Fulfillment-omkostninger: Guide til priser og beregning

Hvert år bliver der håndteret milliarder af pakker verden over. Ifølge Effigy blev der i 2024 leveret omkring 20,8 mia. pakker alene i Europa, og det tal lader til at stige. E-handel bliver mere og mere udbredt, og det øger presset på lager, logistik og forsendelse. For virksomheder er fragt dog kun én del af de samlede fulfillment-omkostninger. 

For en webshop udgør forsendelse og ordrebehandling ofte en stor del af budgettet. Vores data viser, at Shopify-handlende i gennemsnit bruger 8,7 % af deres årlige udgifter på forsendelse.

Kunder forventer hurtig levering, men det koster at få varer pakket og sendt afsted hurtigt. Derfor er det vigtigt at have styr på sine omkostninger til fulfillment og finde måder at holde udgifterne nede, så forretningen fortsat er rentabel.

Hvad er 3PL- og fulfillment-omkostninger?

3PL- og fulfillment-omkostninger omfatter alle de udgifter, der er forbundet med at få dine varer fra lageret og ud til kunderne. Det omfatter bl.a.:

• Modtagelse og opbevaring af varer
• Pakning af produkter, når der kommer ordrer ind
• Forsendelse af ordrer til kunder
• Drift af de softwaresystemer, der understøtter ordrebehandling og lagerstyring

Derfor er effektiv lagerstyring vigtig

Du kan ikke sende ordrer afsted uden et velfungerende lager. God lagerstyring hjælper dig med at have de rigtige varer på hylderne på det rigtige tidspunkt og reducerer risikoen for udsolgte produkter, som hvert år koster detailhandlen milliarder i tabt omsætning.

Samtidig er det en balancegang at have varer på lager. Du skal kunne imødekomme efterspørgslen, men et for stort lager kan hurtigt øge dine omkostninger, da mange fulfillment-udbydere opkræver løbende gebyrer for lageropbevaring.

Et lagerstyringssystem kan hjælpe dig med at:

• Spore lagerniveauer automatisk
• Identificere dødt lager, der ikke sælger
• Fremhæve varer med lav omsætning
• Træffe bedre beslutninger om outsourcing og lagerbeholdning

Forstå dine fulfillment-omkostninger

Når varer skal fra leverandøren og ud til kunderne, er der omkostninger i alle led af processen. Derfor er det vigtigt at holde styr på udgifterne gennem hele fulfillment-processen, så du har et godt og realistisk overblik over din bogføring og økonomi.

Indgående forsendelse

Når du modtager varer fra dine leverandører, skal de transporteres til lageret eller butikken. Omkostningerne afhænger af transportformen, hvad enten det er luftfragt, søfragt eller vejtransport, samt eventuelle told- og importafgifter. Når du vælger en transportløsning, er det en god idé at overveje både pris og leveringstid.

Tredjepartslogistik (3PL)

Hvis du samarbejder med en 3PL-udbyder eller en fulfillment-udbyder, skal du tage højde for både opstarts- og driftsomkostninger. Det gælder fx opsætning og integration af systemer samt lageropbevaring, hvor prisen afhænger af produkternes størrelse og eventuelle særlige krav som køleopbevaring. Derudover kan der være administrationsgebyrer, som dækker kundeservice, administration og andre ekstra ydelser.

Arbejdskraft

Fulfillment kræver medarbejdere i flere led af processen. Varer skal modtages og registreres, placeres på lager, plukkes til ordrer samt pakkes og sendes. Derudover skal returneringer håndteres. I takt med at virksomheden vokser, og antallet af ordrer stiger, kan lønomkostningerne hurtigt følge trop.

Gebyrer til pluk og pak

Når et fulfillment-center behandler dine ordrer, opkræver det typisk et gebyr for pluk og pak, dvs. for at finde og pakke varerne. Gebyret varierer afhængigt af produkterne og udbyderen og ligger ofte mellem 0,2 og 5 USD pr. vare (ca. 1,25-35 kr.).

Yderligere omkostninger

Du skal også huske at medregne udgifter til forsendelseskasser, kuverter og eventuelt specialemballage samt ordresedler eller andet materiale, du sender med pakken. Derudover kan der være omkostninger til returhåndtering og genopfyldning af lager.

Sådan beregner du fulfillment-omkostninger

Hvis du har styr på, hvad fulfillment koster, bliver det nemmere at skære unødvendige udgifter fra og justere din prisstrategi. Her er tre måder at beregne dine fulfillment-omkostninger på:

1. Omkostning pr. ordre (CPO)

Omkostning pr. ordre er den mest almindelige metode. Den viser, hvor meget det koster at håndtere hver enkelt ordre, og det kan hjælpe dig med at fastsætte priser, der dækker dine udgifter.

For at beregne CPO skal du dividere dine samlede ordreomkostninger med det samlede antal ordrer i en given periode.

CPO = samlede ordreomkostninger / antal ordrer

2. Omkostning pr. kasse (CPB)

Hvis du ofte sender ordrer i flere kasser, kan omkostning pr. kasse give et mere detaljeret billede af dine udgifter til fulfillment.

For at beregne CPB skal du dividere dine samlede ordreomkostninger med det samlede antal kasser, du har sendt i en given periode.

CPB = samlede ordreomkostninger / antal sendte kasser

3. Omkostning som procent af salget

Denne beregning viser, hvor stor en del af omsætningen der går til fulfillment-omkostninger. Mange virksomheder bruger den til at sammenligne deres omkostninger med konkurrenter eller branchens gennemsnit.

Husk, at tallet kan variere afhængigt af virksomhedens størrelse. Større virksomheder kan ofte holde omkostningerne nede pga. stordriftsfordele, og salget kan også svinge i løbet af året.

For at beregne omkostninger som procent af salget skal du dividere dine samlede fulfillment-omkostninger med dit nettosalg og gange resultatet med 100.

Omkostning som procent af salget = (samlede fulfillment-omkostninger / nettosalg) x 100

Typiske udfordringer ved fulfillment-omkostninger

Svingende forsendelsestakster

Forsendelsesomkostninger kan ændre sig hurtigt pga. vejrforhold, brændstoftillæg og travle perioder på året. Du kan mindske konsekvenserne af prisstigninger ved at bruge flere fragtudbydere. Hvis én udbyder hæver priserne, kan du vælge en anden for at holde omkostningerne nede.

Shopify Shipping hjælper dig med at spare op til 88 % hos fragtudbydere som DHL, UPS og USPS. "På bare 30 dage har vi sparet 25.454 USD på forsendelsesomkostninger med Shopify Shipping, hvilket svarer til omkring 305.448 USD om året", fortæller Jenni-Lyn Williams, som er CEO hos SnarkyTea.

Omkostninger til pakkematerialer

Selv hvis forsendelsespriserne er stabile, kan stigende priser på emballage påvirke dine omkostninger til fulfillment. Inflation og mangel på råvarer kan øge prisen på fx pap, papir og bobleplast. Nogle eksperter vurderer, at prisen på forsendelseskasser kan stige med op til 17 % det kommende år.

For at holde udgifterne nede kan du overveje at bruge gratis forsendelseskasser fra fragtudbydere som USPS, FedEx, DHL og UPS.

Lageropbevaringsgebyrer

Fulfillment-udbydere opkræver betaling for at opbevare dine varer på deres lagre. Uanset om prisen beregnes pr. palle, beholder eller kubikmeter, betyder mere lagerplads også højere omkostninger.

Du kan reducere lageromkostningerne ved at:

• Gøre emballagen mere pladseffektiv
• Bruge just-in-time (JIT)-lagerstyring, så varer først sendes til distributionscentre, når der er behov for dem
• Samle lagerforsendelser for at reducere håndteringsomkostninger
• Outsource fulfillment af varer med høj omsætning, mens du selv håndterer varer, der sælger langsommere

Svingende lønomkostninger

De fleste virksomheder har udsving i salget i løbet af året. Selv hvis du ikke sælger sæsonvarer, kan perioder som Black Friday føre til flere ordrer. I travle perioder ansætter fulfillment-udbydere ofte ekstra medarbejdere, og de ekstra omkostninger bliver ofte sendt videre til kunderne gennem højsæsontillæg. Amazon har fx annonceret en stigning på 7 % i amerikanske fulfillment-gebyrer for forsendelse af en t-shirt i en stor standardkasse i højsæsonen.

Svingende ordrevolumener

Fulfillment-udbydere tilbyder ofte bedre priser ved større ordrevolumener. Det kan være en udfordring for sæsonbetonede virksomheder, fx en webshop, der sælger solcreme og har langt flere ordrer om sommeren end om vinteren. Når antallet af ordrer svinger, kan det være sværere at opnå mængderabatter hos en 3PL-udbyder.

En hybrid løsning kan være en fordel. Du kan selv håndtere ordrer uden for højsæsonen og bruge en fulfillment-udbyder i de travleste perioder, så du kun betaler for hjælpen, når behovet er størst.

Shopify-handlende, der bruger Shopify Shipping, får adgang til fordelagtige forsendelsespriser uanset ordrevolumen.

Omkostninger til returhåndtering

Omkring 17 % af alle onlinekøb bliver returneret, og det koster penge at håndtere dem, enten i form af medarbejdertid eller gebyrer til en fulfillment-udbyder.

Du kan reducere omkostningerne til returneringer ved at:

• Bruge beskyttende emballage samt detaljerede produktbeskrivelser og billeder for at reducere antallet af returneringer
• Tilbyde selvbetjeningsreturneringer for at reducere lønomkostningerne
• Overveje at opkræve et returgebyr for at dække en del af omkostningerne
• Lade kunder returnere varer i fysiske butikker for at undgå 3PL-gebyrer ved returneringer

Valg af 3PL-udbyder for at reducere fulfillment-omkostninger

Hvis du overvejer at outsource fulfillment for at gøre lagerstyring og forsendelse mere effektiv, er der fire ting, du bør have med i overvejelserne, når du vælger en udbyder:

1. Softwareintegration

Kig efter en 3PL-udbyder med et lagerstyringssystem, der passer til din virksomhed. De bedste udbydere kan integreres med dine eksisterende systemer, fx CRM-software eller lagerstyringssystemer. Det er også en fordel at vælge en løsning, der kan følge med, når virksomheden vokser.

2. Strategisk placering

En 3PL-udbyder med lagre tæt på dine kunder kan være med til at reducere både forsendelsesomkostninger og leveringstider. Shopify Fulfillment Network forbinder fx webshops med logistikpartnere som Flexport, der har distributionscentre rundt omkring i USA. Det gør det muligt at opbevare varer tættere på kunderne, reducere fragtomkostningerne og tilbyde hurtigere levering.

Shopify Fulfillment Network-appen er dog i øjeblikket kun tilgængelig for virksomheder, der klargør ordrer fra USA. Danske webshops kan i stedet samarbejde med europæiske 3PL-udbydere, der integrerer med Shopify, fx European Fulfillment (byrd), ShipBob eller PostNord TPL.

3. Brancheekspertise

Vælg en 3PL-udbyder, der har erfaring med din type virksomhed. Hvis du fx sælger eksklusive skønhedsprodukter, giver det sjældent mening at vælge en udbyder, der primært arbejder med frostvarer. Erfaring fra din branche kan ofte føre til bedre service og lavere omkostninger.

4. Forhandlingsstyrke

3PL-udbydere samarbejder med transportører og fragtfirmaer gennem faste aftaler. Se efter en udbyder med stærke samarbejder, som kan forhandle bedre fragtpriser og mængderabatter på dine vegne.