E-Ticaret Muhasebesi: Yeni Başlayanlar İçin Rehber

İş kurma süreci birçok dönüm noktasından oluşur.

Ürününüzün pazara sunulmaya hazır olduğu gün, çevrimiçi mağazanızı dünyaya açtığınız gün ve ilk satışınızı yaptığınız gündür. Bu da, kutlamayı gerektiren büyük bir adımdır. Bir e-ticaret girişimcisi olarak, bankanıza para akışını izlemekten daha heyecan verici çok az şey vardır.

Ancak şampanyayı patlatıp günü kapatmadan önce, gelir ve giderlerinizi takip etmek ve yönetmek için bir planınızın olması önemlidir. Diğer bir deyişle, bir e-ticaret muhasebe sistemine ihtiyacınız vardır.

E-ticaret muhasebesi nedir?

E-ticaret muhasebesi, bir e-ticaret şirketinin faaliyetleriyle ilgili tüm finansal verilerin ve işlemlerin kaydedilmesi, düzenlenmesi ve yönetilmesidir. Bu uygulamayı, e-ticaret sağlayıcısının özel ihtiyaçlarını karşılamak için kurulan küçük işletme muhasebesinin bir alt kümesi olarak düşünebilirsiniz.

En temel haliyle muhasebe, işlemleri takip edip kaydetme ve her birini gelir veya gider olarak kategorize etme işlemidir. Oldukça basit, değil mi?

Yine de, özellikle iş finansmanı konusunda yeniyseniz, muhasebe terimleri arasında kolayca kaybolabilirsiniz. İşleri basitleştirmek için, e-ticaret muhasebesinin bazı temel bileşenleri şunlardır:

• Satın alma siparişi: Satın alma siparişi, müşterinin satın almak istediği ürünlerin miktarını ve türünü belirten ve bu ürünler için belirli bir fiyat ödeme taahhüdünü içeren, yasal bir belgedir. Satın alma siparişi bir ödeme değildir, ancak ödeme detaylarını içermelidir. Şirketiniz, bir tedarikçiden hammadde talep etmek için bir satın alma siparişi kullanabilir veya bir müşteri, belirli bir miktar mal veya hizmet talep etmek için bir satın alma siparişi gönderebilir.
• Satış siparişi: Bir satış siparişi, satıcı tarafından hazırlanan (genellikle bir satın alma siparişine yanıt olarak) bir belgedir ve satışın tüm detaylarını içerir. Bir satış siparişi; müşteri bilgilerini, satılan ürünlerin açıklamasını ve miktarını, satış tutarını, ödeme bilgilerini, teslimat adresini ve tarihini içermelidir.
• Alacaklar ve borçlar: Bu terimler, henüz ödenmemiş faturaları, alacakları veya henüz ödenmemiş giderleri ve tahsil edilmemiş gelir toplamını ifade eder.
• Satılan malların maliyeti (COGS): Satılan malların maliyeti, bir ürünün üretim ve dağıtımının toplam maliyetidir. Genellikle, nakliye, depolama, kredi kartı ücretleri ve ürün satışıyla doğrudan ilgili diğer maliyetleri içerir. Ücret, pazarlama, yazılım lisansları veya ofis alanı gibi genel giderleri içermez.
• E-ticaret satış vergisi: E-ticaret satış vergisi, bir e-ticaret işletmesinin, alıcının ikamet ettiği bölgeye ödediği vergiyi ifade eder. Yani, satıcı ile bölge arasında bir satış vergisi bağı varsa, bölgenin bir işletmeyi vergilendirme hakkı vardır. (Genellikle, işletme o bölgede herhangi bir ekonomik faaliyet yürütüyorsa bu geçerlidir.)

E-ticaret muhasebesi neleri kapsar?

Diğer tüm işletme muhasebeleri gibi, e-ticaret muhasebesi şunları içerir:

• Fatura yönetimi, bordro ve bilanço gibi temel e-ticaret muhasebesi işlemleri
• Mali tablolar hazırlama ve stratejik vergi planı oluşturma gibi daha karmaşık planlama ve raporlama işlemleri

Vergi yönetimi, muhasebe kayıtlarının tutulması ve büyüme planlaması genellikle üç ana odak alanıdır.

Vergi yönetimi

Vergi yönetimi karmaşık olabilir ve vergi beyannamesi vermede veya vergi kodunu yorumlamada yapılan hatalar, işletme sahipleri için ciddi sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle, vergi yönetimi (hem vergi planlaması hem de hazırlığı dahil) birçok muhasebe firmasının temel hizmetidir.

E-ticaret vergi yönetimi, geçerli tüm bölgesel ve yerel vergileri takip edip ödemeyi, üç aylık tahmini vergileri hesaplamayı ve bildirmeyi, yıl sonu beyannamesini hazırlamayı ve sözleşmeli çalışanlara 1099 formlarını dağıtmayı içerir.

Bir e-ticaret satıcısının ne zaman satış vergisi alması gerektiğini belirlemek karmaşık olabilir ve bu durum, farklı bölgelerin farklı kurallarla yönetilmesi nedeniyle daha da karmaşıklaşabilir. Genel olarak, bir satıcının bir bölgede önemli bir iş yapması durumunda (satış vergisi bağlantısı olarak da bilinir), o satıcı, o bölgeden yapılan her satın alım için eyalet vergilerini toplamak ve ödemekle yükümlüdür.

Bir e-ticaret şirketi, iş merkezinin bulunduğu bölgede her zaman bir satış vergisi bağlantısına sahiptir. Diğer yaygın faktörler arasında, fiziksel bir lokasyona veya depoya sahip olmak, bir bölgede çalışan veya nakliye ortağı bulundurmak, ticaret fuarı için bir bölgeyi ziyaret etmek veya belirli bir bölgede belirli bir satış tutarını aşmak sayılabilir.

Muhasebe kayıtlarının tutulması

Doğru muhasebe kayıtları, tüm iş planlaması ve operasyonlar için temel bir gerekliliktir. Gelir ve giderleri takip etmeyi, stok yönetimi yapmayı ve bilanço incelemeyi içerir.

Ayrıca, müşteri iadelerini takip etmeyi de içerir. Bu iadeler, müşteri sadakatini arttırabilen bir kolaylık olabileceği gibi, muhasebe açısından sorun yaratabilir. Yanlış takip edildiğinde, tek bir iade, satışlarınızı, stoklarınızı, giderlerinizi, tahminlerinizi ve satış vergisi kayıtlarınızı bir anda altüst edebilir.

Bir e-ticaret muhasebe sistemi, müşteri iadelerini dikkate almalı ve finansal raporlarınızı etkilemeden iadeleri kabul etmenizi sağlamalıdır.

Büyüme planlaması

Bir işletmeyi ölçeklendirmek kadar heyecan verici pek az şey vardır. Neyse ki, e-ticaret muhasebesi, işletme sahipleri için sadece bir görevden ibaret değildir. Aynı zamanda, iş hedeflerinize ulaşmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri toplama sürecidir.

E-ticaret muhasebesi, şunları analiz etmenizi sağlayabilir:

• Şirketiniz için en kârlı ürün veya hizmetler
• Zaman içindeki kâr değişiminiz
• En büyük giderleriniz ve yükümlülükleriniz
• Kâr marjınızı arttırma fırsatları

Ayrıca, yeni girişimlerin başarısını ölçmek için kullanabileceğiniz finansal karşılaştırma ölçütleri de sağlar (örneğin, yeni bir pazarlama kampanyası için yatırım getirisi, ROI) ve bir sonraki adımlarınızı stratejik olarak düşünmenize yardımcı olur.

Bir rakibi satın alacak kadar bütçeniz var mı? Yıllık olarak nakliyeye ne kadar harcıyorsunuz ve başka bir bölgede depolama yapmak maliyetleri düşürür mü? Bir sonraki yoğun sezonunuz ne zaman ve buna hazır mısınız?

E-ticaret muhasebesi ayrıca kâr ve zarar tabloları ile nakit akış tabloları gibi finansal raporlar oluşturmayı içerir. Bu raporları işletmenizin kullanım kılavuzu olarak düşünün. Finansal tablolarınız ve raporlarınız, şirketinizin işleyişi hakkında bilmeniz gereken her şeyi, tek bir yerde toplar.

E-ticaret işletme sahiplerinin takip etmesi gerekenler nelerdir?

İşletme muhasebesi, bir şirketin tüm işlemlerini, stok durumunu ve finansal verileri takip etmeyi gerektirir. Nakit akışı ve brüt kâr gibi metrikleri, bilanço ve kâr-zarar (P&L) tablolarını içerir.

• Nakit akışı: Nakit akışı, işletmenize giren (ve çıkan) paranın hareketidir. Nakit akışı yönetimi, tüm yükümlülüklerinizi yerine getirmenizi ve istenmeyen borçlar edinmekten kaçınmanızı sağlayabilir.
• Brüt kâr: İşletmenizi yönetmek için önemli metriklerden biri olan brüt kâr, toplam gelirden satılan malların maliyetinin çıkarılmasıyla hesaplanır. Formül olarak, brüt kâr = gelir - satılan malların maliyeti.
• Brüt marjlar: Brüt marjlar, brüt kâr ile aynı verileri kullanarak hesaplanır, ancak bu metrik toplam gelirin yüzdesi olarak ifade edilir. Brüt marjları hesaplama formülü brüt marjlar = (gelir - satılan malların maliyeti) / gelir. Örneğin, şirketiniz 4000 USD’ye mal olan ürünleri satarak 10.000 USD kazanıyorsa, brüt kârınız 6000 USD’dir ve brüt marjınız %60'tır.
• Bilanço: Bilanço, üç ana kategori içerir: varlıklar (nakit, alacaklar ve stok dahil), yükümlülükler (borçlar, maaşlar ve gelir vergisi dahil) ve tüm hissedarların toplam özsermayesi.
• Kâr ve zarar: Kâr ve zarar tabloları, belirli bir zaman diliminde işletmenizin kârlılığını kapsamlı bir şekilde gösterir. Toplam gelirden, işletmenizin yürütülmesiyle ilgili tüm maliyetleri (COGS, pazarlama giderleri, bordro ve genel giderler) çıkararak hesaplanır. Bu sayı pozitifse, belirtilen süre içinde kâr elde etmişsinizdir. Negatifse, zarar etmişsiniz demektir.

E-ticaret satıcıları için muhasebe yöntemleri

Muhasebe yazılımı platformlarından geleneksel muhasebe firmalarına kadar pek çok farklı muhasebe sağlayıcısı mevcuttur. Ancak bir sağlayıcıyla çalışmaya başlamadan önce, bir muhasebe yöntemi seçmeniz gerekir.

İki muhasebe yöntemi vardır: nakit esaslı muhasebe ve tahakkuk esaslı muhasebe. Bir e-ticaret şirketi bu iki yöntemden birini kullanabilir, ancak aynı anda ikisini birden kullanamaz. Yöntem değiştirmek, IRS’ye evrak sunmanız gerekir.

Nakit esaslı muhasebe

Nakit esaslı muhasebe, nakit transferini ölçen bir muhasebe yöntemidir.

Nakit esaslı muhasebenin nasıl çalıştığına dair bir örnek:

Basit görünüyor, değil mi? Bu yöntemde, 800 USD’lik el yapımı bir sehpa için satın alma siparişi alabilir, sehpayı yapabilir ve ardından sehpayı müşterinize gönderebilirsiniz. Nakit esaslı muhasebe yönteminde, sehpanın gelirini yalnızca alıcının ödemesi hesabınıza geçtiğinde kaydedersiniz.

Giderler için de aynı şey geçerlidir. Bir videographer’a ikinci çeyreğin başında tamamlanacak bir dizi ürün videosu için 10.000 USD borçlu olabilirsiniz, ancak bu 10.000 USD ilk çeyreğin sonunda hâlâ banka hesabınızda bulunuyorsa, ilk çeyrekte bunun üzerinden vergi ödersiniz. Muhasebe açısından, bu borç yalnızca para hesabınızdan çıktığında önem kazanır.

Tahakkuk esaslı muhasebe

Tahakkuk esaslı muhasebe, nakit esaslı muhasebenin aksine, ödemenin yapıldığı anda değil, fonların kazanıldığı veya giderlerin gerçekleştiği anda işlemi ölçer.

Tahakkuk yöntemi, daha büyük şirketler tarafından daha sık kullanılır ve nakit esaslı yöntemden daha fazla uzmanlık bilgisi ve hesap yönetiminde daha fazla uygulamalı yaklaşım gerektirir.

Bu yöntem, bir şirketin mali durumunu daha doğru yansıtır, ancak aynı zamanda nakit esaslı muhasebeden daha karmaşıktır. Tahakkuk esaslı muhasebe, genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri (GAAP) tarafından gerekli olan bir yöntemdir.

İşte nasıl çalıştığı:

Tahakkuk esaslı muhasebe, işletmenizin uzun vadeli mali durumuna dair daha doğru bir tablo sağlasa da, işletme sahiplerini hesaplarının mevcut durumu hakkında yanıltma potansiyeline sahiptir. Örneğin, daha önce bahsedilen sehpa üreticisi, sehpayı bitirdiği anda 800 USD "kazanmış" olur, ancak işletmesinin banka hesabı hâlâ boş olabilir.

En iyi e-ticaret muhasebe yazılımları

E-ticaret işletmenizde kullanabileceğiniz en iyi küçük işletme muhasebe yazılımlarına bakalım.

QuickBooks Online

QuickBooks Online, e-ticaret mağazanızda otomasyonu sağlayan kapsamlı bir bulut muhasebe yazılımıdır. Shopify gibi popüler çevrimiçi satış kanallarıyla entegre çalışır. Bu özellik, manuel veri girişi ile farklı mağazalar arasında satış ve ödemeleri çapraz kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırır.

Öne çıkan özellikleri şunlardır:

• Sorunsuz entegrasyon: E-ticaret platformlarınızı ve pazaryerlerinizi QuickBooks ile bağlayarak satışları ve ödemeleri otomatik olarak içe aktarabilir ve bunları doğru hesaplarla eşleştirebilirsiniz.
• Akıllı eşleştirme: QuickBooks, gelir, vergiler ve ücretleri satış kanalınıza göre otomatik olarak ayrıştırır ve ödemeleri banka yatırımlarıyla eşleştirir.
• Trend analizi: Satışlarınız, geliriniz ve en çok satan ürünleriniz hakkında içgörüler sunar. Farklı satış kanallarındaki iş performansınızı detaylı raporlarla inceleyin.
• Vergi yönetimi: QuickBooks, ayrıntılı finansal dökümleri otomatikleştirerek, vergi indiriminizi en üst düzeye çıkarmanızı sağlar ve vergi dönemini kolaylaştırır.

QuickBooks Online Shopify Connector uygulamasını edinin.

Xero

Xero, küçük ve orta ölçekli işletmeler için bulut tabanlı muhasebe yazılımı sunar. Sınırsız kullanıcı, çift kayıtlı muhasebe ve bütçeleme desteği gibi birçok finans yönetim özelliği sunar. Ayrıca, tüm e-ticaret metriklerinizi tek ekranda görüntülemek için panonuzu özelleştirebilirsiniz.

Öne çıkan özellikleri şunlardır:

• 800’den fazla entegrasyon: Shopify ve Stripe dahil olmak üzere çeşitli üçüncü taraf uygulamalarla entegrasyon sağlar.
• Sınırsız kullanıcı: İhtiyacınız kadar yazılım kullanıcısına sahip olabilir, farklı hesaplar için birden fazla yetki seviyesi tanımlayabilirsiniz.
• Fatura ve teklifler: Özelleştirilebilir fatura şablonları ile teklif oluşturma ve gönderme özelliği sunar. Ayrıca otomatik hatırlatmalar, tekrarlayan faturalar ve diğer Xero kullanıcılarından para gönderme ve alma seçeneklerini içerir.
• Gider takibi: Kredi kartınızı ve banka hesabınızı doğrudan uygulamaya bağlayarak giderlerinizi kategorize edebilir, işlemleri bölebilir ve daha önce kullandığınız işlem kategorilerini kaydedebilirsiniz.

Xero Shopify uygulamasını edinin.

Zoho Books

Zoho Books, muhasebe kayıtlarınızı yönetmek ve işlemlerinizi düzenlemek için kapsamlı bir platformdur. Şirketinizin faturalarını ve fatura işlemlerini yönetmek, banka hesap özetlerini kontrol etmek ve harcamaları denetlemek için merkezi ve güvenli bir konum sağlar.

Öne çıkan özellikleri şunlardır:

• İçe aktarma: Mevcut verilerinizi içe aktarma ve düzenleme özelliği, işlemleri kolaylaştırır.
• Özelleştirme: Satış ve satın alma işlem şablonlarını iş ihtiyaçlarınıza göre uyarlamanızı ve marka kimliğinizi yansıtmanızı sağlar.
• Otomasyon: Görev önceliklendirmesi ve birden fazla görevi otomatik iş akışlarıyla yönetmeyi kolaylaştırır. Bunlar arasında e-posta bildirimleri, alan güncellemeleri ve uygulama içi bildirimler bulunur.
• Belge yönetimi: Tüm belgeleriniz için merkezi bir konum sağlar, belgeleri işlem kayıtlarına yükleyip eklemenizi sağlar. Belgeler ayrıca doğrudan gelen kutunuza e-postayla gönderilebilir ve burada otomatik olarak kategorize edilip işlenir.

Doğru e-ticaret muhasebesi yazılımını nasıl seçersiniz?

Mağazanız için en uygun e-ticaret muhasebesi çözümünü seçmek büyük bir karardır. Farklı seçenekleri karşılaştırırken, aşağıdaki hususları göz önünde bulundurun:

• Entegrasyonlar: İki sistemi birleştirdiğinizde, veri transferini otomatikleştirebilir, stok seviyelerini doğru tutabilir ve vergi uyumunuzu basitleştirebilirsiniz.
• Ölçeklenebilirlik: İşletmeniz büyüdükçe, muhasebe ihtiyaçlarınız değişir. İhtiyaçlarınız arttıkça yükseltebileceğiniz farklı fiyatlandırma planları veya paketler sunan yazılımlar arayın.
• Özellikler: Faturalama, gider takibi, satış vergisi hesaplama, bordro, çoklu döviz desteği gibi zaman kazandıran ve idari görevlerinizi kolaylaştıran araçlar arayın.
• Kullanım kolaylığı: Yazılımı öğrenmek (veya ekibinizi eğitmek) için çok fazla zaman harcamak istemezsiniz. Kullanıcı dostu olduğundan ve temiz bir arayüze sahip olduğundan emin olun.
• Müşteri desteği: Sorunlarla karşılaştığınızda iyi bir destek hayat kurtarıcıdır. Canlı sohbet, telefon desteği ve güçlü bir bilgi tabanı sunan yazılımlar tercih edin.
• Güvenlik: Finansal verileriniz hassas bilgilerdir. Yazılımınızın, bilgilerinizi korumak için iki faktörlü kimlik doğrulama, veri şifreleme ve düzenli yedekleme gibi özelliklere sahip olduğundan emin olun.
• İyi kullanıcı yorumları: Diğer e-ticaret işletmelerinin yorumlarını inceleyin. Yazılımın artılarını ve eksilerini iyi bir şekilde anlamak için G2 gibi siteleri veya Shopify App Store’u inceleyebilirsiniz.

Genel olarak, sizin için en iyi yazılım, özel ihtiyaçlarınıza bağlıdır. Bir yazılımda karar kılmadan önce, ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını görmek için ücretsiz bir deneme sürümü alın.

En iyi e-ticaret muhasebesi uygulamaları

Muhasebe kuralları ve vergi düzenlemeleri ülke ve bölgeye göre değişiklik gösterdiğinden, güncel kalmak başarınız için kritik öneme sahiptir. Muhasebe güçlü olduğunuz bir alan olmasa bile, sorunsuz bir e-ticaret operasyonu yönetmek için takip etmeniz gereken birkaç basit kılavuz vardır.

İster ilk, ister beşinci çevrimiçi mağazanızı işletiyor olun, işte takip etmeniz gereken en iyi yedi muhasebe uygulaması:

1. İyi bir muhasebeye öncelik verin: Defterlerinizi düzenli tutmak, etkili e-ticaret muhasebesinin anahtarıdır. Tüm finansal işlemleri, satışları, alımları, gelirleri ve giderleri doğru bir şekilde kaydedin. Böylece mali sağlığınızı net bir şekilde anlayabilirsiniz.
2. İşlemleri mümkün olduğunca otomatikleştirin: Teknoloji, birçok muhasebe görevini otomatikleştirmeyi kolaylaştırır. Satışları takip etmek, vergileri hesaplamak ve hatta sizin adınıza faturalar göndermek için yazılım kullanabilirsiniz. Bu özellik, insan hatası riskini azaltır ve zaman kazandırır.
3. E-ticaret muhasebe yazılımı kullanın: Çevrimiçi işletmeler için e-ticaret platformunuzla entegre olan birçok muhasebe yazılımı çözümü mevcuttur. Bu sistemler, satışlarınızı, stoklarınızı ve giderlerinizi yönetmenizi ve mutabık kılmanızı sağlayabilir.
4. Hesaplarınızı düzenli olarak mutabık kılın: Finansal kayıtlarınızı banka hesaplarınızla sık sık karşılaştırma alışkanlığı edinin, böylece her şeyin eşleştiğinden emin olun. Bu durum, ciddi sorunlar haline gelmeden önce hataları tespit etmenizi ve düzeltmenizi sağlar.
5. Stok takibi yapın: Etkili stok yönetimi, e-ticaret işletmeleri için hayati öneme sahiptir. Stokta ne olduğunu, neyin satıldığını ve neyin satılmadığını bilmeniz gerekir. Muhasebe yazılımınız, stok takibi özellikleri sunabilir veya özel bir stok yönetim sistemi kullanmak isteyebilirsiniz.
6. Nakit akışını izleyin: Nakit akışınıza dikkat edin. İşletmenize ne kadar para girdiğini ve çıktığını izleyin. Pozitif nakit akışı, paranın girdiği ve işletmenizin mali açıdan sağlıklı olduğu anlamına gelir, ancak daha fazla para çıkıyorsa, bu sorunu hızlı bir şekilde ele almanız gerekir.
7. Satış vergisini iyi anlayın: Satış vergisi, e-ticaret işletmeleri için karmaşık bir konudur, özellikle de farklı bölgelerde veya ülkelerdeki müşterilere satış yapıyorsanız. Yükümlülüklerinizi anlayıp doğru miktarda satış vergisi topladığınızdan ve ödediğinizden emin olun.