Jak sprawdzić, czy nazwa firmy jest dostępna?

Rozpoczęcie własnej działalności to moment pełen energii: tworzysz stronę internetową, rozważasz współpracę z partnerami, planujesz zespół i budujesz tożsamość marki, która ma Cię wyróżnić. Ten impet może jednak szybko wyhamować, jeśli okaże się, że wybrana nazwa firmy jest już zajęta, a wraz z nią cały plan startu biznesu.

Zanim pojawi się frustracja, warto na chwilę się zatrzymać. Sprawdzenie dostępności nazwy nie musi być ani skomplikowane, ani czasochłonne. Istnieje prosty, uporządkowany proces, który pozwala zweryfikować Twój pomysł i uniknąć kosztownych błędów. Poniżej pokazujemy, jak sprawdzić, czy nazwa firmy jest zajęta, oraz jak wybrać nazwę, która sprawdzi się w przypadku Twojej marki.

Co sprawia, że nazwa firmy jest dobra?

Nazwa firmy to oficjalne określenie, pod którym działa Twoje przedsiębiorstwo, ale jej rola sięga znacznie dalej niż sama formalność. To jeden z pierwszych sygnałów, jakie wysyłasz na rynek, element, który buduje pierwsze wrażenie i wpływa na to, jak marka będzie zapamiętana.

Skuteczna nazwa firmy musi pogodzić dwie rzeczy: jasno komunikować, czym zajmuje się firma, i jednocześnie być na tyle charakterystyczna, by klienci łatwo ją zapamiętali. Najlepsze nazwy rzadko powstają przypadkiem. Zwykle są efektem przemyślanego procesu, który czerpie z kilku źródeł jednocześnie, takich jak:

• oferowane produkty lub usługi,
• wartości i sposób działania firmy,
• język oraz skojarzenia obecne w danej branży,
• osobiste odniesienia, które mają znaczenie dla założyciela.

Rodzaje oznaczeń działalności gospodarczej

• Jednoosobowa działalność gospodarcza
• Spółki osobowe
• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• Spółki akcyjne
• Działalności regulowane i zawody zaufania publicznego

Nazwy firm w Polsce podlegają regulacjom prawnym i nie są kwestią dowolną. Wymogi dotyczące nazewnictwa zależą od formy prawnej działalności i mają na celu jasne określenie, z jakim typem podmiotu mają do czynienia klienci oraz kontrahenci. Sprawdzenie tych zasad na etapie wyboru nazwy pozwala uniknąć problemów przy rejestracji firmy.

Poniżej znajdziesz przegląd najczęściej spotykanych form działalności wraz z podstawowymi zasadami nazewnictwa.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza forma prowadzenia biznesu, co znajduje odzwierciedlenie również w zasadach nadawania nazwy. Ponieważ przedsiębiorca jest jedynym właścicielem firmy i odpowiada za jej działalność osobiście, nazwa musi zawierać jego imię i nazwisko.

Możesz jednak posługiwać się dodatkową nazwą handlową. Przykładowo: Jan Kowalski może zarejestrować firmę jako „Jan Kowalski Zielone Usługi Ogrodnicze” i używać skróconej nazwy handlowej w komunikacji marketingowej.

Spółki osobowe

Spółki osobowe (np. spółka jawna, partnerska czy komandytowa) podlegają ścisłym zasadom nazewnictwa wynikającym z Kodeksu spółek handlowych. W większości przypadków nazwa spółki musi zawierać nazwisko lub nazwę co najmniej jednego wspólnika oraz wskazywać formę prawną spółki (np. „spółka jawna”, „sp.j.”). Oznacza to, że w polskich realiach spółki osobowe co do zasady nie mogą funkcjonować wyłącznie pod nazwą marketingową oderwaną od osób je tworzących. Element osobowy w nazwie jest wymagany prawnie.

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to bardziej sformalizowana forma prowadzenia działalności, zapewniająca ochronę majątku osobistego wspólników. Natomiast wiąże się z bardziej restrykcyjnymi wymogami formalnymi. Nazwa spółki z o.o. musi być unikalna, nie może zawierać określeń wprowadzających w błąd ani słów zastrzeżonych i powinna jasno wskazywać formę prawną poprzez użycie oznaczenia „sp. z o.o.” lub „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. W przeciwieństwie do spółek osobowych, nazwa nie musi zawierać nazwisk wspólników.

Spółki akcyjne

Spółki akcyjne są odrębnymi podmiotami prawnymi, niezależnymi od swoich właścicieli, z możliwością posiadania nieograniczonej liczby akcjonariuszy. Podlegają opodatkowaniu na poziomie spółki, a ich nazwa musi zawierać oznaczenie „S.A.” lub pełne określenie „spółka akcyjna”.

Działalności regulowane i zawody zaufania publicznego

W Polsce działalność w niektórych branżach podlega dodatkowym zasadom nazewnictwa wynikającym z przepisów prawa oraz regulacji samorządów zawodowych. Dotyczy to m.in. praktyk medycznych, zawodów zaufania publicznego oraz działalności finansowej.

W przypadku praktyk lekarskich i stomatologicznych nazwa nie może wprowadzać w błąd i powinna umożliwiać identyfikację osoby wykonującej zawód oraz zakresu świadczeń.

Dodatkowo niektóre określenia, takie jak „bank”, „ubezpieczenia” czy „fundusz”, są ustawowo chronione i mogą być używane w nazwie firmy wyłącznie przez podmioty spełniające określone warunki prawne.

Jak sprawdzić, czy nazwa firmy jest zajęta?

1. Sprawdź znaki towarowe w Urzędzie Patentowym RP
2. Sprawdź nazwę w mediach społecznościowych
3. Użyj wyszukiwarki internetowej
4. Sprawdź dostępność nazwy domeny
5. Sprawdź rejestry krajowe

Zanim zaczniesz rejestrować działalność, budować stronę internetową czy inwestować w branding, warto dokładnie sprawdzić, czy wybrana nazwa firmy nie jest już używana. W Polsce nie istnieje jedno miejsce, które daje pełną odpowiedź, bezpieczne sprawdzenie nazwy wymaga przejścia przez kilka źródeł.

Poniżej znajdziesz praktyczny, sprawdzony proces, który pokazuje, jak sprawdzić, czy nazwa firmy jest zajęta.

1. Sprawdź znaki towarowe w Urzędzie Patentowym RP

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest sprawdzenie, czy nazwa nie jest zarejestrowanym znakiem towarowym. Korzystanie z nazwy chronionej znakiem towarowym może skutkować roszczeniami prawnymi i koniecznością zmiany marki. Skorzystaj z bezpłatnej wyszukiwarki znaków towarowych UPRP, aby sprawdzić zarówno identyczne nazwy, jak i te podobne, które mogą wprowadzać klientów w błąd. Warto uwzględnić także różne warianty zapisu znaku towarowego i typowe literówki, nawet niewielkie różnice nie zawsze chronią przed zakwestionowaniem nazwy przez właściciela znaku towarowego.

2. Sprawdź nazwę w mediach społecznościowych

Choć niezarejestrowana nazwa firmy nie podlega ochronie znaku towarowego, przedsiębiorstwo o rozpoznawalnej obecności online może korzystać z ochrony wynikającej z prawa zwyczajowego. Wyszukaj proponowaną nazwę na głównych platformach mediów społecznościowych: Facebook, Instagram, X, LinkedIn, TikTok i YouTube. Jeśli istnieją podobne profile lub konta, może to prowadzić do pomyłek i osłabiać rozpoznawalność Twojej marki. W miarę możliwości używaj identycznej nazwy użytkownika na wszystkich kanałach, bo spójna identyfikacja wizualna to klucz do skutecznego marketingu.

3. Użyj wyszukiwarki internetowej

Wpisz nazwę swojej firmy w wyszukiwarce i sprawdź nie tylko pierwsze wyniki. Przetestuj też różne kombinacje słów kluczowych związanych z Twoją branżą. Zwróć uwagę, czy inne firmy, zwłaszcza z tej samej branży lub regionu , nie używają tej samej lub bardzo podobnej nazwy.

4. Sprawdź dostępność nazwy domeny

Nawet jeśli możesz legalnie używać danej nazwy firmy, warto sprawdzić, czy odpowiadająca jej nazwa domeny jest również dostępna. Domena zgodna z nazwą marki ma ogromne znaczenie dla rozpoznawalności i profesjonalnego wizerunku online. Skorzystaj z usług popularnych rejestratorów domen lub darmowych narzędzi, takich jak bezpłatny generator nazw domen Shopify.

5. Sprawdź rejestry krajowe

W Polsce możesz bezpłatnie przeszukiwać bazy danych dostępne w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Znajdziesz tam aktualne informacje o zarejestrowanych firmach i ich nazwach handlowych. Jeśli planujesz działać także za granicą, warto sprawdzić rejestry firm w sąsiednich krajach. W niektórych państwach funkcjonują też dodatkowe bazy dedykowane konkretnym branżom lub działalnościom wymagającym licencji.

Co zrobić, jeśli nazwa firmy jest zajęta?

Jeśli idealna nazwa, którą wybrałeś, jest już zarejestrowana, masz dwie możliwości: wprowadzić modyfikacje albo spróbować ją odkupić.

Zmodyfikuj nazwę swojej firmy

Możesz delikatnie zmodyfikować swoją propozycję, zachowując pierwotny pomysł. Spróbuj dodać element lokalizacyjny (np. „Południowy”, „Krakowski”), swoje nazwisko albo użyj określeń, które precyzują działalność, np. „studio”, „grupa” czy „firma”. Przykład: jeśli „Floryści Miejski Kwiat” jest niedostępne, rozważ „Studio Miejski Kwiat” albo „Pracownia Florystyczna Miejski Kwiat”.

Do tworzenia nowych wariantów możesz wykorzystać generator nazw firm AI Shopify, który podpowiada propozycje dopasowane do Twojej branży, działalności i tonu marki.

Kup nazwę od jej właściciela

Jeśli nazwa należy do nieaktywnej lub mało znanej firmy, możesz spróbować odkupić do niej prawa. Sprawdź, kto jest jej właścicielem w rejestrze firm (np. CEIDG, KRS) albo u rejestratora domen, a następnie skontaktuj się profesjonalnie: najlepiej przez e-mail lub list z propozycją zakupu. W wiadomości warto krótko przedstawić swoje plany związane z marką i zaproponować uczciwą kwotę.

Pamiętaj jednak, że nawet nieaktywna firma może mieć dalsze plany lub osobiste przywiązanie do nazwy. Jeśli dojdzie do porozumienia, warto zaangażować prawnika, który zadba o formalności i upewni się, że transakcja obejmuje wszystkie niezbędne prawa, w tym znaki towarowe, domeny internetowe i konta w mediach społecznościowych.