Πώς να αποκτήσετε επαγγελματικό τηλεφωνικό αριθμό: εύκολος οδηγός

Στην εποχή που κυριαρχούν τα μηνύματα, τα email και τα chatbot, μπορεί να είναι μια ευχάριστη αλλαγή για τους πελάτες να σηκώσουν το τηλέφωνο και να καλέσουν απευθείας μια επιχείρηση. Μπορείτε να εκμεταλλευτείτε αυτό το γεγονός δημιουργώντας τον δικό σας επαγγελματικό τηλεφωνικό αριθμό. Παράλληλα, διασφαλίζετε ότι το προσωπικό σας νούμερο παραμένει ιδιωτικό.

Η δημιουργία μιας επαγγελματικής τηλεφωνικής γραμμής είναι απλή διαδικασία, ωστόσο υπάρχουν αρκετές επιλογές που πρέπει να λάβετε υπόψη, ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας σας και τον ακριβή σκοπό για τον οποίο θέλετε να τη χρησιμοποιήσετε. Ας τις δούμε αναλυτικότερα.

Λόγοι για να αποκτήσετε επαγγελματικό τηλεφωνικό αριθμό

Ένας επαγγελματικός τηλεφωνικός αριθμός μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμο εργαλείο, αν διαχειρίζεστε μια μικρή επιχείρηση ή ένα κατάστημα ηλεκτρονικού εμπορίου. Ακολουθούν μερικοί από τους βασικότερους λόγους για να αποκτήσετε έναν επαγγελματικό τηλεφωνικό αριθμό:

• Οργανώνει τις επαγγελματικές επικοινωνίες. Η δημιουργία ενός επαγγελματικού τηλεφωνικού αριθμού διαχωρίζει τις προσωπικές σας κλήσεις, ώστε να μη χρειάζεται να ψάχνετε ανάμεσα στα μηνύματά σας για τα εργασιακά.

• Διατηρεί ιδιωτικό το προσωπικό σας νούμερο. Αν και είναι δελεαστικό να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα γραμμή, όπως το προσωπικό σας κινητό, η δημιουργία ενός επαγγελματικού αριθμού συμβάλλει στην προστασία της ιδιωτικότητας και της ασφάλειάς σας.

• Διατηρεί επαγγελματική την επικοινωνία με τους πελάτες. Ένας αποκλειστικός επαγγελματικός αριθμός ενισχύει την επαγγελματική σας εικόνα και σας επιτρέπει να ορίσετε αυτόματες απαντήσεις και μηνύματα τηλεφωνητή προσαρμοσμένα στην εταιρεία σας.

• Δίνει πρόσβαση στους υπαλλήλους. Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων με αρκετούς υπαλλήλους, δεν είναι συνετό (ούτε εφικτό) να λειτουργεί μια επιχείρηση μέσω του προσωπικού σας αριθμού. Ένας ξεχωριστός επαγγελματικός αριθμός σημαίνει ότι όλη η εταιρεία μπορεί να έχει πρόσβαση και να επικοινωνεί με τους πελάτες μέσω ενός αποκλειστικού σημείου επαφής.

• Αναπτύσσεται μαζί με την επιχείρησή σας. Η δημιουργία ενός αποκλειστικού επαγγελματικού τηλεφωνικού αριθμού σημαίνει ότι μπορείτε να συνεχίσετε να τον χρησιμοποιείτε καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει, αντί να προσπαθείτε να τον αλλάξετε αργότερα.

Τύποι επαγγελματικών τηλεφωνικών αριθμών

• Τοπικοί τηλεφωνικοί αριθμοί
• Εικονικοί τηλεφωνικοί αριθμοί
• Αριθμοί χωρίς χρέωση
• Συστήματα τηλεφωνικού μενού
• Αριθμοί DID
• Αριθμοί vanity

Όπως ακριβώς υπάρχουν διάφοροι τύποι τηλεφώνων, έτσι υπάρχουν και διάφοροι τύποι επαγγελματικών τηλεφωνικών αριθμών. Η επιλογή σας θα εξαρτηθεί από τον προϋπολογισμό σας και τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να τον χρησιμοποιήσετε:

Τοπικοί τηλεφωνικοί αριθμοί

Όπως υποδηλώνει το όνομα, ένας τοπικός επαγγελματικός τηλεφωνικός αριθμός είναι ένα νούμερο συνδεδεμένο με μια συγκεκριμένη τοποθεσία. Αυτοί οι αριθμοί, οι οποίοι περιλαμβάνουν έναν τοπικό κωδικό κλήσης, είναι ιδανικοί για φυσικά καταστήματα, εστιατόρια και ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών, όπως ο καθαρισμός σπιτιών, οι κατασκευές, το catering, οι υπηρεσίες γάμων και πολλά ακόμη – κάθε επιχείρηση με τοπική παρουσία. Αν και ένας τοπικός αριθμός είναι εξαιρετική λύση για εταιρείες με τοπική παρουσία, ίσως να μην αποδώσει το ίδιο καλά αν πουλάτε κυρίως online και δέχεστε κλήσεις από όλη τη χώρα, ή ακόμη και διεθνείς κλήσεις.

Εικονικοί τηλεφωνικοί αριθμοί ή VoIP

Οι εικονικοί τηλεφωνικοί αριθμοί, γνωστοί και ως VoIP (Voice over Internet Protocol), είναι τηλεφωνικοί αριθμοί που βασίζονται στο διαδίκτυο και δεν είναι συνδεδεμένοι με συγκεκριμένη φυσική τοποθεσία ή συσκευή. Παρότι λειτουργούν όπως ένας κανονικός τηλεφωνικός αριθμός για όσους τους καλούν, εσείς ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, θα έχετε πρόσβαση στην εικονική τηλεφωνική σας υπηρεσία κυρίως online, μέσω ενός παρόχου. Μια δημοφιλής και απλή εκδοχή αυτού είναι το Google Voice, το οποίο σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν τηλεφωνικό αριθμό. Λειτουργεί παρόμοια με μια διεύθυνση email, αλλά επιτρέπει στους πελάτες να καλούν, να στέλνουν μηνύματα και να αφήνουν φωνητικά μηνύματα.

Αριθμοί χωρίς χρέωση

Ένας αριθμός χωρίς χρέωση συνήθως ξεκινά με έναν κωδικό, όπως το 1-800, αν και αυτό έχει επεκταθεί και σε άλλα προθέματα που ξεκινούν με 8 (όπως 888 και 877) κ.ά. Την εποχή που οι υπεραστικές κλήσεις χρεώνονταν ξεχωριστά, οι αριθμοί αυτοί μπορούσαν να καλούνται χωρίς κόστος. Παρότι οι περισσότεροι δεν έρχονται πλέον αντιμέτωποι με υπεραστικές χρεώσεις, αυτοί οι αριθμοί εξακολουθούν να είναι δωρεάν και ταιριάζουν καλύτερα σε εταιρείες που θέλουν να καθιερωθούν ως εθνικά brand.

Συστήματα τηλεφωνικού μενού

Για πιο εξελιγμένα επαγγελματικά τηλεφωνικά συστήματα, υπηρεσίες όπως το Twilio προσφέρουν τη δυνατότητα δημιουργίας ενός τηλεφωνικού μενού (ή δέντρου κλήσεων/phone tree) που επιτρέπει στον καλούντα να πλοηγηθεί με φωνητικές εντολές ή πατώντας πλήκτρα (π.χ. «Για την εξυπηρέτηση πελατών, πατήστε 1», «Για τις ώρες λειτουργίας, πατήστε 2»). Αυτού του είδους το εικονικό τηλεφωνικό σύστημα μπορεί να είναι λίγο περίπλοκο στη ρύθμιση, αλλά σας επιτρέπει να φιλτράρετε ορισμένους τύπους κλήσεων, να προσφέρετε απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις ή να κατευθύνετε τους καλούντες στα σχετικά τμήματα.

Αριθμοί DID

Αν έχετε μια εταιρεία με πολλά τμήματα και υπαλλήλους, η απευθείας εισερχόμενη κλήση (DID-Direct Inward Dialing) επιτρέπει στους καλούντες να επικοινωνούν απευθείας μεταξύ τους, χωρίς να χρειάζεται να πλοηγηθούν σε ένα μενού. Κάθε εργαζόμενος ή τμήμα μπορεί να διαθέτει τον δικό του αριθμό ή εσωτερικό νούμερο, ώστε οι καλούντες να συνδέονται απευθείας μαζί του. 

Αριθμοί vanity

Ένας αριθμός vanity είναι ένα νούμερο που χρησιμοποιεί τον αλφαριθμητικό κώδικα του τηλεφώνου για να σχηματίσει μια λέξη ή μια επωνυμία εταιρείας. Για παράδειγμα, 1-800-GOT-JUNK. Αυτού του είδους ο αριθμός vanity μπορεί να αποτελέσει μια εξαιρετική ευκαιρία marketing και να είναι ιδιαίτερα εύκολος στην απομνημόνευση από τους πελάτες, ώστε να μη χρειάζεται να τον αναζητούν κάθε φορά που θέλουν να τηλεφωνήσουν.

Πώς να αποκτήσετε έναν επαγγελματικό τηλεφωνικό αριθμό

1. Προσδιορίστε τις ανάγκες και τον προϋπολογισμό σας
2. Επιλέξτε πάροχο ή υπηρεσία
3. Ρυθμίστε τον τηλεφωνικό αριθμό και τον λογαριασμό σας
4. Γνωστοποιήστε τον αριθμό σας

Δείτε πώς να δημιουργήσετε τον δικό σας επαγγελματικό τηλεφωνικό αριθμό:

1. Προσδιορίστε τις ανάγκες και τον προϋπολογισμό σας

Ο τύπος του επαγγελματικού τηλεφωνικού αριθμού που θα επιλέξετε εξαρτάται εξολοκλήρου από το εύρος της επιχείρησής σας και τον προϋπολογισμό σας. Έχετε μια επιχείρηση με δώδεκα υπαλλήλους που χρειάζεται να διαχειρίζεται πολλές εισερχόμενες κλήσεις; Δέχεστε μόνο περιστασιακά κλήσεις σχετικές με την εξυπηρέτηση πελατών; Και πόσα χρήματα μπορείτε να διαθέσετε για την υπηρεσία; Αυτά είναι ερωτήματα που πρέπει να απαντήσετε προτού πάρετε τη σωστή επιλογή.

2. Επιλέξτε πάροχο ή υπηρεσία

Αν σκοπεύετε να διαχειρίζεστε μια μεγάλη εταιρεία με πολλά τμήματα, υπαλλήλους ή πολλαπλές τοποθεσίες, ίσως θελήσετε να αποκτήσετε λογαριασμό με έναν μεγαλύτερο πάροχο τηλεφωνικών υπηρεσιών, όπως:

• Twilio. Το Twilio προσφέρει 10ψήφιους μακροσκελείς κωδικούς, αριθμούς χωρίς χρέωση, σύντομους κωδικούς, αριθμούς vanity και εθνικούς αριθμούς. Τα προγράμματα προπληρωμένης χρήσης ξεκινούν από 1,4 λεπτά/λεπτό, μετά τη λήξη της δωρεάν δοκιμαστικής περιόδου.

• Grasshopper. Το Grasshopper προσφέρει αριθμούς χωρίς χρέωση, τοπικούς αριθμούς και αριθμούς vanity, ή μπορείτε να μεταφέρετε δωρεάν έναν υπάρχοντα αριθμό. Τα προγράμματα ξεκινούν από 18 €/μήνα και περιλαμβάνουν απεριόριστη αποστολή επαγγελματικών μηνυμάτων, προώθηση κλήσεων και αναφορές κλήσεων.

• Παραδοσιακός πάροχος τηλεφωνίας. Ανάλογα με το πού βρίσκεται η επιχείρησή σας, μπορείτε να αποκτήσετε επαγγελματικές γραμμές από εταιρείες όπως η AT&T (από 35 €/γραμμή), η Verizon (από 25 €/γραμμή) και η T-Mobile (από 23 €/γραμμή). Τα προγράμματα συχνά συνδυάζονται με άλλες παροχές, όπως απεριόριστα μηνύματα και Wi-Fi, αλλά συχνά χρειάζεται να εγγραφείτε για πολλαπλούς επαγγελματικούς αριθμούς για να πετύχετε τη χαμηλότερη τιμή ανά γραμμή.

Εναλλακτικά, οι μικρές επιχειρήσεις και οι επιχειρηματίες μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια δωρεάν υπηρεσία, όπως το Google Voice, το οποίο μπορείτε να συνδέσετε με τον λογαριασμό σας στο Google και να το διαχειρίζεστε online. Με το Google Voice, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε την προώθηση κλήσεων στο κινητό σας. Παρότι αυτό δεν θα σας βοηθήσει να διαχωρίσετε την εργασία από την προσωπική σας ζωή, θα σας προσφέρει ιδιωτικότητα και θα δώσει στους πελάτες σας έναν ξεχωριστό αριθμό επικοινωνίας.

3. Ρυθμίστε τον τηλεφωνικό αριθμό και τον λογαριασμό σας

Όταν επιλέξετε πάροχο, θα χρειαστεί να επιλέξετε έναν τηλεφωνικό αριθμό και να ρυθμίσετε τον λογαριασμό σας. Για πιο απλές γραμμές, όπως οι αριθμοί του Google Voice, αυτό αφορά κυρίως τη ρύθμιση του μηνύματος τηλεφωνητή και την απόφαση για το αν θέλετε να προωθείτε κλήσεις και μηνύματα στο προσωπικό σας νούμερο ή να προωθείτε τα φωνητικά μηνύματα ως email. Για ένα πλήρες τηλεφωνικό μενού μέσω μιας εταιρείας όπως το Twilio, ίσως χρειαστεί κάποιος χρόνος για να το μάθετε.

4. Γνωστοποιήστε τον αριθμό σας

Μόλις δημιουργήσετε τον επαγγελματικό σας αριθμό, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι πελάτες μπορούν εύκολα να τον βρουν. Είναι σημαντικό να αναρτήσετε τον αριθμό σας στον ιστότοπο της επιχείρησής σας, στο κατάστημα ηλεκτρονικού εμπορίου, στους λογαριασμούς σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, στις καμπάνιες email marketing ή ακόμη και σε τοπικούς επαγγελματικούς καταλόγους, ώστε να ξέρουν οι πελάτες πώς να σας βρίσκουν. Μπορείτε επίσης να αρχίσετε να τοποθετείτε τον αριθμό σε επαγγελματικές κάρτες και, αν διαχειρίζεστε ένα κατάστημα ηλεκτρονικού εμπορίου, μπορείτε να βάζετε αυτές τις κάρτες σε κάθε δέμα, ώστε οι πελάτες να ξέρουν πώς να επικοινωνήσουν μαζί σας.