วิธีทำ Press Kit ด้วยการใช้เทมเพลตง่าย ๆ ให้ดูเป็นมืออาชีพ

ลองนึกภาพว่าสื่อใหญ่ในอุตสาหกรรมของคุณ หรือแม้แต่สื่อท้องถิ่น หยิบแบรนด์ของคุณไปพูดถึงแบบไม่เสียค่าโฆษณา ฟังดูไกลตัว แต่จริง ๆ แล้วสามารถเกิดขึ้นได้ หากคุณมี Press Kit ที่ดี และวางแผนประชาสัมพันธ์อย่างเหมาะสม

การได้พื้นที่บนสื่อช่วย “ยืมความน่าเชื่อถือ” จากแหล่งนั้นมาเสริมแบรนด์ของคุณ ทำให้คนรู้จักมากขึ้น มีคนเข้าเว็บไซต์หรือร้านเพิ่มขึ้น และต่อยอดไปสู่ยอดขายได้จริง อย่างที่ Sara Spiegel จากเอเจนซีประชาสัมพันธ์ w/Sara PR บอกไว้ว่า สื่อช่วยยืนยันตัวตนของแบรนด์ และตอกย้ำสิ่งที่ลูกค้าเคยได้ยินกันแบบปากต่อปาก

การมี Press Kit ของบริษัทที่จัดเตรียมไว้อย่างดี จะช่วยให้สื่อ เว็บไซต์ หรือพอดแคสต์หยิบแบรนด์ของคุณไปนำเสนอได้ง่ายขึ้น หรือเชิญตัวแทนจากทีมของคุณไปให้ข้อมูลในฐานะผู้เชี่ยวชาญได้สะดวกมากขึ้น โดยเราจะพาคุณไปดูวิธีทำ Press Kit ด้วยตัวเอง ตั้งแต่โครงสร้างที่ควรมี ไปจนถึงสิ่งสำคัญที่ต้องใส่ พร้อมเทมเพลตให้ใช้งานได้ทันที

Press Kit คืออะไร

Press Kit หรือที่บางครั้งเรียกว่า Media Kit คือชุดข้อมูลหรือหน้าเพจบนเว็บไซต์ที่รวบรวมข้อมูลสำคัญของแบรนด์ไว้ในที่เดียว เพื่อให้สื่อ นักข่าว หรือผู้เผยแพร่คอนเทนต์เข้ามาใช้งานได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลบริษัท รายละเอียดสินค้า ภาพความละเอียดสูง หรือสื่อการตลาดที่พร้อมนำไปใช้ประกอบข่าวหรือบทความ

Press Kit ที่ดีควรช่วยให้สื่อ “เข้าใจแบรนด์ได้เร็ว” และ “หยิบไปใช้งานได้ทันที” โดยไม่ต้องขอข้อมูลเพิ่มหลายรอบ จึงเป็นเครื่องมือที่ทั้งสะดวกและนิยมใช้ในการกระจายข้อมูลเพื่อโปรโมตธุรกิจ ปัจจุบันมีธุรกิจจำนวนมากใช้ Press Kit เพื่ออัปเดตข่าวสินค้าและบริการ รวมถึงสื่อสารการเติบโตของบริษัทหรือกิจกรรมต่าง ๆ

💡 ทิปส์: คำว่า Press Kit และ Media Kit มักใช้แทนกันในสายอีคอมเมิร์ซ แต่ในบางกรณี Media Kit อาจหมายถึงเอกสารสำหรับขายโฆษณา เช่น ใช้แสดงข้อมูลกลุ่มผู้ชมของเว็บไซต์ หรือผลงานคอนเทนต์สปอนเซอร์ที่ผ่านมา เพื่อให้แบรนด์ตัดสินใจซื้อพื้นที่โฆษณา

ทำไมธุรกิจถึงควรมี Press Kit

การมี Press Kit เปรียบเหมือนการบอกสื่อว่า “เราพร้อมให้ข้อมูล” ไม่ว่าจะเป็นเรื่องสินค้า ธุรกิจ หรือมุมมองในอุตสาหกรรม พร้อมแนบทุกอย่างที่เขาต้องใช้ไว้ให้แล้ว ทั้งข้อมูล ภาพ และช่องทางติดต่อ ทำให้สื่อสามารถนำไปเขียนหรือเล่าเรื่องต่อได้ทันที

แม้ว่า Press Kit จะไม่ได้การันตีว่าจะได้ออกสื่อ แต่ช่วยให้โอกาสนั้น “ง่ายขึ้น” อย่างชัดเจน โดยเฉพาะเวลาคุณติดต่อสื่อหรือสร้างความสัมพันธ์กับนักข่าว คุณสามารถส่งชุดข้อมูลนี้ให้ดูได้เลย ไม่ต้องอธิบายใหม่ทุกครั้ง และเพราะคุณเตรียมข้อมูลไว้ครบแล้ว สื่อก็มักจะเปิดรับหรือสนใจข้อเสนอของคุณมากขึ้น

อย่างที่ Jake Miller ผู้ก่อตั้งแบรนด์ Fellow เคยเล่าว่า ในช่วงเริ่มต้นที่งบการตลาดยังจำกัด การได้พื้นที่สื่อแบบไม่เสียเงินเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะช่วยให้แบรนด์เติบโตได้โดยไม่ต้องใช้งบสูง

อีกข้อดีคือ Press Kit ไม่ได้มีประโยชน์แค่กับสื่อใหญ่เท่านั้น แต่ใครก็ตามที่อยากพูดถึงแบรนด์ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นพอดแคสเตอร์ บล็อกเกอร์ อินฟลูเอนเซอร์ หรือแม้แต่ลูกค้าทั่วไปก็สามารถหยิบข้อมูลไปใช้ได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน ทำให้การเล่าถึงแบรนด์ของคุณออกมาชัดเจนและเป็นมืออาชีพมากขึ้น

Press Kit ควรมีอะไรบ้าง

• เรื่องราวแบรนด์และภารกิจ
• ข้อมูลธุรกิจโดยสรุป
• ภาพรวมสินค้าและบริการ
• รูปภาพ โลโก้ และสื่อที่พร้อมใช้งาน
• ประวัติทีมงานหรือผู้ก่อตั้ง
• ข่าวประชาสัมพันธ์
• ตัวอย่างสื่อที่เคยพูดถึงแบรนด์
• ข้อมูลติดต่อ
• ลิงก์โซเชียลมีเดีย
• วิธีสะกดหรือออกเสียงชื่อแบรนด์
• รางวัลหรือใบรับรอง
• กิจกรรมเพื่อสังคมหรือการกุศล
• คำพูดหรือมุมมองจากผู้บริหาร
• เรื่องราวความสำเร็จของลูกค้า
• รีวิวจากลูกค้า

เพื่อให้สื่อหยิบแบรนด์ของคุณไปนำเสนอได้ง่าย โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ต้องทำงานแข่งกับเวลา Press Kit ควรมีข้อมูลที่ถูกต้อง อัปเดตล่าสุด และมีไฟล์หรือสื่อที่ “พร้อมใช้งานทันที” แนวคิดคือทำให้ทุกอย่างง่ายที่สุดสำหรับนักข่าว เหมือนกับที่คุณพยายามลดขั้นตอนให้ลูกค้าใช้งานได้สะดวกนั่นเอง

ทั้งนี้ รายการข้อมูลใน Press Kit สามารถปรับได้ตามประเภทธุรกิจ ขนาดบริษัท และสิ่งที่คุณมีอยู่แล้ว แต่โดยทั่วไปองค์ประกอบข้างต้นถือเป็นพื้นฐานที่ควรมี

เรื่องราวแบรนด์และภารกิจ

ส่วนนี้คือการที่คุณได้แชร์ว่าทำไมถึงมาทำธุรกิจนี้ เล่าเรื่องราวของแบรนด์และที่มาของธุรกิจว่าเริ่มต้นได้อย่างไร อะไรเป็นแรงบันดาลใจ รวมถึงแนะนำตัวคุณสั้น ๆ ว่าทำไมถึงเลือกทำธุรกิจนี้

อย่าลืมเชื่อมเข้ากับจุดเด่นของแบรนด์ ว่าคุณต่างจากคู่แข่งยังไง เช่น ให้คุณค่ามากกว่า เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม หรือกำลังสร้างทางเลือกใหม่ในตลาด อย่างที่ Jessica Postiglione ผู้ก่อตั้งแบรนด์อาหารเสริม Bonny แนะนำไว้ว่า ควรอธิบายให้ชัดว่าอะไรทำให้แบรนด์ของคุณโดดเด่นในหมวดสินค้านั้น

ตัวอย่างจาก Annmarie Skin Care ก็ทำส่วนนี้ได้ดี โดยเล่าเรื่องแบรนด์ เป้าหมาย และกระบวนการเฉพาะของตัวเองอย่างชัดเจน ทำให้สื่อเข้าใจตัวตนของแบรนด์ได้ทันที

ที่สำคัญ เรื่องราวของแบรนด์ไม่ได้มีผลแค่กับสื่อ แต่ยังส่งผลกับลูกค้าโดยตรง เมื่อคนรู้สึกอินกับสิ่งที่คุณทำ เขามีโอกาสจะกลายเป็นลูกค้าประจำ และบอกต่อให้คนรอบตัว อย่างที่ Sarah Chisholm ผู้ก่อตั้ง Wild Rye Baking บอกไว้ว่า ถ้าคนเชื่อในแบรนด์ของคุณ เขาจะอยากแชร์ต่อให้คนที่เขาไว้ใจที่สุด

ข้อมูลธุรกิจโดยสรุป

ส่วนนี้คือการรวบรวมข้อมูลสำคัญของธุรกิจให้อยู่ในรูปแบบที่อ่านง่าย คล้ายชีตข้อมูลสั้นๆ  ที่สื่อสามารถหยิบไปใช้อ้างอิงได้ทันที ช่วยลดขั้นตอน ไม่ต้องตามหาข้อมูลเองหรือรอการยืนยันจากคุณ ทำให้งานของนักข่าวหรือทีมตรวจสอบข้อมูลสะดวกขึ้นมาก

ข้อมูลที่ควรใส่ในส่วนนี้ เช่น

• ปีที่ก่อตั้ง หรือจำนวนปีที่ดำเนินธุรกิจ
• จำนวนลูกค้าหรือผู้ใช้งาน
• จำนวนสินค้าที่ขายได้
• ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ พื้นที่ให้บริการ หรือสาขา
• แหล่งผลิตสินค้า

หลักสำคัญคือ ข้อมูลต้องชัด อัปเดต และตรวจสอบได้ เพื่อให้สื่อมั่นใจและนำไปใช้ต่อได้ทันที

ภาพรวมสินค้าและบริการ

อธิบายสินค้าและ/หรือบริการของธุรกิจคุณแบบสั้น กระชับ และเข้าใจง่าย ให้สื่อเห็นภาพรวมได้ทันที โดยเน้นไปที่จุดขายหลักหรือสิ่งที่ทำให้คุณแตกต่างจากคู่แข่ง

ตัวอย่างจาก Loa Skin ใน Press Kit ระบุไว้ว่า “เราพัฒนาสูตรจากพืชที่ช่วยฟื้นฟูปัญหาผิวอักเสบโดยเฉพาะ” ซึ่งเป็นการสื่อสารจุดเด่นได้ชัดและตรงประเด็น

รูปภาพ โลโก้ และสื่อที่พร้อมใช้งาน

ควรเตรียมโลโก้และไฟล์ภาพต่าง ๆ ให้พร้อมใช้งาน โดยแนะนำให้มีไฟล์ความละเอียดสูง และพื้นหลังโปร่งใส เพื่อให้สื่อนำไปใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องแก้ไขเพิ่ม

นอกจากนี้ ควรเตรียมตัวเลือกให้หลากหลาย เผื่อการใช้งานที่ต่างกัน เช่น

• เวอร์ชันสำหรับพื้นหลังสีอ่อนและสีเข้ม
• หลายขนาด (เช่น แบบสี่เหลี่ยม และแบบแบนเนอร์)
• ไอคอนเว็บไซต์ (favicon)

ตัวอย่างจากแบรนด์อีคอมเมิร์ซ The Mantry มีการเตรียมภาพความละเอียดสูงไว้ให้ดาวน์โหลดทั้งสำหรับงานพิมพ์และการใช้งานดิจิทัล โดยรวมไว้บนเว็บไซต์ของแบรนด์อย่างเป็นระเบียบ ทำให้สื่อนำไปใช้ได้สะดวกทันที

ประวัติทีมงานหรือผู้ก่อตั้ง

ในวิธีทำ Press Kit หนึ่งในส่วนประกอบที่ควรมีก็คือประวัติของผู้ก่อตั้งหรือทีมผู้บริหารหลัก โดยเฉพาะถ้ามีเรื่องราวที่น่าสนใจ เพราะจะช่วยเพิ่มความเป็นมนุษย์ให้แบรนด์ และทำให้สื่อเชื่อมโยงกับคุณได้ง่ายขึ้น

เขียนให้สั้น กระชับ แต่ควรมีข้อมูลที่สะท้อนความเชี่ยวชาญ เช่น ประสบการณ์หรือผลงานที่ผ่านมา และสามารถใส่ลิงก์โปรไฟล์ LinkedIn เพื่อให้สื่อไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ ส่วนนี้สำคัญมากหากคุณต้องการวางตำแหน่งให้บุคคลในทีมเป็นผู้เชี่ยวชาญในสายงาน ที่สื่อสามารถอ้างอิง ขอสัมภาษณ์ หรือเชิญไปพูดในพอดแคสต์หรือรายการต่าง ๆ ได้

ข่าวประชาสัมพันธ์

หากคุณมีข่าวประชาสัมพันธ์ทั้งเก่าหรือใหม่ ควรรวมไว้ใน Press Kit ด้วย เช่น การเปิดตัวสินค้าใหม่ อัปเดตความเคลื่อนไหวของบริษัท หรือข่าวเกี่ยวกับพาร์ทเนอร์และความร่วมมือต่าง ๆ ซึ่งช่วยให้สื่อเห็นภาพการเติบโตและความเคลื่อนไหวของธุรกิจได้ชัดเจนขึ้น

ตัวอย่างสื่อที่เคยพูดถึงแบรนด์

ถ้าแบรนด์ของคุณเคยถูกพูดถึงในสื่อมาก่อน ควรรวบรวมลิงก์ไว้ให้ครบ ไม่ว่าจะเป็นบทความ บทสัมภาษณ์ นิตยสาร หรือวิดีโอ รวมถึงพอดแคสต์ วิทยุ หรือข่าวท้องถิ่น ก็สามารถแนบลิงก์หรือฝังวิดีโอไว้ในหน้า Press Kit ได้เลย เพื่อให้สื่อเห็นภาพว่าแบรนด์ของคุณเคยถูกนำเสนอแบบไหน และใครเป็นตัวแทนในการให้ข้อมูล

วิธีทำ Press Kit ให้ออกมาอย่างมืออาชีพนั้นไม่จำเป็นต้องใส่ทุกอย่าง เน้นคุณภาพมากกว่าปริมาณ เลือกเฉพาะสื่อที่น่าเชื่อถือหรือมีภาพลักษณ์ดี อย่างที่ Sara จาก w/Sara PR แนะนำไว้ว่า ควรคัดเฉพาะผลงานที่ดีที่สุด และตัดสิ่งที่ไม่สำคัญออกเมื่อแบรนด์เติบโตขึ้น

ข้อมูลติดต่อ

ควรระบุช่องทางติดต่อสำหรับสื่อให้ชัดเจน โดยหลายแบรนด์จะใช้เป็นอีเมลเฉพาะ เช่น press@yourbusiness.com เพื่อให้คำถามจากสื่อไม่หลุดหรือปะปนกับอีเมลทั่วไป และสามารถตอบกลับได้รวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น Dropps ได้ระบุอีเมล PR@dropps.com สำหรับติดต่อสื่อโดยเฉพาะ ซึ่งช่วยให้การประสานงานเป็นระบบมากขึ้น

อีกจุดที่ควรใส่คือระยะเวลาในการตอบกลับ เพื่อให้สื่อวางแผนได้ง่าย เพราะส่วนใหญ่มักทำงานแข่งกับเวลา หากคุณตอบได้เร็ว จะเพิ่มโอกาสในการได้พื้นที่สื่อ แต่ในทางปฏิบัติ การให้เวลาที่เผื่อไว้เล็กน้อย เช่น แจ้งว่าใช้เวลา 24 ชั่วโมง แต่ตอบได้ภายใน 8 ชั่วโมง จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือได้มากกว่า

ลิงก์โซเชียลมีเดีย

ฐานผู้ติดตามหรือคอมมูนิตี้บนโซเชียลมีเดียเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ช่วยเสริมความน่าเชื่อถือ ควรใส่ลิงก์ช่องทางต่าง ๆ ของแบรนด์ไว้ใน Press Kit รวมถึงการรับรองจากอินฟลูเอนเซอร์หรือคนดัง (ถ้ามี)

คุณยังสามารถใส่คอนเทนต์จากผู้ใช้งานจริง เช่น รีวิวหรือโพสต์จากลูกค้า เพื่อช่วยให้คนที่สนใจเข้าใจสินค้าได้มากขึ้น โดยทั้งหมดนี้ถือเป็นสื่อที่คุณเป็นเจ้าของ เช่น โซเชียล เว็บไซต์ หรือวิดีโอ ซึ่งคุณสามารถควบคุมและนำเสนอได้ตามต้องการ

วิธีสะกดหรือออกเสียงชื่อแบรนด์

หากชื่อแบรนด์ของคุณมีรูปแบบการเขียนเฉพาะ เช่น การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ การเว้นวรรค หรือสะกดไม่เหมือนคำทั่วไป ควรระบุให้ชัดเจนใน Press Kit ว่าควรเขียนอย่างไร เช่น ใช้ “CompanyName” ไม่ใช่ “Company Name” หรือ “Companyname”

นอกจากนี้ หากชื่อแบรนด์หรือชื่อผู้บริหารออกเสียงยาก ควรใส่คำอ่านแบบถอดเสียงไว้ด้วย เพื่อช่วยให้สื่อเรียกชื่อได้ถูกต้อง อาจเสริมด้วยไฟล์เสียงสั้น ๆ สำหรับสื่อที่ต้องพูดชื่อออกอากาศ เช่น วิดีโอหรือพอดแคสต์

รางวัลหรือใบรับรอง

รวบรวมรางวัลหรือการยอมรับที่ธุรกิจของคุณเคยได้รับจากองค์กรในอุตสาหกรรมหรือจากผู้บริโภค รวมถึงใบรับรองที่ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ เช่น มาตรฐานคุณภาพหรือใบรับรองด้านความยั่งยืน

ควรเรียงข้อมูลตามลำดับเวลา โดยให้รางวัลล่าสุดอยู่ด้านบน เพราะสื่อมักสนใจข้อมูลใหม่ ๆ มากกว่า รางวัลที่เพิ่งได้ไม่นานมีโอกาสถูกหยิบไปพูดถึงมากกว่า

กิจกรรมเพื่อสังคมหรือการกุศล

หากธุรกิจของคุณมีการสนับสนุนองค์กรการกุศล ทำกิจกรรมอาสา หรือช่วยเหลือสังคมในรูปแบบต่าง ๆ ควรใส่ไว้ใน Press Kit เพื่อสะท้อนภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่ใส่ใจสังคม ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้บริโภคให้ความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ

แนะนำให้ใช้ข้อมูลที่วัดผลได้จริง แทนการพูดกว้าง ๆ เช่น แบรนด์ Bombas ระบุชัดว่าได้บริจาครองเท้าไปแล้วกว่า 150 ล้านคู่ผ่านโครงการ “Giving back” ซึ่งช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและลดความเสี่ยงในการถูกมองว่าเป็นแค่การสร้างภาพ

คำพูดหรือมุมมองจากผู้บริหาร

เตรียมชุดคำพูดสำเร็จรูปที่สื่อสามารถหยิบไปใช้ได้ทันที โดยควรมีหลายมุม เพื่อให้ใช้ได้กับหลายประเภทของบทความ และควรมีทั้งคำพูดจากผู้บริหารและทีมงาน

การเตรียม Quotes ไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้สื่อทำงานง่ายขึ้น ไม่ต้องรอสัมภาษณ์หรือประสานงานเพิ่มเติม และยังช่วยให้ข้อความที่ถูกนำไปใช้ตรงกับสิ่งที่แบรนด์ต้องการสื่อสารมากที่สุด

เรื่องราวความสำเร็จของลูกค้า

เลือกนำเสนอเคสลูกค้าที่ประสบความสำเร็จจากการใช้สินค้าหรือบริการของคุณ เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้ Press Kit เพราะเป็นมุมมองจากผู้ใช้งานจริง ไม่ใช่แค่สิ่งที่แบรนด์พูดเอง

พยายามใส่ทั้งผลลัพธ์ที่จับต้องได้และคำพูดจากลูกค้า เช่น ตัวเลขยอดขายที่เพิ่มขึ้น เปอร์เซ็นต์การเติบโต หรือผลลัพธ์ที่ชัดเจน ยิ่งมีข้อมูลจริงมายืนยัน ก็ยิ่งทำให้สื่อนำไปใช้ต่อได้ง่ายและน่าเชื่อถือมากขึ้น

รีวิวจากลูกค้า

เสริมความน่าเชื่อถือด้วยรีวิวจากลูกค้าจริง เช่น คะแนนดาว รีวิวจากแพลตฟอร์มต่าง ๆ หรือคอนเทนต์ที่ผู้ใช้สร้างขึ้นเอง (UGC) อย่างวิดีโอรีวิวสินค้า

ตัวอย่างเช่น รีวิวจาก Trustpilot หรือคลิปรีวิวบน TikTok สามารถใส่ไว้ใน Press Kit ได้ เพื่อให้สื่อเห็นภาพประสบการณ์ของลูกค้า และเข้าใจคุณค่าของสินค้าได้ชัดเจนมากขึ้น

วิธีทำ Press Kit แบบดิจิทัล

เมื่อคุณรู้แล้วว่า Press Kit ที่ดีควรมีอะไรบ้าง ขั้นตอนต่อไปคือการลงมือสร้างให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

1. เลือกรูปแบบหรือเทมเพลต 

ก่อนจะเริ่มรวบรวมข้อมูล เช่น รีวิวลูกค้าหรือเนื้อหาเกี่ยวกับแบรนด์ ให้ตัดสินใจก่อนว่าจะให้สื่อเข้าถึง Press Kit ของคุณแบบไหน เช่น ต้องติดต่อทีมประชาสัมพันธ์เพื่อขอไฟล์ หรือสามารถเข้าไปดูได้ทันทีบนเว็บไซต์

รูปแบบที่คุณเลือกมีผลต่อโอกาสที่แบรนด์จะถูกนำไปพูดถึง หากเข้าถึงง่าย สื่อก็มีแนวโน้มจะหยิบไปใช้มากขึ้น และเพิ่มโอกาสในการได้พื้นที่สื่อที่มีคุณภาพ

อีกทางเลือกที่นิยมคือทำเป็นไฟล์ PDF ดาวน์โหลดได้ ซึ่งดูเป็นมืออาชีพและเหมาะสำหรับใช้แนะนำแบรนด์ หากเลือกใช้วิธีนี้ การใช้เทมเพลตจะช่วยให้คุณไม่พลาดข้อมูลสำคัญ เพราะมักมีโครงสร้างและช่องให้กรอกข้อมูลครบถ้วน

💡 ทิปส์: สำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซ คำว่า Press Kit แบบดิจิทัล มักใช้ในความหมายเดียวกับชุดข้อมูลสื่อออนไลน์ หรือคลังข้อมูลสำหรับสื่อที่เข้าถึงได้ผ่านอินเทอร์เน็ต โดยคำนี้มักใช้บ่อยในธุรกิจที่มีคอนเทนต์ด้านภาพและวิดีโอจำนวนมาก

2. เขียนภาพรวมบริษัท

อธิบายแบรนด์และสินค้าหรือบริการของคุณแบบกระชับภายในไม่กี่ประโยค คล้ายกับส่วน “About us” ที่มักอยู่ท้ายข่าวประชาสัมพันธ์ โดยเนื้อหานี้ควรสะท้อนตัวตนของแบรนด์ พร้อมทั้งสื่อให้เห็นถึงพันธกิจ วิสัยทัศน์ และเป้าหมายอย่างชัดเจน

สิ่งที่ควรใส่ในภาพรวมบริษัท ได้แก่

• ปีที่ก่อตั้ง
• ที่ตั้งบริษัท
• ขนาดองค์กรหรือจำนวนพนักงาน
• ข้อมูลพื้นฐาน/ที่มาของธุรกิจ
• ช่องทางติดต่อสำหรับสื่อ 

ควรรักษาข้อมูลทั้งหมดให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ โดยแนะนำให้มีเวิร์กโฟลว์หรือ SOP สำหรับการอัปเดตข้อมูล เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง เช่น การเปิดตัวสินค้าใหม่ หรือขยายไปยังตลาดใหม่ เพื่อให้ข้อมูลตรงกันในทุกจุด ไม่ว่าจะเป็นหน้าเว็บไซต์ เอกสาร fact sheet หรือ boilerplate ของบริษัท

3. ระบุ Milestones สำคัญของบริษัท

สรุปความสำเร็จของบริษัทเป็นลำดับเวลา โดยเริ่มจากเหตุการณ์ล่าสุดก่อน และเลือกเฉพาะ milestones ที่ช่วยเล่าเรื่องราวของแบรนด์ ได้ชัดเจนและน่าสนใจ ส่วนนี้สามารถใส่รายละเอียดเพิ่มเติมที่ไม่ได้อยู่ใน Company Overview เพื่อให้สื่อเข้าใจภาพรวมธุรกิจของคุณลึกขึ้น โดยควรครอบคลุมประเด็นสำคัญ เช่น

• สถานะการระดมทุน และนักลงทุนหลัก
• ฟีเจอร์เด่นของสินค้า/บริการ และประโยชน์ที่ลูกค้าได้รับ
• จุดแตกต่างของแบรนด์  
• กลุ่มเป้าหมาย 

พยายามนำเสนอ Milestones ให้เห็นภาพว่า ธุรกิจของคุณสร้างผลกระทบต่อตลาดอย่างไร ไม่ใช่แค่เล่าความสำเร็จ แต่ต้องช่วยให้สื่อมองเห็นว่าแบรนด์ของคุณเหมาะกับผู้อ่านของเขาอย่างไร

หากคุณนิยามกลุ่มเป้าหมายได้ชัดเจน ก็มีโอกาสมากขึ้นที่นักข่าวหรือสื่อที่มีกลุ่มผู้อ่านใกล้เคียงกัน จะเลือกนำเสนอเรื่องราวของคุณ

4. รวบรวม Media Assets ให้พร้อมใช้งาน

Press kit ของคุณควรมีไฟล์และสื่อประกอบที่ช่วยให้นักข่าวสามารถนำไปใช้สร้างคอนเทนต์หรือเขียนบทความได้ทันที โดยไม่ต้องขอข้อมูลเพิ่มเติมหลายรอบ

ตัวอย่าง Media Assets ที่ควรมี

• โลโก้บริษัท  
• ภาพทีมงาน หรือภาพผู้บริหาร  
• รีวิวหรือคำรับรองจากลูกค้า  
• เอกสารข้อมูลสรุป 
• กรณีศึกษา 
• วิดีโอ 
• ข่าวประชาสัมพันธ์  
• โลโก้สื่อที่เคยลงข่าว 
• ตัวอย่างการถูกพูดถึงในสื่อ  
• ภาพสินค้า  

สิ่งสำคัญคือทำให้ไฟล์เหล่านี้ ดาวน์โหลดได้ง่ายและเป็นระเบียบ  แนวทางที่แนะนำคือใช้บริการแชร์ไฟล์ เช่น Dropbox หรือ Google Drive โดยจัดโฟลเดอร์ให้ชัดเจน (เช่น Logos / Photos / Press Releases) เพื่อให้นักข่าวหาไฟล์ที่ต้องการได้ทันที อีกเหตุผลสำคัญคือ นักข่าวมักไม่ดาวน์โหลดไฟล์จากอีเมลที่ไม่คุ้นเคย การใช้ลิงก์จากแพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้จะช่วยเพิ่มโอกาสที่สื่อจะเข้าถึงและใช้งาน assets ของคุณจริง

5. นำ Press Kit ไปไว้บนเว็บไซต์ของคุณ

ไม่ว่าคุณจะทำ Press Kit แบบดาวน์โหลดหรือแบบอินเทอร์แอคทีฟ ก็ควรนำไปวางไว้บนเว็บไซต์ของแบรนด์ เพื่อให้สื่อและผู้ที่สนใจเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย และยังช่วยเพิ่มโอกาสในการติดอันดับบนเสิร์ชเอนจิน (SEO) อีกด้วย

แม้คุณอาจไม่จำเป็นต้องใส่ลิงก์ Press Kit ในเมนูหลัก แต่ควรมีลิงก์ “Press” หรือ “Media” ในส่วน footer ของเว็บไซต์ เพราะนักข่าวและสื่อส่วนใหญ่มักจะเข้าไปหาข้อมูลจากจุดนี้โดยตรง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใส่ลิงก์ Press Kit ในช่องทางอื่น ๆ เพื่อเพิ่มการเข้าถึงได้ เช่น

• ลายเซ็นอีเมล 
• หน้า About ของเว็บไซต์
• โปรไฟล์ LinkedIn
• หน้า Affiliate หรือ Brand Ambassador

ตัวอย่างแบรนด์ที่ทำ Press Kit สำหรับสื่อฯ ได้อย่างมืออาชีพ

Press kit ที่มีคุณภาพควรมี โครงสร้างชัดเจน ภาพสวยคุณภาพสูง และเข้าถึงข้อมูลติดต่อได้ง่าย เพื่อให้นักข่าวหรือสื่อสามารถนำไปใช้งานได้ทันที หากคุณกำลังมองหาไอเดียในการสร้าง Press Kit ของตัวเอง ลองดูตัวอย่างจากแบรนด์อีคอมเมิร์ซเหล่านี้ที่ทำออกมาได้ดี ทั้งในแง่การจัดระเบียบ การเล่าเรื่อง และการเตรียม assets อย่างครบถ้วน

Holstee

แบรนด์สายการใช้ชีวิตอย่าง Holstee เลือกใช้การนำเสนอแบบเน้นข้อความเป็นหลัก แต่เพิ่มความโดดเด่นด้วยการยกประโยคสำคัญขึ้นมาแสดง ทำให้ผู้อ่านมองเห็นข้อมูลที่ต้องการได้ทันที

นอกจากนี้ยังมีการรวบรวมรายชื่อสื่อที่เคยนำเสนอแบรนด์ เพื่อช่วยเสริมความน่าเชื่อถือ และมีข้อมูลติดต่ออยู่ด้านล่างของหน้า สำหรับผู้ที่ต้องการขอไฟล์ต่าง ๆ เช่น ภาพความละเอียดสูง

💡 ทิปส์: การเปิดให้เข้าถึงข้อมูลบางส่วน และจำกัดการดาวน์โหลดไฟล์บางอย่าง ช่วยรักษาความเป็นระเบียบของทรัพยากรแบรนด์ และยังเป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์กับนักข่าวหรือผู้สร้างคอนเทนต์

LuminAID

แบรนด์ไฟพลังงานแสงอาทิตย์อย่าง LuminAID นำเสนอ Press Kit อย่างครบถ้วน ทั้งภาพ วิดีโอ และบทความเกี่ยวกับแบรนด์ นักข่าวสามารถอ่านเรื่องราวเบื้องหลังแบรนด์ ดาวน์โหลดโลโก้และภาพสินค้า หรือเลือกติดต่อทีมประชาสัมพันธ์เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมได้ทันที

Huit Denim

แบรนด์ยีนส์ระดับพรีเมียมอย่าง Huit เลือกใช้วิธีที่เรียบง่ายแต่ชัดเจน โดยแสดงอีเมลสำหรับติดต่อสื่อไว้ด้านบนของหน้าอย่างเห็นได้ชัด พร้อมกันนั้นยังมีลิงก์สำหรับดาวน์โหลดชุดข้อมูลสื่อ ซึ่งภายในประกอบด้วยเรื่องราวการก่อตั้ง รายการสินค้า ทีมผู้บริหาร และค่านิยมของแบรนด์อย่างครบถ้วน

การทำให้ธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณได้ลงสื่อฯ 

เมื่อคุณวางแผนจะสร้างสื่อสำหรับร้านค้าออนไลน์ ลองเริ่มจากการมองว่า เว็บไซต์หรือสื่อที่คุณชื่นชอบมีผู้อ่านแบบไหน และธุรกิจของคุณสอดคล้องกับกลุ่มนั้นอย่างไร จากนั้นจึงคิดต่อว่า คุณจะเตรียมข้อมูลหรือเนื้อหาอะไร เพื่อแสดงให้บล็อกเกอร์ พอดแคสต์ นักเขียน หรือบรรณาธิการ เห็นความเชื่อมโยงนั้นได้ชัดเจน

หากต้องการติดต่อสื่อหรือผู้เขียนเฉพาะราย ควรศึกษาผลงานล่าสุดของพวกเขาด้วย หากพวกเขามักเขียนเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของคุณอยู่แล้ว ก็ถือว่าเป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับการนำเสนอข่าว แต่ควรระวังเรื่องความซ้ำซ้อน เพราะหากเนื้อหาของคุณคล้ายกับสิ่งที่เพิ่งเผยแพร่ไป สื่อมักจะไม่หยิบไปนำเสนอ

นี่จึงเป็นเหตุผลที่หลายบริษัทเลือกใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์เข้ามาช่วย เพราะการติดตามเนื้อหาของสื่อ คัดเลือกนักข่าวที่เหมาะสม และคิดมุมเล่าเรื่องใหม่ ๆ ต้องใช้เวลาและความละเอียดค่อนข้างมาก

สิ่งที่ควรทำคือทบทวนแผนประชาสัมพันธ์ของคุณ แล้วคัดเลือกข่าวหรือเนื้อหาที่ตรงกับความสนใจของกลุ่มผู้อ่านของสื่อเป้าหมาย ควบคู่กับการมีสื่อสำหรับสื่อมวลชนที่อัปเดตอยู่เสมอ เช่น รางวัลล่าสุด คำกล่าวอ้างอิง หรือความสำเร็จใหม่ ๆ เพื่อเพิ่มโอกาสในการได้รับการเผยแพร่โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย

สุดท้าย อย่าลืมว่าการได้ลงสื่อไม่ได้เกิดขึ้นจากการมีข้อมูลพร้อมอย่างเดียว คุณยังต้องสร้างเครือข่ายและนำเสนอแบรนด์ของตัวเองอย่างต่อเนื่อง สื่อที่เตรียมไว้อย่างดีจะช่วยให้ผู้สื่อข่าวนำเสนอคุณได้ง่ายและถูกต้องมากขึ้น แต่ความสำเร็จยังขึ้นอยู่กับการลงมือทำของคุณเอง