Jak obniżyć koszty wysyłki? 11 praktycznych wskazówek

Koszty wysyłki mogą znacząco wpłynąć na rentowność małych sklepów internetowych. Na szczęście istnieją sprawdzone sposoby, dzięki którym możesz skutecznie konkurować z dużymi sprzedawcami, oferując atrakcyjne opcje dostawy, nawet darmową wysyłkę.

Poznaj 11 strategii, które pomogą Ci obniżyć koszty wysyłki, jednocześnie utrzymując wysoką jakość obsługi klienta i zdrową i marżę zysku.

Jak obniżyć koszty wysyłki w małej firmie?

1. Skorzystaj z funkcji wysyłki w Shopify, aby obniżyć koszty przewoźników
2. Korzystaj z wysyłki o stałej stawce
3. Dokładnie oblicz koszty wysyłki
4. Wybierz odpowiedni rozmiar opakowania
5. Zredukuj wagę paczek
6. Stwórz politykę wysyłki
7. Monitoruj zmiany cen przewoźników
8. Szukaj zniżek na materiały
9. Ubezpieczaj przesyłki u zewnętrznych dostawców
10. Oferuj odbiór osobisty i lokalną dostawę
11. Analizuj dane o lokalizacjach klientów

Wypróbuj te proste i skuteczne sposoby na obniżenie kosztów wysyłki w swoim sklepie.

1. Skorzystaj z funkcji wysyłki w Shopify, aby obniżyć koszty przewoźników

Wysyłka realizowana bezpośrednio z panelu administracyjnego Shopify to jeden z najskuteczniejszych sposobów na obniżenie kosztów dostaw, niezależnie od tego, dokąd wysyłasz paczki.

Platforma zapewnia dostęp do wcześniej wynegocjowanych stawek wysyłkowych u wybranych przewoźników, co pozwala ograniczyć koszty operacyjne bez konieczności podpisywania osobnych umów.

Funkcje wysyłki są dostępne w ramach standardowej subskrypcji Shopify. Z panelu administracyjnego możesz ustawić darmową wysyłkę, stawki ryczałtowe lub automatyczne obliczanie kosztu dostawy w koszyku, a także kupować i drukować etykiety wysyłkowe oraz generować dokumenty celne dla przesyłek międzynarodowych.

2. Korzystaj z wysyłki o stałej stawce

Wysyłka o stałej stawce pozwala ustalić z góry koszt dostawy na podstawie takich kryteriów jak waga zamówienia, jego wartość lub miejsce dostarczenia. Dzięki temu koszty wysyłki są bardziej przewidywalne zarówno dla Ciebie, jak i dla klientów.

Jasno określona cena dostawy przy kasie zmniejsza niepewność na ostatnim etapie zakupów, co może pomóc ograniczyć liczbę porzuconych koszyków.

Stałe stawki wysyłki sprawdzają się szczególnie wtedy, gdy regularnie wysyłasz produkty o podobnych gabarytach lub wartości. Z góry wiesz, ile kosztuje realizacja zamówienia, co ułatwia planowanie marży i budżetowanie kosztów logistycznych.

W Shopify możesz ustawić wysyłkę o stałej stawce jako jeden z typów kosztów dostawy dostępnych w koszyku. Stawki możesz przypisywać do konkretnych stref wysyłkowych lub uzależniać je od wartości albo wagi zamówienia.

Na przykład możesz ustalić jedną stałą stawkę krajową na poziomie 20 zł, a niższą, np. 15 zł, dla zamówień o wartości powyżej 200 zł.

💡 Wskazówka: Jeśli wysyłasz zamówienia regularnie, monitoruj swoje wolumeny i całkowite koszty dostaw. Taka dokumentacja ułatwia późniejsze negocjowanie indywidualnych warunków z przewoźnikami.

3. Dokładnie oblicz koszty wysyłki

Aby uniknąć niepotrzebnych wydatków, zadbaj o precyzyjne obliczenie kosztów wysyłki. Uwzględnij wszystkie elementy, które mogą wpływać na cenę, w tym:

• Materiały do pakowania – pudełka, koperty, taśmy, naklejki itp. Zsumuj koszt wszystkiego, co jest potrzebne do bezpiecznego zapakowania zamówienia.
• Czas pracy – uwzględnij roboczogodziny poświęcone na przygotowanie, pakowanie i nadanie przesyłki.
• Opłaty kurierskie – sprawdź, ile kosztuje odbiór i doręczenie paczki przez firmę przewozową.
• Cła i opłaty celne – jeśli prowadzisz sprzedaż międzynarodową, miej na uwadze ewentualne koszty importu i eksportu (wskazówka: do tańszej wysyłki z Azji warto rozważyć usługę ePacket – jeśli jest dostępna).

Dokładna analiza tych kosztów pomoże Ci odpowiednio zaplanować strategię wysyłkową – niezależnie od tego, czy doliczasz je do zamówień, oferujesz darmową wysyłkę, czy uwzględniasz je w cenach produktów. Najważniejsze, by nie wpływały negatywnie na Twoją marżę.

4. Wybierz odpowiedni rozmiar opakowania

Mądre podejście do pakowania zamówień może znacznie obniżyć koszty wysyłki. Zwróć uwagę na poniższe wskazówki:

Zmniejsz rozmiar paczki

Nie płać za puste miejsce. Zawsze wybieraj najmniejsze możliwe opakowanie, które nadal zapewni bezpieczeństwo produktom. Elastyczne materiały, takie jak koperty foliowe czy opakowania z wypełnieniem powietrznym, skutecznie chronią zawartość, a jednocześnie są lżejsze i zajmują mniej miejsca niż tradycyjne pudełka kartonowe. Redukcja zbędnej objętości i wagi każdej przesyłki przekłada się na realne oszczędności w dłuższej perspektywie.

Szukaj darmowych materiałów pakowych

Sprawdź, czy przewoźnicy, z których usług korzystasz, oferują darmowe opakowania. Warto też ponownie wykorzystywać pudełka i materiały ochronne, o ile są w dobrym stanie. Takie podejście nie tylko obniża koszty, ale również wspiera komunikację wartości marki, na przykład dbałości o środowisko.

Analizuj historię zamówień

Przeanalizuj historię wysyłek, aby sprawdzić, jakie rozmiary paczek wykorzystujesz najczęściej. Gdy zidentyfikujesz typowe wielkości i struktury zamówień, łatwiej dobierzesz opakowania dopasowane do codziennej sprzedaży. To prosty sposób na ograniczenie odpadów, usprawnienie pakowania i zmniejszenie kosztów.

Stwórz niestandardowe opakowanie

Jeśli sprzedajesz produkty o niestandardowych kształtach lub wymaganiach, inwestycja w niestandardowe opakowanie. Choć początkowo generuje dodatkowe koszty, w dłuższym czasie pozwala zoptymalizować wysyłkę i ograniczyć straty wynikające z uszkodzeń lub zagubionych paczek.

5. Zredukuj wagę paczek

Waga paczki często ma równie duże, a czasem nawet większe znaczenie niż jej rozmiar. Im cięższa przesyłka, tym wyższy koszt wysyłki, zwłaszcza przy większych zamówieniach.

Aby wysyłać lżejsze paczki, zastosuj poniższe rozwiązania:

Pakuj produkty w kartonowe pudełka

Kartonowe pudełka dla e-commerce są bardziej wytrzymałe, a jednocześnie lżejsze niż standardowy karton. Dzięki swojej konstrukcji z warstwami oddzielonymi powietrzem zapewniają dobrą ochronę bez zwiększania wagi.

Pakuj produkty w koperty polipropylenowe

W przypadku produktów niewymagających sztywnej ochrony, takich jak ubrania, lepszym wyborem będą koperty foliowe. Są lekkie, tańsze i zajmują mniej miejsca, co pomaga obniżyć koszty wysyłki.

Stosuj lekkie wypełnienia

Jeśli musisz zabezpieczyć wolną przestrzeń w paczce, sięgaj po materiały o niskiej wadze, na przykład poduszki powietrzne, papier pakowy, folię bąbelkową czy wkładki piankowe. Staraj się pakować produkty ciasno, eliminując zbędny ciężar.

Dziel większe zamówienia na kilka paczek

W niektórych przypadkach rozbicie dużego zamówienia na kilka mniejszych przesyłek może obniżyć łączny koszt wysyłki. Zanim wdrożysz takie rozwiązanie na stałe, dokładnie porównaj koszty i sprawdź, czy jest to opłacalne w Twoim modelu sprzedaży.

Korzystaj z wagi pocztowej

Zainwestuj w wagę pocztową, aby precyzyjnie ważyć każdą paczkę przed nadaniem. Dokładne pomiary pozwolą Ci lepiej kontrolować koszty i uniknąć nieprzewidzianych dopłat za przekroczenie limitów wagowych.

6. Stwórz politykę wysyłki

Klienci często chcą wiedzieć, jak wygląda proces wysyłki. Przejrzysta polityka wysyłki buduje zaufanie i daje poczucie bezpieczeństwa na każdym etapie zakupów. Powinna ona jasno określać koszty wysyłki, przewidywany czas dostawy, zasady zwrotów oraz sposób kontaktu w razie problemów.

Choć sama polityka wysyłki nie obniża bezpośrednio kosztów, pomaga ograniczyć je pośrednio. Dobra komunikacja zmniejsza liczbę zapytań, usprawnia obsługę zamówień i redukuje wydatki związane ze zwrotami.

Jeśli potrzebujesz punktu wyjścia, możesz skorzystać z darmowego szablonu polityki wysyłki Shopify i dostosować go do specyfiki swojego sklepu.

7. Monitoruj zmiany cen przewoźników

Przewoźnicy regularnie aktualizują swoje stawki, co może bezpośrednio wpływać na koszty wysyłki w Twoim sklepie. Dlatego warto na bieżąco śledzić zmiany cen, aby móc odpowiednio wcześnie dostosować swoje ustawienia wysyłki, zanim nowe stawki zaczną obowiązywać.

Wielu przewoźników dokonuje corocznych przeglądów cen, biorąc pod uwagę m.in. koszty operacyjne, paliwo czy obsługę logistyczną. Aktualizacje stawek często wchodzą w życie na początku roku, ale mogą pojawiać się również w jego trakcie. Aktualne ceny największych przewoźników znajdziesz pod następującymi adresami:

• Koszty wysyłki UPS i ogłoszenia o stawkach
• Stawki i dopłaty FedEx
• Cennik InPost

Po każdej większej zmianie stawek warto przeanalizować marże i sprawdzić, czy obecne koszty dostawy nadal są opłacalne dla Twojego modelu sprzedaży.

8. Szukaj zniżek na materiały

Jednym z najprostszych sposobów na obniżenie kosztów wysyłki jest zakup materiałów pakowych w promocyjnych cenach. Warto porównywać oferty na platformach i w hurtowniach internetowych, takich jak Amazon, eBay czy Alibaba, zwracając uwagę zarówno na cenę, jak i jakość produktów. Dobrym rozwiązaniem może być także dołączenie do organizacji branżowych lub sieci zakupowych, które oferują dostęp do specjalnych stawek wynegocjowanych dla swoich członków.

Nie pomijaj również lokalnych dostawców, bo często mają nadwyżki magazynowe lub proponują rabaty przy zamówieniach hurtowych. Dodatkowo niektórzy więksi przewoźnicy sprzedają materiały pakowe po obniżonych cenach. Zakup większych ilości z wyprzedzeniem pozwala zabezpieczyć oszczędności, zgromadzić zapas na przyszłe zamówienia i uniknąć przestojów, gdy materiały będą najbardziej potrzebne.

9. Ubezpieczaj przesyłki u zewnętrznych dostawców

Zabezpieczenie paczek przed zagubieniem lub uszkodzeniem to ważny element kontroli kosztów, jednak ubezpieczenia oferowane bezpośrednio przez przewoźników bywają drogie i często mają ograniczony zakres ochrony.

Alternatywą są zewnętrzni dostawcy ubezpieczeń, którzy proponują bardziej konkurencyjne ceny oraz elastyczne pakiety dopasowane do wartości Twoich produktów. Dzięki temu możesz wybrać poziom ochrony adekwatny do ryzyka i zapłacić niższą składkę. Przed podjęciem decyzji warto porównać kilka ofert, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej odpowiadające potrzebom Twojego sklepu.

10. Oferuj odbiór osobisty i lokalną dostawę

Jednym z najbardziej skutecznych sposobów na ograniczenie kosztów wysyłki jest rezygnacja z usług przewoźników tam, gdzie to możliwe. Jeśli realizujesz zamówienia lokalnie, możesz dostarczać je samodzielnie lub nawiązać współpracę z lokalnymi firmami, a także zaoferować klientom odbiór zakupów w ustalonym punkcie.

Lokalna dostawa i odbiór osobisty przynoszą dodatkowe korzyści:

• Pozwalają zacieśnić relacje z lokalną społecznością i zachęcić mieszkańców do zakupów.
• Poprawiają doświadczenie klientów dzięki szybszej realizacji i braku opóźnień.
• Zwiększają konwersję dzięki niższym kosztom dostawy.

11. Analizuj dane o lokalizacjach klientów

Regularnie przyglądaj się danym wysyłkowym i sprawdzaj, z których miast i regionów pochodzi najwięcej zamówień. Dzięki temu możesz lepiej zaplanować logistykę i umieścić zapasy bliżej miejsc, do których trafia większość przesyłek, zamiast wysyłać wszystko z jednego, oddalonego magazynu.

Na przykład jeśli zauważysz, że znaczna część zamówień trafia do jednego regionu, warto rozważyć współpracę z lokalnym magazynem lub centrum realizacji zamówień w tej okolicy. Krótsze dystanse oznaczają niższe koszty transportu i szybszą dostawę.

Jak obliczyć koszty wysyłki?

Dla właściciela sklepu koszty wysyłki to nie tylko opłaty naliczane przez przewoźników, ale także decyzja, ile z tych kosztów ponosi klient.

Zacznij od określenia wagi i wymiarów najczęściej wysyłanych zamówień. Ustandaryzowany proces pakowania pomoże Ci utrzymać koszty na przewidywalnym i kontrolowanym poziomie.

Następnie zapoznaj się ze strefami wysyłkowymi stosowanymi przez przewoźników. Są one wyznaczane na podstawie odległości od Twojej lokalizacji – im dalsza strefa, tym wyższy koszt dostawy. Analiza map stref pozwoli lepiej zrozumieć, jak dystans wpływa na ceny wysyłki.

Zastanów się także, jakie opcje dostawy chcesz oferować klientom. Przesyłki standardowe są zwykle tańsze, ale wolniejsze, natomiast dostawa ekspresowa zapewnia krótszy czas realizacji kosztem wyższej ceny. Wybór powinien zależeć od oczekiwań klientów i możliwości budżetowych Twojego sklepu.

Na tej podstawie określ strategię wysyłki: czy zaoferujesz darmową dostawę, obciążysz klientów rzeczywistymi kosztami wysyłki, czy zdecydujesz się na stałą stawkę.

Darmowa wysyłka może zwiększyć liczbę finalizowanych zakupów, ale wymaga upewnienia się, że Twoja marża pozwala pokryć dodatkowe koszty. Z kolei rzeczywiste lub stałe opłaty pomagają lepiej kontrolować rentowność.

Koszty wysyłki krajowej w Polsce

Koszty wysyłki krajowej w Polsce mogą się różnić w zależności od wybranego przewoźnika, formy dostawy oraz parametrów przesyłki, takich jak waga czy rozmiar paczki. W przypadku lekkich paczek standardowa wysyłka krajowa jest zazwyczaj najbardziej ekonomiczną opcją.

Aby lepiej zobrazować różnice cenowe, poniżej znajduje się przykładowe porównanie orientacyjnych stawek dla niewielkiej paczki wysyłanej na terenie kraju:

Powyższe kwoty mają charakter orientacyjny. Rzeczywiste stawki mogą się różnić w zależności od przewoźnika, warunków umowy oraz wolumenu wysyłek. Przy regularnej sprzedaży online często dostępne są stawki biznesowe, które pozwalają dodatkowo obniżyć koszt pojedynczej przesyłki.

Aby dokładnie obliczyć koszt wysyłki dla konkretnego zamówienia, najlepiej korzystać z aktualnych cenników przewoźników lub narzędzi dostępnych w panelu Shopify, które uwzględniają wagę, wymiary i miejsce doręczenia.

Różne poziomy szybkości dostawy a koszt wysyłki

Koszt wysyłki zależy nie tylko od wagi i wymiarów paczki, ale także od wybranego poziomu szybkości dostawy. Im krótszy czas doręczenia, tym wyższa zazwyczaj jest cena przesyłki.

Większość przewoźników oferuje kilka wariantów dostawy – od opcji ekonomicznych, przez standardowe, aż po przesyłki ekspresowe realizowane w następnym dniu roboczym. Wybór odpowiedniego wariantu pozwala dopasować koszty wysyłki do oczekiwań klientów oraz wartości zamówienia.

Usługi ekspresowe sprawdzają się szczególnie w przypadku pilnych lub wysokowartościowych zamówień, jednak przy sprzedaży produktów o niższej marży często bardziej opłacalne są wolniejsze, tańsze formy dostawy.

Zamiast polegać na sztywnych cennikach, warto porównywać dostępne opcje wysyłki pod kątem:

• Czasu doręczenia
• Kosztu jednostkowego
• Wpływu na marżę i konwersję przy kasie

Nie pozwól, aby koszty wysyłki obniżały Twoją rentowność

To fakt, koszty wysyłki mają realny wpływ na marżę. Właśnie dlatego warto stosować sprawdzone praktyki, które pomogą Ci kontrolować bieżące wydatki i zbudować strategię wysyłkową nastawioną na długofalowe oszczędności.

Rozwiązania do wysyłki Shopify umożliwiają sprzedawcom dostęp do preferencyjnych stawek na przesyłki krajowe. Dzięki temu możesz obniżyć koszty dostawy, skrócić czas realizacji zamówień i jednocześnie poprawić doświadczenie zakupowe klientów.