Bilans firmy: czym jest, jak go czytać + przykłady

Jasny obraz wyników finansowych Twojej firmy może pomóc Ci pozyskać finansowanie, uzyskać kredyt i w wielu przypadkach znacząco ogranicza stres związany z prowadzeniem biznesu. Właśnie dlatego bilans firmy odgrywa tak ważną rolę.

Gdy zbliża się termin rozliczeń albo audyt, przekopywanie się przez paragony czy przeszukiwanie skrzynki mailowej potrafi być wyjątkowo nerwowe. Brak uporządkowanej dokumentacji finansowej może sprawić, że przegapisz szansę na inwestycję, przejęcie lub kredyt.

Jeśli brakuje Ci czasu na przygotowanie bilansu, nie musisz się martwić. Poniżej znajdziesz przejrzyste wyjaśnienie wszystkich kluczowych kroków, przykłady bilansów oraz zalecany format, który pomoże Ci szybko uporządkować finanse firmy.

Czym jest bilans firmy?

Bilans to sprawozdanie finansowe, które pokazuje aktywa, zobowiązania oraz kapitał własny firmy, zwykle w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym. Jego głównym celem jest określenie faktycznej wartości przedsiębiorstwa w danym momencie.

Dlaczego bilans firmy jest ważny?

Bilans pomaga w uzyskaniu finansowania, określeniu wartości firmy oraz utrzymaniu porządku w dokumentacji wymaganej przez urzędy skarbowe.

1. Ubieganie się o kredyt

Gdy bank lub inny pożyczkodawca rozważa udzielenie finansowania, bilans firmy pozwala mu ocenić poziom ryzyka. Szczególną uwagę zwraca się na zobowiązania, aby upewnić się, że firma nie jest nadmiernie zadłużona. Jeśli długi znacznie przewyższają aktywa, kredytodawca może nie zgodzić się na kolejne finansowanie.

Choć instytucje finansowe analizują też rachunek zysków i strat, aby sprawdzić rentowność, bilans pokazuje aktywa, takie jak nieruchomości, maszyny czy zapasy. To one mogą stanowić zabezpieczenie w przypadku problemów ze spłatą zobowiązań.

Właściciele sklepów na Shopify mogą natomiast korzystać z Shopify Capital. W tym modelu zamiast klasycznego bilansu wykorzystywane są dane sprzedażowe, na podstawie których określana jest dostępna kwota finansowania, spłacana procentem od przyszłych przychodów.

2. Wycena firmy

Przy planowanej sprzedaży lub przejęciu firmy bilans jest jednym z pierwszych dokumentów, o które poprosi potencjalny nabywca. Pozwala on zrozumieć realną kondycję finansową przedsiębiorstwa.

Na wycenę wpływają także inne czynniki, takie jak baza klientów na tle rynku, przewagi konkurencyjne, zespół i zarząd (szczególnie przy przejęciach typu acquihire), dynamika wzrostu oraz poziom przychodów i zysków.

3. Analiza sytuacji finansowej w czasie

Bilans firmy pokazuje, czy w danym momencie aktywa przewyższają zobowiązania, czy odwrotnie. Z biegiem lat staje się również źródłem danych historycznych, które pozwalają Tobie, inwestorom lub kredytodawcom ocenić zmiany w kondycji finansowej i zidentyfikować mocne oraz słabe strony firmy.

Składniki bilansu firmy

W małych firmach lista pozycji w bilansie bywa krótka, ale wraz z rozwojem działalności staje się coraz bardziej rozbudowana. W takich sytuacjach pomocny może być gotowy szablonu bilansu, który, pozwoli Ci uporządkować dane i lepiej zrozumieć strukturę bilansu firmy.

1. Aktywa

Aktywa to wszystkie zasoby o wartości ekonomicznej, które posiada firma. Mogą mieć charakter materialny lub niematerialny.

Nowe firmy zazwyczaj dysponują gotówką, zapasami, sprzętem lub maszynami. Czasem pojawiają się także aktywa niematerialne, takie jak patenty czy znaki towarowe. W większych przedsiębiorstwach aktywa obejmują również inwestycje, należności, nieruchomości, środki transportu, rozpoznawalność marki czy zasoby marketingowe, np. listę mailingową czy konto w mediach społecznościowych.

Zależność między pozycjami bilansu opisuje równanie:

Zobowiązania + kapitał własny = aktywa

W bilansie występują dwa rodzaje aktywów:

• Aktywa obrotowe
• Aktywa trwałe

Aktywa obrotowe to zasoby krótkoterminowe, które są zużywane lub zamieniane na gotówkę w ciągu roku. Są to na przykład:

• Gotówka i jej ekwiwalenty
• Należności
• Zapasy
• Papiery wartościowe przeznaczone do obrotu
• Rozliczenia międzyokresowe czynne

Aktywa trwałe obejmują natomiast inwestycje długoterminowe, które nie są przeznaczone do szybkiego upłynnienia ani zużycia w ciągu roku. W tej grupie znajdują się m.in.:

• Rzeczowe aktywa trwałe (nieruchomości, maszyny, urządzenia)
• Inwestycje długoterminowe
• Aktywa niematerialne (patenty, prawa autorskie itp.)
• Wartość firmy

2. Zobowiązania

Zobowiązania to wszystkie kwoty, które firma musi oddać innym podmiotom. Stanowią one obciążenie finansowe w czasie i bezpośrednio wpływają na obniżenie wartości przedsiębiorstwa.

Przykładowo, gdy finansujesz działalność z własnych środków, taka wpłata jest traktowana jako pożyczka od udziałowca. Oznacza to, że firma ma wobec Ciebie zobowiązanie. W praktyce wiele młodych firm funkcjonuje na bazie zadłużenia na kartach kredytowych oraz właśnie pożyczek udziałowców.

W większych organizacjach struktura zobowiązań jest zwykle bardziej rozbudowana i może obejmować m.in. zobowiązania wobec dostawców, leasingi, wynagrodzenia pracowników, kredyty bankowe czy podatki odroczone.

Zobowiązania dzieli się na krótkoterminowe i długoterminowe.

Zobowiązania krótkoterminowe to należności wymagające spłaty w ciągu najbliższych 12 miesięcy, takie jak:

• Zobowiązania handlowe
• Krótkoterminowe kredyty i pożyczki
• Rozliczenia międzyokresowe bierne
• Przychody przyszłych okresów
• Część zobowiązań długoterminowych przypadająca do spłaty w bieżącym roku.

Zobowiązania długoterminowe obejmują zobowiązania, których termin spłaty przekracza jeden rok, w tym:

• Kredyty i pożyczki długoterminowe
• Odroczone zobowiązania podatkowe
• Zobowiązania emerytalne
• Zobowiązania wynikające z umów leasingowych

3. Kapitał własny

Kapitał własny, nazywany również kapitałem udziałowców lub właściciela, odzwierciedla wartość firmy po spłaceniu wszystkich zobowiązań. Jest to różnica pomiędzy tym, co firma posiada, a tym, co jest winna.

Oblicza się go według wzoru:

Aktywa ogółem – zobowiązania ogółem = kapitał własny

Pojęcia takie jak „kapitał akcjonariuszy”, „kapitał udziałowców” oraz „kapitał właściciela” odnoszą się do tego samego znaczenia. W praktyce pierwsze dwa terminy stosuje się głównie wobec spółek, natomiast określenie „kapitał właściciela” dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych.

Dla przykładu, jeśli firma dysponuje aktywami o wartości 20 000 zł i jednocześnie ma 10 000 zł zobowiązań, jej kapitał własny wynosi 10 000 zł. Wraz ze wzrostem aktywów oraz spadkiem zadłużenia kapitał własny systematycznie się zwiększa.

Na początkowym etapie prowadzenia działalności ujemny kapitał własny jest zjawiskiem naturalnym. Koszty startowe, takie jak zakup towaru, tworzenie aplikacji czy projekt strony internetowej, często przewyższają posiadane aktywa. Możesz więc zainwestować np. 50 000 zł w rozwój firmy, zanim zacznie ona generować majątek lub gotówkę.

Do kapitału własnego zalicza się m.in.:

• Kapitał akcyjny
• Zyski zatrzymane
• Akcje zwykłe
• Akcje własne

Przykład bilansu

Bilans firmy może być wymagany przez różnych kluczowych interesariuszy. Przykładowo, urząd skarbowy może wytypować Twoją działalność do kontroli. W takiej sytuacji bilans, zawierający zestawienie aktywów i zobowiązań, pozwala kontrolerowi szybko i jasno ocenić kondycję finansową przedsiębiorstwa.

Poniżej przedstawiono przykładową strukturę aktywów i zobowiązań, jaka może występować w przypadku nowo powstałej firmy:

Jak stworzyć bilans w arkuszu kalkulacyjnym?

1. Ustal regularny harmonogram
2. Przygotuj format bilansu
3. Określ wartość aktywów niematerialnych

1. Ustal regularny harmonogram

Częstotliwość aktualizacji bilansu zależy od skali działalności. Duże firmy często aktualizują go codziennie, natomiast w przypadku mniejszych biznesów najczęściej wystarczają miesięczne zestawienia.

2. Przygotuj format bilansu

Gotowe formaty i szablony bilansu możesz szybko znaleźć w Google, np. w materiałach przygotowanych przez Microsoft lub Smartsheet. Warto też skorzystać z oprogramowania księgowego dla małych firm, które umożliwia wygenerowanie bilansu w formacie PDF na podstawie wprowadzonych danych, takich jak kwoty, informacje o kartach kredytowych czy dane z konta bankowego.

Standardowo w bilansie najpierw prezentuje się aktywa, następnie zobowiązania, a na końcu kapitał własny. Na początkowym etapie działalności liczba aktywów może być ograniczona. Jeśli dana pozycja nie występuje, wpisanie 0 zł jest całkowicie w porządku.

3. Określ wartość aktywów niematerialnych

Wycena aktywów niematerialnych często odbywa się przy wsparciu prawników lub doradców, jednak istnieją także prostsze metody, które pozwalają oszacować ich wartość.

Jednym z najczęściej stosowanych podejść jest metoda rynkowa. Polega ona na określeniu wartości danego aktywa poprzez porównanie go z podobnym aktywem sprzedanym przez inną firmę. Przykładowo, jeśli Twoja firma posiada patent na określony proces produkcyjny, a porównywalne przedsiębiorstwo niedawno sprzedało podobny patent za 67 000 zł, taka kwota może stanowić punkt odniesienia przy wycenie Twojego patentu.

Warto pamiętać, że nie każdy składnik aktywów niematerialnych wymaga wyceny. Jeśli zlecisz wykonanie logo zewnętrznemu projektantowi, możesz oszacować jego wartość rynkową, sprawdzając, za jaką kwotę podobne projekty są sprzedawane. Jeżeli jednak logo ma formę prostego znaku tekstowego, może nie spełniać kryteriów ochrony prawnej, a tym samym nie przedstawiać realnej wartości rynkowej.

Jak czytać bilans?

Podczas analizy bilansu im wyższy kapitał własny, tym lepiej. Taki wynik oznacza, że wartość aktywów przewyższa zobowiązania firmy.

Bilans służy przede wszystkim do oceny sytuacji finansowej w konkretnym momencie, ale porównywanie danych z kolejnych lat pozwala zrozumieć, jak i dlaczego zmienia się wartość przedsiębiorstwa. Analiza zmian w aktywach i zobowiązaniach rok do roku daje pełniejszy obraz rozwoju firmy.

Przykładowo, jeśli w 2021 roku aktywa wzrosły o 15 000 zł, z 235 000 zł do 250 000 zł, a jednocześnie firma spłaciła część kredytu, obniżając zobowiązania o 20 000 zł, z 70 000 zł do 50 000 zł, kapitał własny znacząco się poprawi. Wcześniej wynosił on 165 000 zł, natomiast po tych zmianach wzrósł do 200 000 zł, czyli o 35 000 zł. Na ten wynik wpłynął zarówno wzrost aktywów, jak i redukcja zadłużenia.

Taka poprawa sytuacji finansowej zwiększa wiarygodność firmy w oczach banków i inwestorów. Warto jednak pamiętać, że osiągnięcie stabilnej pozycji wymaga czasu. Nawet jeśli prowadzisz nową firmę i bilans pokazuje ujemny kapitał własny, kluczowe jest, aby dokładnie wiedzieć, w jakim miejscu się znajdujesz. To punkt wyjścia do poprawy wyników i utrzymania ich w dłuższej perspektywie.
Analiza bilansu często opiera się na zestawie wskaźników finansowych, które pomagają ocenić kondycję firmy, m.in.:

• Wskaźnik bieżącej płynności: aktywa obrotowe / zobowiązania krótkoterminowe
• Wskaźnik szybkiej płynności: (aktywa obrotowe – zapasy) / zobowiązania krótkoterminowe
• Wskaźnik zadłużenia do kapitału własnego: zobowiązania ogółem / kapitał własny
• Zwrot z kapitału własnego (ROE): zysk netto / kapitał własny
• Wskaźnik rotacji aktywów: sprzedaż netto / średnia wartość aktywów ogółem

Wskaźniki te pomagają ocenić płynność, wypłacalność oraz efektywność operacyjną przedsiębiorstwa. Aby wyciągnąć trafne wnioski, warto zestawić je z danymi historycznymi lub średnimi dla danej branży.

Ograniczenia

Mimo swojej użyteczności bilans ma także pewne ograniczenia, które należy brać pod uwagę:

• Koszt historyczny – aktywa są ujmowane według ceny nabycia, która nie zawsze odzwierciedla ich aktualną wartość rynkową.
• Amortyzacja – opiera się na założeniach i szacunkach, dlatego może nie oddawać faktycznego zużycia składników majątku.
• Aktywa niematerialne – elementy takie jak własność intelektualna czy wartość firmy bywają trudne do precyzyjnej wyceny, a ich księgowa wartość nie zawsze odpowiada realnej użyteczności biznesowej.
• Pozycje pozabilansowe – niektóre zobowiązania, np. leasing operacyjny czy wybrane instrumenty finansowe, mogą nie być ujęte w bilansie, co utrudnia pełną ocenę ryzyka.
• Statyczny charakter – bilans pokazuje sytuację finansową w jednym konkretnym momencie i nie prezentuje wyników firmy w dłuższym okresie.