escreva um sumário executivo

O sumário executivo faculta detalhes sobre porque está a enviar a proposta e porque é a melhor opção do cliente para resolver o seu problema ou satisfazer as suas necessidades.

O seu sumário executivo funciona de forma semelhante a uma proposta de valor onde mostra as idiossincrasias da sua empresa e como o seu potencial comprador, cliente, parceiro ou investidor beneficia de trabalhar consigo.

Os sumários executivos identificam as necessidades do cliente, explicam o que a sua empresa faz e delineiam as soluções propostas para os problemas do cliente. Ainda não há necessidade de cobrir logística ou estratégias.

Um sumário executivo convincente está finamente ajustado às necessidades do cliente. Mesmo que esteja a passar o documento da proposta a muitos potenciais clientes, deve ler-se como se tivesse sido escrito especificamente para um cliente. Se vários potenciais clientes tiverem problemas diferentes, faça ajustes ao seu sumário para cada um deles.

O seu sumário executivo deve mostrar rapidamente aos leitores como é que o seu negócio pode ajudá-los e encorajá-los a continuar a ler. Mantenha-o claro, focado e suficientemente longo (duas a quatro páginas) para se sustentar sozinho, deixe espaço para questões. Os detalhes podem vir mais tarde.

4. Delineie o problema do cliente e a solução da sua empresa

Muitos autores de propostas comerciais pensam nas suas páginas de proposta em termos de problemas e soluções. Com cada proposta, comece por delinear os potenciais problemas que o cliente pode enfrentar. Ao fazer isto, mostra que tem uma compreensão profunda das suas necessidades.

As páginas de problemas e soluções requerem muita investigação. Certifique-se de que realiza uma análise minuciosa da concorrência, faz benchmarking do sector e até entrevista o seu cliente para oferecer a melhor proposta possível.

A forma como escolhe decompor os problemas e soluções do cliente depende de si. Alguns autores de documentos de proposta optam por listar várias declarações de problemas a par de entregáveis detalhados. Outras propostas podem focar-se num ou dois problemas maiores e facultar uma lista de soluções para os mesmos.

Os cronogramas também são importantes. Os potenciais clientes querem saber quão rapidamente irá conseguir implementar a sua solução e quando podem ver resultados. Os cronogramas respondem a estas questões e são uma ferramenta visual útil para dividir o texto.

É uma boa ideia dividir o conteúdo da sua proposta em secções que identifiquem cada problema e proponham uma solução.

Aqui estão alguns pontos-chave a abordar para cada secção:

• O problema: use dados para fundamentar as suas afirmações e seja específico sobre onde o seu cliente pode estar aquém dos seus objetivos.
• Implementação: explique em detalhe que mudanças planeia fazer, quanto tempo irá demorar a implementar essas mudanças e o propósito de as fazer.
• Objetivos: explique como irá avaliar o sucesso da sua solução e quando é que o seu cliente pode ver resultados das mudanças implementadas.
• Benefícios: baseie-se na avaliação do problema e explique a natureza do impacto que estas mudanças terão.

As suas páginas de proposta têm de cobrir todos os detalhes necessários dos planos que irá implementar. É melhor dividir o texto em secções menores para facilitar a leitura. Evite imagens decorativas e opte por ferramentas visuais práticas como gráficos e tabelas para ilustrar os pontos-chave.

5. Crie uma tabela de preços

Em seguida, crie uma tabela de preços. Aqui irá colocar todos os produtos e serviços emparelhados com as suas informações de preços e calendários de pagamento.

A forma como estrutura a sua estratégia de preços depende do tipo de serviço ou produto que está a oferecer, mas é melhor dar opções aos potenciais clientes. Caso contrário, facultar apenas uma taxa fixa torna a sua proposta numa questão de sim ou não, e, por conseguinte, fácil de rejeitar.

Adicionar opções de preços dá aos clientes um ponto de partida mais negociável, abre a conversa sobre as suas necessidades particulares, em vez de colocar logo um ponto final.

A transparência é crucial nesta secção. Certifique-se de que é fácil para os seus clientes compreenderem o que estão a pagar e que opções têm para personalizar o seu serviço. Ninguém gosta de taxas ocultas ou surpresas em letras miudinhas. Inclua todos os detalhes das suas opções de preços de forma clara e concisa.

6. Partilhe a história da sua marca

Os potenciais clientes não querem apenas conhecer a sua estratégia: querem saber quem é. Elabore uma narrativa convincente que irá ajudar os leitores a formar uma ligação com o seu negócio.

Alguns elementos da narrativa de marca que pode querer incluir são:

• Cenário

Prepare o cenário: apresente o(s) protagonista(s) da história, e descreva como se juntaram para formar o negócio.

• Conflito

Que problema serviu de inspiração à criação do negócio? Descreva o problema que o seu negócio identificou e se propôs a resolver.

• Enredo

Como é que se propuseram a encontrar a solução para o problema? Que desafios enfrentaram e como é que os superaram?

• Resolução

Qual foi a solução? Como mudou o sector? Que marcos alcançou e como é que o seu negócio se propôs a resolver o problema?

• Personagens

Apresente a equipa. Dê a conhecer biografias curtas dos membros da equipa e apresente aos seus potenciais parceiros as pessoas com quem irão trabalhar no projeto.

• Desfecho

O que vem a seguir? Descreva o que vê no futuro da sua empresa. Fale sobre como pretende continuar a perseguir os seus objetivos. Certifique-se de que se prepara para uma boa sequela.

7. Resuma as suas qualificações

Na carta de apresentação, abordou o que torna a sua empresa qualificada para resolver os problemas dos seus clientes. No resumo de qualificações, dirá em detalhe sobre porque é que o seu negócio está mais bem qualificado para ajudar os potenciais clientes a alcançar os seus objetivos.

Os melhores resumos de qualificações baseiam-se em provas sociais para fundamentar o seu argumento. Inclua estudos de caso de clientes anteriores, testemunhos de clientes, elogios nas redes sociais, recomendações de especialistas de confiança na sua área e qualquer outra coisa que possa mostrar o valor que proporciona aos seus clientes.

8. Estabeleça os termos do acordo

No final da sua proposta de marketing, delineie os termos e condições da sua proposta para o cliente. Algumas propostas podem ser juridicamente vinculativas, por isso, trabalhe com um especialista jurídico para elaborar esta secção.

Nem todas as propostas comerciais incluem um contrato, por isso, se a sua proposta se destina a atrair o seu cliente para negociações adicionais, pode incluir uma simples chamada à ação que dê instruções sobre como falar consigo para discutir o tema em maior profundidade.

Se incluir um contrato juridicamente vinculativo, certifique-se de que dá aos clientes espaço para assinar o acordo ou diz como podem dar início ao processo.

Melhores práticas de design para propostas comerciais

O formato e design que escolhe define o tom de como a sua proposta comercial será recebida.

Aqui estão algumas dicas de design de excelência para elaborar uma apresentação vencedora:

Formatação e hierarquia visual

Oriente os potenciais clientes através da sua proposta comercial com formatação visualmente apelativa que usa uma hierarquia visual clara. Isto é sinónimo de usar elementos como imagens, tamanhos de fonte e gráficos que conduzem o olhar para os detalhes-chave na ordem que pretende.

Otimize para um design atrativo e alinhado com a marca e para facilitar a leitura, mantenha a informação essencial em destaque.

Escolher fontes e cores

As fontes e cores que escolhe para a sua proposta comercial devem seguir as estabelecidas nas suas diretrizes de marca.

Por exemplo, se a Omsom fosse traduzir o seu design de marca para uma proposta comercial, teriam de incluir as mesmas fontes descontraídas e esquema de cores vibrantes que usam no seu site e embalagem de produtos.

Tornar as propostas compatíveis com os dispositivos móveis

Se enviar a proposta eletronicamente, um design compatível com dispositivos móveis é essencial. Para garantir que o design da sua proposta se traduz bem em dispositivos móveis, teste-o em ecrãs pequenos antes de o submeter.

Como fazer o acompanhamento da sua proposta comercial

• Dê tempo ao potencial cliente
• Capte a atenção com um bom assunto
• Seja breve
• Evite linguagem de alta pressão e comercial
• Seja amigável, acessível e autêntico
• Saiba quando desistir

Esperar para ouvir dos clientes durante o processo de vendas pode ser angustiante, mas é importante ser paciente. Dê tempo aos potenciais decisores: lembre-se de que ainda precisam de cuidar das funções diárias do seu próprio negócio.

Se não tiver tido resposta e quiser dar-lhes um pequeno empurrão, aqui estão algumas dicas para fazer o acompanhamento da sua proposta:

Dê tempo ao potencial cliente

Aguarde pelo menos uma semana antes de enviar um acompanhamento. Se o cliente tiver confirmado a receção da sua proposta, dê-lhe uma semana a partir da data de confirmação. Tenha em mente que podem querer discutir a sua proposta com a equipa antes de voltar a contactar.

Capte a atenção com um bom assunto

Tal como com outros tipos de marketing por e-mail, um assunto convincente aumenta a probabilidade dos potenciais clientes abrirem o e-mail.

Seja breve

Não há necessidade de entrar em detalhes mais específicos aqui — deixe a sua proposta falar por si. Use o seu acompanhamento para enfatizar que está disponível para quaisquer questões e facilite-lhes o contacto.

Evite linguagem de alta pressão e comercial

O seu objetivo é garantir um parceiro, não um cliente. Clichés publicitários como "Não perca esta oportunidade emocionante!" podem parecer alienantes para potenciais clientes.

Seja amigável, acessível e autêntico

O seu acompanhamento é uma oportunidade para antecipar como será trabalhar consigo. Seja educado, mas amigável — como se estivesse a contactar o seu colega de trabalho favorito.

Saiba quando desistir

É fácil ignorar um ou dois e-mails, mas é muito mais difícil ignorar três ou quatro. Se o seu cliente não tiver respondido a três acompanhamentos, é hora de seguir em frente.