Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zamówieniami B2B?

Osiągnięcie poziomu sprzedaży charakterystycznego dla dużych przedsiębiorstw to duży sukces. To znak, że udało się nie tylko zwiększyć sprzedaż, ale też zbudować pozycję wiarygodnego gracza na rynku. Wraz ze wzrostem skali działalności pojawiają się jednak nowe wyzwania, zwłaszcza w obszarze logistyki.

Wraz z rozwojem firmy rośnie potrzeba wdrożenia solidnego systemu zarządzania zamówieniami (OMS), który sprawnie obsłuży zarówno dostawy od dostawców, jak i wysyłki do klientów. W modelu B2B efektywne zarządzanie zamówieniami ma kluczowe znaczenie dla spełniania oczekiwań partnerów biznesowych i zapewnienia im pozytywnych doświadczeń zakupowych.

Firmy działające w modelu business-to-business (B2B) wykorzystują systemy OMS, aby usprawnić zarządzanie zapasami i realizację zamówień. Jeśli rozważasz wdrożenie takiego rozwiązania, warto zrozumieć, jak działa i na jakie funkcje zwrócić szczególną uwagę. Dzięki temu łatwiej wybierzesz platformę najlepiej dopasowaną do potrzeb Twojego biznesu.

Czym jest oprogramowanie do zarządzania zamówieniami B2B?

Oprogramowanie do zarządzania zamówieniami B2B umożliwia firmom przetwarzanie i monitorowanie zamówień składanych przez inne przedsiębiorstwa. Po złożeniu zamówienia system śledzi każdy etap jego realizacji – od rejestracji szczegółów, przez sprawdzenie dostępności produktów, aż po koordynację wysyłki z magazynu.

Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko błędów ludzkich i zwiększa satysfakcję klientów, integrując wszystkie elementy procesu zamówień w jednym, spójnym systemie.

Rodzaje oprogramowania do zarządzania zamówieniami B2B

Oprogramowanie do zarządzania zamówieniami B2B występuje w trzech głównych formach:

1. Tradycyjne oprogramowanie do zarządzania zamówieniami
2. Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)
3. Platformy unified commerce

Różnią się one zakresem funkcji i możliwościami integracji.

1. Tradycyjne oprogramowanie do zarządzania zamówieniami

Tradycyjne systemy OMS koncentrują się głównie na obsłudze zamówień i zarządzaniu zapasami w różnych kanałach sprzedaży. Są stosunkowo niedrogie, ale oferują ograniczone możliwości integracji z innymi narzędziami.

Umożliwiają przyjmowanie zamówień z wielu źródeł – sklepu internetowego, punktów stacjonarnych czy platform sprzedażowych, takich jak Alibaba. Po złożeniu zamówienia system zarządza jego realizacją: monitoruje stany magazynowe, generuje listy pakowania, koordynuje wysyłkę i aktualizuje status dostawy.

Zalety:

• przystępna cena i elastyczne modele płatności
• szybkie wdrożenie i prosta konfiguracja
• sprawna obsługa wielu kanałów sprzedaży

Wady:

• ograniczone możliwości integracji z innymi systemami
• konieczność ręcznego wprowadzania danych w różnych narzędziach
• trudności ze skalowaniem przy rosnącej złożoności biznesu

2. Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)

Systemy ERP integrują wszystkie kluczowe obszary działalności firmy w jednym miejscu, ale wymagają większych inwestycji czasu, pieniędzy i zasobów. Łączą dane z takich obszarów jak projektowanie produktów, zarządzanie zapasami, CRM, sprzedaż czy marketing.

Dzięki ERP dział sprzedaży ma bieżący wgląd w dostępność produktów, a obsługa klienta może szybko sprawdzić historię zamówień i status dostaw.

Wiele firm wykorzystuje ERP także do obsługi EDI (elektronicznej wymiany danych), czyli standardowego formatu przesyłania dokumentów biznesowych, takich jak zamówienia, faktury czy awiza dostawy.

Ze względu na koszty i złożoność wdrożenia systemy ERP są najczęściej wybierane przez większe organizacje i integrowane bezpośrednio z e-commerce.

Zalety:

• pełna integracja procesów i danych w firmie
• eliminacja silosów informacyjnych
• dostęp do danych w czasie rzeczywistym
• automatyzacja przepływu informacji między działami

Wady:

• wysokie koszty wdrożenia i utrzymania
• złożona konfiguracja wymagająca czasu i szkoleń
• konieczność dostosowania procesów do systemu
• rozwiązanie głównie dla większych firm
• utrzymanie wymaga znacznych zasobów działu IT

3. Platformy unified commerce

Platformy unified commerce, takie jak Shopify, zapewniają kompleksowe rozwiązanie, które łączy sprzedaż B2B i detaliczną w jednym systemie. Dzięki temu zarządzanie danymi jest prostsze, a jednocześnie dostępne są funkcje dopasowane do różnych modeli biznesowych.

Shopify obsługuje cały proces zamówienia – od rejestracji danych, przez aktualizację stanów magazynowych i przetwarzanie płatności, aż po wysyłkę i zwroty. Firmy korzystające z B2B na Shopify odnotowują nawet 1,2 razy wyższą częstotliwość ponownych zamówień niż te, które wykorzystują inne metody sprzedaży B2B na tej platformie.

System opiera się na wspólnym modelu danych, który można dostosować zarówno do sprzedaży B2B, jak i detalicznej. Jeśli zależy Ci na pełnej integracji zapasów, danych klientów i zamówień, Shopify automatycznie synchronizuje informacje między kanałami. W przypadku firm, które potrzebują oddzielnego zarządzania zapasami dla B2B i DTC, możliwe jest stworzenie osobnych sklepów z indywidualnymi ustawieniami, to rozwiązanie często wybierają firmy osiągające ponad 2 miliony dolarów (ok. 8 mln zł) sprzedaży B2B.

Centralizacja danych sprzedażowych znacząco ułatwia raportowanie. Możesz analizować wyniki dla sprzedaży B2B, detalicznej lub obu jednocześnie. Zyskujesz też pełną kontrolę nad przepływem produktów, od magazynu po dostawę, oraz zarządzaniem zapasami i wysyłką z jednego panelu.

Dobrym przykładem jest sklep The Conran Shop, który przeszedł z Magento (Adobe Commerce) na Shopify i połączył sprzedaż detaliczną z hurtową. W efekcie obniżył koszty o 50%, zwiększył współczynnik konwersji o 54% i uprościł proces obsługi zamówień, zachowując jednocześnie funkcjonalności niezbędne w sprzedaży B2B.

Zalety:

• połączenie sprzedaży B2B i detalicznej w jednym systemie
• elastyczna konfiguracja – wspólne lub oddzielne zarządzanie zapasami
• scentralizowane dane ułatwiają analizę i raportowanie
• niższy koszt niż pełne systemy ERP przy podobnym zakresie możliwości
• szybsze wdrożenie i krótszy czas nauki systemu
• pełna widoczność procesu zamówienia – od złożenia po dostawę

Wady:

• przy bardziej złożonych procesach B2B może wymagać dodatkowych integracji lub aplikacji

Kluczowe funkcje oprogramowania do zarządzania zamówieniami B2B

Oprogramowanie do zarządzania zamówieniami pomaga usprawnić procesy operacyjne i lepiej dopasować je do potrzeb klientów B2B. Poniżej znajdziesz pięć kluczowych funkcji, które najczęściej oferują tego typu systemy:

1. Potwierdzenie zamówienia
2. Potwierdzenie wysyłki
3. Śledzenie zamówienia
4. Zarządzanie cenami
5. Zarządzanie łańcuchem dostaw

1. Potwierdzenie zamówienia

System może automatycznie wysyłać potwierdzenia zarówno do klientów, jak i zespołu sprzedaży po złożeniu zamówienia. Zawierają one najważniejsze informacje, takie jak numer zamówienia, szacowany koszt dostawy czy należny podatek.

2. Potwierdzenie wysyłki

Po nadaniu przesyłki system wysyła klientowi powiadomienie o wysyłce. Jednocześnie informuje sprzedawcę o momencie opuszczenia magazynu – zarówno własnego, jak i zewnętrznego (np. w modelu dropshippingu).

3. Śledzenie zamówienia

Systemy OMS integrują się z firmami kurierskimi i pobierają aktualne dane o przesyłkach, które są widoczne bezpośrednio w sklepie. Dzięki temu klienci mogą na bieżąco sprawdzać status zamówienia bez przechodzenia do zewnętrznych serwisów, a także otrzymywać automatyczne powiadomienia o jego postępach.

4. Zarządzanie cenami

System zarządzania zamówieniami zapewnia, że klienci B2B widzą swoje indywidualnie wynegocjowane ceny w całym sklepie. Po zalogowaniu ceny kontraktowe są widoczne wszędzie – w wynikach wyszukiwania, na stronach produktów i w koszyku. Pozostają one spójne nawet wtedy, gdy zmienia się cennik bazowy. System obsługuje różne poziomy cenowe przypisane do konkretnych klientów, dzięki czemu każdy kontrahent widzi dokładnie tę cenę, która go dotyczy. Upraszcza to proces zakupowy i eliminuje ryzyko błędów cenowych, które mogłyby negatywnie wpłynąć na relacje biznesowe.

5. Zarządzanie łańcuchem dostaw

Niektóre systemy OMS umożliwiają monitorowanie dostaw od dostawców. Zapewniają wgląd w stany magazynowe, a także automatyzują procesy zakupowe, na przykład poprzez automatyczne zamawianie produktów, gdy ich poziom spadnie poniżej ustalonego minimum. System wspiera również odpowiednią alokację zapasów, co pozwala utrzymać właściwy poziom towaru w odpowiednich lokalizacjach i ograniczyć ryzyko braków magazynowych.

Pięć czynników, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania zamówieniami B2B

Na rynku dostępnych jest wiele systemów OMS, różniących się ceną i funkcjonalnością. Aby ułatwić wybór, warto skupić się na pięciu kluczowych kryteriach:

1. Integracja z innymi systemami
2. Łatwość obsługi
3. Skalowalność
4. Zakres funkcji
5. Cena

1. Integracja z innymi systemami

Dobre oprogramowanie do zarządzania zamówieniami powinno bez problemu łączyć się z narzędziami, z których już korzystasz, m.in. z systemami księgowymi do obsługi finansów oraz CRM do zarządzania relacjami z klientami. Decydując się na system ERP, wybierasz rozwiązanie, które integruje wszystkie aplikacje i bazy danych w firmie. Choć wdrożenie ERP może kosztować setki tysięcy dolarów, w dłuższej perspektywie często przekłada się na realne oszczędności.

2. Łatwość obsługi

System do zarządzania zamówieniami ma sens tylko wtedy, gdy cały zespół potrafi z niego korzystać. Dział IT może odpowiadać za wdrożenie i integrację, ale codzienna obsługa powinna być prosta dla wszystkich – od handlowców sprawdzających zamówienia, po kierowników magazynów monitorujących stany zapasów. Dlatego warto wybrać rozwiązanie, które jest intuicyjne i nie wymaga długiego szkolenia.

3. Skalowalność

System OMS powinien rozwijać się razem z Twoją firmą. Skalowalne rozwiązanie obejmuje:

• modułową architekturę, która pozwala dodawać nowe funkcje bez zakłócania bieżącej pracy
• infrastrukturę chmurową, która automatycznie dostosowuje zasoby do wzrostu ruchu
• łatwą integrację z nowymi kanałami sprzedaży i usługami zewnętrznymi

Elastyczność jest kluczowa. System powinien dostosowywać się do zmian w modelu biznesowym, niezależnie od tego, czy rozszerzasz sprzedaż offline, wchodzisz na nowe rynki, czy obsługujesz sezonowe skoki popytu. Odpowiedni OMS zapewnia tę elastyczność bez konieczności wymiany całego systemu, co pozwala oszczędzać czas i zasoby w miarę rozwoju firmy.

4. Zakres funkcji

Zakres potrzebnych funkcji zależy od charakteru Twojej działalności. Jeśli współpracujesz z dropshipperami, może wystarczyć system OMS do samego przetwarzania zamówień. Jeśli natomiast samodzielnie realizujesz wysyłki, potrzebujesz rozwiązania, które obsłuży cały proces logistyczny – od kompletacji zamówienia po zarządzanie zapasami.

W zależności od modelu biznesowego mogą być potrzebne funkcje takie jak:

• indywidualne, negocjowane ceny dopasowane do klienta i momentu zakupu
• jednoczesna obsługa cen hurtowych i detalicznych
• różne opcje dostawy, np. standardowa i ekspresowa

Dokładne określenie potrzeb pozwoli wybrać system OMS, który sprawdzi się zarówno dziś, jak i w miarę rozwoju firmy.

5. Cena

Koszt oprogramowania do zarządzania zamówieniami zależy od dostępnych funkcji, liczby użytkowników oraz wolumenu przetwarzanych zamówień.

Wiele platform oferuje modele cenowe oparte na pakietach, co pozwala dopasować plan do wielkości i potrzeb firmy. Najczęściej są one dostępne w formie miesięcznej subskrypcji.

Warto wybrać możliwie najbardziej rozbudowany plan w ramach dostępnego budżetu i stopniowo rozszerzać funkcjonalności wraz z rozwojem biznesu.

5 najlepszych systemów do zarządzania zamówieniami B2B

1. Shopify
2. Cin7 Omni
3. Brightpearl
4. Pipe17
5. SparkLayer

Oprogramowanie do zarządzania zamówieniami może znacząco usprawnić działanie firmy i poprawić doświadczenia klientów. Poniżej znajdziesz pięć rozwiązań B2B, które warto rozważyć:

1. Shopify

Shopify to platforma unified commerce, która usprawnia zarządzanie zamówieniami zarówno w modelu B2B, jak i B2C. Obejmuje obsługę sprzedaży online i stacjonarnej, przetwarzanie zamówień, wysyłkę potwierdzeń e-mail, realizację zamówień oraz obsługę posprzedażową.

Wykorzystując Shopify jako system OMS, możesz zautomatyzować cały cykl życia zamówienia dzięki automatycznym przepływom pracy, scentralizować zarządzanie zapasami we wszystkich kanałach sprzedaży oraz korzystać z funkcji śledzenia zamówień. Platforma obsługuje również bardziej złożone scenariusze, takie jak modyfikacje zamówień, realizacja z opóźnieniem czy częściowa wysyłka.

B2B na Shopify umożliwia tworzenie profili firmowych obsługujących wielu użytkowników i lokalizacji z różnymi poziomami dostępu, dzięki czemu każdy klient otrzymuje dopasowane doświadczenie zakupowe. Możesz konfigurować konta hurtowe z dedykowanymi katalogami, indywidualnymi cenami, minimalnymi ilościami zamówień, rabatami wolumenowymi, warunkami płatności oraz funkcjami samoobsługi. Pozwala to budować zaawansowane doświadczenia zakupowe, jednocześnie zwiększając efektywność operacyjną.

Shopify integruje się z wieloma narzędziami zewnętrznymi, np. systemami ERP, platformami e-mail marketingu i CRM, dostępnymi w Shopify App Store.

Za pomocą Shopify można importować zamówienia B2B z innych platform i zarządzać nimi w jednym panelu administracyjnym, co ułatwia raportowanie i analizę danych. Klienci B2B mają dostęp do pełnej samoobsługi, mogą składać zamówienia, zarządzać kontem oraz przeglądać historię zakupów bez kontaktu z działem sprzedaży.

Plan Shopify Plus zaczyna się od 2300 USD miesięcznie (ok. 9200 zł) przy standardowej konfiguracji i umowie trzyletniej lub od 2500 USD miesięcznie (ok. 10 000 zł) przy umowie rocznej (ok. 10 000 zł) przy umowie rocznej (sprawdź cennik w lokalnej walucie).

2. Cin7 Omni

Cin7 Omni to system do zarządzania zamówieniami i zapasami w wielu kanałach sprzedaży. Oferuje funkcje takie jak zarządzanie magazynem i stanami magazynowymi, obsługa sprzedaży detalicznej i punktów sprzedaży (POS), fakturowanie, przetwarzanie płatności oraz organizacja wysyłek.

Cennik zaczyna się od 999 USD miesięcznie (ok. 3996 zł) i jest dopasowany do firm o różnej skali działalności – od prostych sklepów B2C po międzynarodowe przedsiębiorstwa dystrybucyjne.

3. Brightpearl

Brightpearl by Sage to system operacyjny dla firm handlowych. Oferuje kluczowe funkcje związane z zarządzaniem zamówieniami B2B, w tym zarządzanie zapasami i zamówieniami, obsługę wysyłek i realizacji, zarządzanie magazynem oraz narzędzia CRM.

Integruje się z wieloma zewnętrznymi platformami sprzedażowymi, w tym z Shopify, i zapewnia wsparcie klienta, które pomaga w pełni wykorzystać możliwości systemu.

Szczegóły cenowe są ustalane indywidualnie, w celu uzyskania wyceny należy skontaktować się bezpośrednio z dostawcą.

4. Pipe17

Pipe17 to platforma integracyjna dla firm zarządzających wieloma kanałami sprzedaży B2C i B2B. Łączy Shopify z systemami ERP, platformami sprzedażowymi oraz centrami realizacji zamówień, zapewniając płynny przepływ danych między nimi.

System automatycznie synchronizuje stany magazynowe, przekierowuje zamówienia i zarządza danymi w czasie rzeczywistym – wszystko z poziomu przejrzystego panelu administracyjnego.

Obsługuje również bardziej złożone operacje, takie jak podział zamówień, zarządzanie zestawami produktów czy realizacja zamówień z wielu lokalizacji, bez potrzeby zaawansowanej wiedzy technicznej.

Plan standardowy kosztuje 24 000 USD rocznie (ok. 96 000 zł) i jest przeznaczony dla firm z segmentu mid-market i enterprise, które przetwarzają do 4000 zamówień miesięcznie na maksymalnie pięciu zintegrowanych platformach.

5. SparkLayer

SparkLayer to rozwiązanie B2B dla sprzedaży hurtowej, które przekształca istniejący sklep Shopify w platformę sprzedaży dla klientów biznesowych. Oferuje funkcje takie jak indywidualne ceny, tworzenie wycen, fakturowanie oraz narzędzia do współpracy zespołowej.

Ceny zaczynają się od 49 USD miesięcznie (ok. 196 zł) dla maksymalnie 50 zamówień. W pakiecie dostępne są bezpłatne usługi wdrożeniowe oraz wsparcie klienta oceniane na 4,9/5 w Shopify App Store.

Platforma umożliwia łatwe składanie zamówień zarówno przez klientów, jak i przedstawicieli handlowych. Integruje się z istniejącymi motywami Shopify oraz obsługuje wiele języków i walut, co sprawdza się w firmach działających na rynkach międzynarodowych.

Korzyści z systemu zarządzania zamówieniami B2B

Większa efektywność

System OMS w modelu B2B pomaga usprawnić działanie firmy, eliminując zbędne etapy i gromadzi wszystkie dane w jednym miejscu. Automatyzuje powtarzalne zadania, porządkuje procesy i skaluje się wraz z rozwojem biznesu, dzięki czemu zespół może obsługiwać większą liczbę zamówień bez zwiększania zatrudnienia.

Jak OMS zwiększa efektywność zespołu:

• zapewnia wgląd w stany magazynowe we wszystkich kanałach w czasie rzeczywistym
• przyspiesza zatwierdzanie zamówień, eliminując konieczność ręcznych akceptacji
• usprawnia przetwarzanie płatności i ich monitorowanie
• umożliwia klientom samodzielne składanie zamówień i sprawdzanie ich statusu
• zastępuje papierowe dokumenty cyfrowymi, łatwymi do wyszukania
• pozwala przetwarzać wiele zamówień jednocześnie

Dzięki tym usprawnieniom zespół może skupić się na kluczowych działaniach, np. obsłudze ważnych klientów, negocjowaniu warunków z dostawcami i rozwijaniu sieci sprzedaży, zamiast na ręcznym przetwarzaniu zamówień.

Lepsza płynność finansowa

Gdy wszystkie dane dotyczące zamówień są zebrane w jednym systemie, zyskujesz dostęp do kluczowych informacji w czasie rzeczywistym, takich jak wartość zamówień, status płatności czy limity kredytowe klientów. Dzięki temu możesz dokładniej prognozować przepływy pieniężne i łatwiej identyfikować najbardziej rentowne segmenty klientów.

Masz też możliwość analizowania zachowań płatniczych klientów B2B, co pomaga udoskonalić politykę kredytową i skrócić cykl należności (DSO).

Automatyzacja złożonych procesów łańcucha dostaw

System OMS w modelu B2B automatycznie kieruje zamówienia do odpowiednich centrów realizacji, uwzględniając dostępność produktów, lokalizację klienta oraz wymagania dotyczące dostawy.

Ograniczenie ręcznej koordynacji między działami zakupów, magazynem i finansami przekłada się na wyższą efektywność operacyjną. Zyskujesz lepszą kontrolę nad kosztami zapasów i możesz skuteczniej zarządzać kapitałem obrotowym, utrzymując optymalne poziomy magazynowe.

Zarządzaj zamówieniami B2B i hurtowymi z Shopify

Niezależnie od tego, czy sprzedajesz bezpośrednio klientom B2B, czy współpracujesz z dystrybutorami, potrzebujesz rozwiązania, które centralizuje zamówienia, umożliwia śledzenie przesyłek i zwiększa efektywność operacyjną.

Bez takiego systemu firmy hurtowe często borykają się z błędami w zamówieniach, niespójnościami w stanach magazynowych i nieefektywnymi, ręcznymi procesami, które ograniczają rozwój.

Rozwijaj i zarządzaj sprzedażą hurtową na Shopify, korzystając z narzędzi zaprojektowanych z myślą o elastyczności i personalizacji, dopasowanych do potrzeb wszystkich Twoich klientów biznesowych.