Analiza progu rentowności - przewodnik

Jeśli prowadzisz firmę lub dopiero planujesz ją założyć, warto wiedzieć, jak wykonać analizę progu rentowności. To jedno z kluczowych narzędzi przy podejmowaniu istotnych decyzji biznesowych i planowaniu finansów.

Dzięki analizie progu rentowności dokładnie określisz, co musisz zrobić, aby odzyskać początkową inwestycję i zacząć zarabiać.

Czym jest analiza progu rentowności?

Analiza progu rentowności to narzędzie księgowe stosowane w małych firmach, które pozwala ustalić moment, w którym przedsiębiorstwo, produkt lub usługa zaczynają generować zysk. To obliczenie finansowe pokazujące, ile produktów lub usług musisz sprzedać, aby przynajmniej pokryć koszty ich wytworzenia.

Koncepcja progu rentowności opiera się na założeniu, że istnieje minimalny poziom sprzedaży lub produkcji, przy którym działalność nie przynosi ani zysku, ani straty.

M.B. Ndaliman, An Economic Model for Break-even Analysis

Na przykład analiza progu rentowności pozwala określić, ile etui na telefony musisz sprzedać, aby pokryć koszty magazynowania, albo ile godzin usług musisz zafakturować, by opłacić wynajem biura. Każda sprzedaż powyżej tego poziomu zaczyna już generować zysk.

Aby dobrze zrozumieć próg rentowności w swojej firmie, musisz znać dwa podstawowe rodzaje kosztów:

• Koszty stałe: wydatki, które pozostają takie same niezależnie od tego, ile sprzedajesz.
• Koszty zmienne: wydatki, które rosną lub maleją wraz z wielkością produkcji lub sprzedaży.

Dowiedz się więcej: Księgowość dla małych firm: jak założyć i prowadzić księgi rachunkowe

Korzyści z analizy progu rentowności

Wiele małych i średnich firm nie przeprowadza żadnej pogłębionej analizy finansowej. W efekcie nie wiedzą, ile muszą sprzedać, aby zacząć odzyskiwać zainwestowane środki.

Analiza progu rentowności pozwala określić minimalny poziom sprzedaży, przy którym działalność przestaje generować straty.

Lis Sintha, Importance of Break-Even

To także praktyczne narzędzie do planowania i podejmowania decyzji, które dostarcza kluczowych informacji o kosztach, wolumenie sprzedaży, cenach i wielu innych aspektach działalności.

Mądrzejsze ustalanie cen

Znajomość progu rentowności ułatwia ustalanie cen produktów. Skuteczna strategia cenowa to nie tylko psychologia, ale też świadomość wpływu ceny na marżę brutto. Musisz mieć pewność, że przyjęte ceny pozwolą ci pokryć wszystkie koszty.

Pokrycie kosztów stałych

Gdy myślisz o cenie produktu, łatwo skupić się wyłącznie na kosztach zmiennych, czyli kosztach jego wytworzenia. Jednak równie ważne są koszty stałe, takie jak ubezpieczenie czy opłaty za stworzenie strony internetowej. Analiza progu rentowności pomaga uwzględnić je w kalkulacjach.

Wychwycenie pominiętych wydatków

Na etapie planowania małej firmy łatwo przeoczyć część kosztów. Analiza progu rentowności zmusza cię do uwzględnienia wszystkich zobowiązań finansowych, dzięki czemu możesz dokładnie obliczyć próg rentowności i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości.

Wyznaczanie celów sprzedażowych

Po przeprowadzeniu analizy dokładnie wiesz, jaki poziom sprzedaży musisz osiągnąć, aby wyjść na zero. To pozwala wyznaczać konkretne i mierzalne cele sprzedażowe dla ciebie i twojego zespołu. Mając jasno określoną liczbę, łatwiej do niej dążyć.

Mądrzejsze podejmowanie decyzji

Wielu przedsiębiorców podejmuje decyzje pod wpływem emocji. Jeśli mają dobre przeczucia co do nowego pomysłu, po prostu go realizują. Intuicja jest ważna, ale sama nie wystarczy. Skuteczni przedsiębiorcy opierają decyzje na danych. Gdy masz przed sobą konkretne liczby, podejmowanie decyzji staje się znacznie prostsze.

Ograniczenie obciążenia finansowego

Analiza progu rentowności pomaga zmniejszyć ryzyko, pokazując, kiedy lepiej zrezygnować z danego pomysłu biznesowego. Dzięki temu możesz uniknąć kosztownych błędów i ograniczyć finansowe skutki nietrafionych decyzji. Pozwala to bardziej realistycznie ocenić potencjalne wyniki.

Finansowanie firmy

Analiza progu rentowności to ważny element każdego biznesplanu. Często jest wymagana, jeśli chcesz pozyskać inwestora lub finansowanie na rozwój firmy. Musisz udowodnić, że twój pomysł ma solidne podstawy. Co więcej, jeśli wyniki analizy są obiecujące, sam będziesz pewniej podchodzić do finansowania działalności.

Wzór na obliczenie progu rentowności

Próg rentowności oblicza się, dzieląc koszty stałe przez różnicę między średnią ceną sprzedaży a kosztami zmiennymi. To moment, w którym przychody zrównują się z kosztami, a każda kolejna sprzedaż oznacza już zysk.

Wzór: próg rentowności = koszty stałe / (średnia cena sprzedaży – koszty zmienne)

Zanim przejdziesz do obliczeń, warto zrozumieć, jak działa ten wzór. Dzięki temu łatwiej ocenisz rentowność swojego biznesu i jego potencjał zarobkowy w przyszłości.

W praktyce chodzi o to, aby obliczyć zysk netto przypadający na jedną sprzedaną jednostkę, a następnie podzielić koszty stałe przez tę wartość. Dzięki temu dowiesz się, ile jednostek musisz sprzedać, zanim zaczniesz generować zysk.

Jak już wiesz, przychody ze sprzedaży muszą pokryć nie tylko koszty wytworzenia produktu. Pozostała część to tzw. marża kontrybucyjna, czyli kwota, która przeznaczana jest na pokrycie kosztów stałych.

Teraz, gdy rozumiesz, czym jest próg rentowności, jak działa i dlaczego jest ważny, przejdźmy do tego, jak go obliczyć.

Krok 1: zbierz dane

Pierwszym krokiem jest przygotowanie listy wszystkich kosztów związanych z prowadzeniem działalności, dosłownie wszystkiego, od kosztu produktu, przez czynsz, po opłaty bankowe. Zastanów się nad każdym wydatkiem i zapisz go. Następnie podziel koszty na dwie kategorie: stałe i zmienne.

Koszty stałe

Koszty stałe to wydatki, które nie zmieniają się wraz z poziomem sprzedaży. Należą do nich na przykład czynsz, abonamenty na oprogramowanie, ubezpieczenia czy wynagrodzenia.

Sporządź listę wszystkich kosztów, które ponosisz niezależnie od skali działalności. W większości przypadków możesz ująć je jako miesięczne kwoty, chyba że analizujesz krótszy okres, na przykład trzydniowe wydarzenie. Następnie zsumuj wszystkie te wydatki. Jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego do analizy progu rentowności, obliczenia te zostaną wykonane automatycznie.

Koszty zmienne

Koszty zmienne to wydatki, które rosną lub maleją wraz z liczbą sprzedanych produktów. Mogą obejmować m.in. materiały, prowizje, opłaty za przetwarzanie płatności czy wynagrodzenia.

Niektóre koszty mogą być przypisane do obu kategorii, w zależności od modelu działalności. Jeśli zatrudniasz pracowników na etat, ich wynagrodzenia zaliczasz do kosztów stałych. Natomiast osoby pracujące dorywczo, rozliczane godzinowo i tylko wtedy, gdy jest zapotrzebowanie, będą stanowiły koszt zmienny. Przygotuj listę wszystkich kosztów, które zależą od poziomu sprzedaży. Określ koszt przypadający na jedną sprzedaną jednostkę, a następnie zsumuj wszystkie te wydatki.

Średnia cena

Na koniec ustal cenę produktu. Nie musi być ona ostateczna, w każdej chwili możesz ją zmienić. Pamiętaj jednak, że chodzi o średnią cenę sprzedaży. Jeśli oferujesz rabaty, na przykład przy większych zamówieniach, obniży to średnią wartość.

Krok 2: wprowadź dane

Teraz wprowadź wszystkie dane do arkusza kalkulacyjnego. Narzędzie automatycznie uwzględni łączną wartość kosztów stałych i zmiennych w obliczeniach progu rentowności. Twoim zadaniem jest jedynie wpisanie średniej ceny w odpowiednim polu. Po uzupełnieniu danych obliczenia wykonają się automatycznie. Wynik widoczny w prawym górnym rogu, oznaczony jako „Jednostki w progu rentowności”, pokaże, ile produktów musisz sprzedać, aby wyjść na zero.

W powyższym przykładzie analizy progu rentowności próg rentowności wynosi 92,5 jednostki.

Krok 3: wprowadź korekty

Nie bój się testować różnych wariantów. Sprawdź, jak zmieni się wynik, jeśli obniżysz koszty stałe lub zmienne albo zmodyfikujesz cenę. Rzadko udaje się trafić idealne wartości za pierwszym razem, dlatego wprowadzaj poprawki na bieżąco i obserwuj efekty.

Uwaga: nie zapomnij o żadnych wydatkach

Najczęstszym błędem przy analizie progu rentowności jest pomijanie niektórych wydatków, szczególnie kosztów zmiennych. To kluczowe narzędzie wspierające podejmowanie ważnych decyzji biznesowych, dlatego dane, na których się opierasz, muszą być jak najdokładniejsze.

Aby niczego nie przeoczyć, przeanalizuj swoją działalność krok po kroku. Na przykład, rozważając opakowania e-commerce, możesz przypomnieć sobie o konieczności zamówienia papieru firmowego, którego jedno zamówienie wystarcza na 200 przesyłek. Jeśli organizujesz wydarzenie, uwzględnij również takie elementy jak serwetki do posiłków, które sprzedajesz. To także koszty zmienne i powinny znaleźć się w kalkulacji. Jeśli potrzebujesz dodatkowego wsparcia, możesz skorzystać z kalkulatora progu rentowności, który ułatwi przeprowadzenie analizy finansowej.

Przykłady analizy progu rentowności: kiedy ją stosować?

Istnieją cztery typowe sytuacje, w których przeprowadzenie analizy progu rentowności jest szczególnie przydatne.

1. Zakładanie nowej firmy

Jeśli myślisz o założeniu nowej firmy, analiza progu rentowności jest niezbędna. Nie tylko pomoże ocenić, czy twój pomysł biznesowy ma sens, ale także zmusi cię do dokładnego przeanalizowania kosztów, przeprowadzenia researchu i przemyślenia strategii cenowej.

2. Tworzenie nowego produktu

Jeśli już prowadzisz firmę, również warto wykonać analizę progu rentowności przed wprowadzeniem nowego produktu, szczególnie jeśli wiąże się to z większymi wydatkami. Nawet jeśli koszty stałe, takie jak czynsz, pozostaną bez zmian, musisz uwzględnić nowe koszty zmienne i odpowiednio ustalić cenę przed rozpoczęciem sprzedaży.

3. Dodawanie nowego kanału sprzedaży

Każdy nowy kanał sprzedaży wpływa na koszty, nawet jeśli ceny pozostają takie same. Przykładowo, jeśli sprzedajesz online i planujesz otworzyć sklep pop-up, upewnij się, że przynajmniej osiągniesz próg rentowności. W przeciwnym razie dodatkowe koszty mogą negatywnie wpłynąć na całą firmę.

Dotyczy to również kanałów sprzedaży online, takich jak sprzedaż na Instagramie. Jeśli planujesz dodatkowe wydatki, na przykład na reklamy, musisz uwzględnić je w analizie progu rentowności.

4. Zmiana modelu biznesowego

Jeśli rozważasz zmianę modelu biznesowego, na przykład przejście z dropshippingu na własny magazyn, analiza progu rentowności jest kluczowa. Koszty początkowe mogą znacząco wzrosnąć, dlatego warto sprawdzić, czy konieczna będzie również zmiana cen.

Ograniczenia analizy progu rentowności

Choć analiza progu rentowności jest bardzo przydatna w księgowości i podejmowaniu decyzji biznesowych, ma swoje ograniczenia i nie odpowiada na wszystkie pytania.

Nie przewiduje popytu

Warto pamiętać, że analiza progu rentowności nie mówi nic o popycie. Nie pokaże, ile faktycznie sprzedasz ani ilu klientów będzie zainteresowanych twoją ofertą. Określa jedynie, jaki poziom sprzedaży musisz osiągnąć, aby działalność była opłacalna.

Zależność od jakości danych

Niektóre koszty mogą jednocześnie mieć cechy kosztów stałych i zmiennych, co utrudnia ich jednoznaczne przypisanie. W praktyce często trzeba zaklasyfikować je do jednej z tych kategorii. Przykładowo możesz mieć stały koszt pracy, który ponosisz niezależnie od sytuacji, oraz dodatkowy koszt pracy zależny od liczby sprzedanych produktów.

Dokładność analizy progu rentowności zależy bezpośrednio od jakości danych. Jeśli wprowadzisz nieprecyzyjne lub niepełne informacje, wynik również nie będzie wiarygodny.

Uproszczenia modelu

Wiele firm oferuje różne produkty w różnych cenach. Niestety, wzór na próg rentowności nie uwzględnia takiej złożoności. Zwykle trzeba analizować każdy produkt osobno albo przyjąć uśrednioną cenę dla całej oferty. W takiej sytuacji najlepiej przygotować kilka wariantów, aby uzyskać pełniejszy obraz.

Dodatkowo model zakłada, że zmienia się tylko jeden czynnik naraz. W rzeczywistości zmiany są bardziej złożone. Na przykład obniżenie ceny może zwiększyć sprzedaż, a to z kolei może obniżyć koszty zmienne dzięki efektowi skali lub większej efektywności. Dlatego wynik analizy należy traktować jako przybliżenie.

Pomijanie czynnika czasu

Analiza progu rentowności nie uwzględnia zmian w czasie. Wynik zależy od okresu, dla którego liczysz koszty stałe, najczęściej jest to miesiąc. Dowiesz się więc, ile musisz sprzedać w danym okresie, ale nie zobaczysz wahań sprzedaży, na przykład tygodniowych czy sezonowych.

W takich przypadkach konieczne jest wsparcie się analizą przepływów pieniężnych i prognozami sprzedaży.

Co więcej, analiza nie bierze pod uwagę przyszłych zmian. Jeśli na przykład koszty surowców znacząco wzrosną, próg rentowności również się podniesie, o ile nie zwiększysz cen. Z kolei podwyżka cen może wpłynąć na popyt i liczbę klientów. To dynamiczna równowaga, która stale się zmienia.

Pomijanie wpływu konkurencji

Wchodząc na rynek jako nowy gracz, wpływasz na konkurencję, a ona wpływa na ciebie. Konkurenci mogą zmienić ceny, co przełoży się na popyt na twój produkt i może zmusić cię do dostosowania własnej strategii cenowej. Jeśli rynek szybko rośnie, a surowce, z których korzystacie, stają się trudniej dostępne, ich ceny również mogą wzrosnąć.

Ostatecznie analiza progu rentowności daje solidne podstawy do zrozumienia, co jest potrzebne, aby osiągnąć sukces. To niezbędne narzędzie, ale nie jedyne, z którego powinieneś korzystać przed rozpoczęciem działalności lub wprowadzaniem zmian w firmie.

Wskazówki, jak obniżyć próg rentowności

Co zrobić, jeśli po przeprowadzeniu analizy okaże się, że wymagany poziom sprzedaży jest zbyt wysoki i trudny do osiągnięcia? Spokojnie – istnieje kilka sposobów, aby obniżyć próg rentowności.

1. Obniż koszty stałe

Zastanów się, czy możesz zmniejszyć koszty stałe. Im będą niższe, tym mniej produktów musisz sprzedać, aby wyjść na zero. Na przykład, jeśli planujesz otwarcie sklepu stacjonarnego, ale liczby się nie zgadzają, rozważ sprzedaż online i sprawdź, jak wpłynie to na Twoje koszty.

2. Podnieś ceny

Podwyższenie cen oznacza, że potrzebujesz sprzedać mniej jednostek, aby osiągnąć próg rentowności. Marża na każdej sprzedanej sztuce będzie wyższa. Pamiętaj jednak, aby uwzględnić realia rynku i oczekiwania klientów. Wyższa cena często wiąże się z koniecznością zapewnienia lepszej jakości produktu lub obsługi.

3. Obniż koszty zmienne

To zwykle najtrudniejsza opcja, zwłaszcza na początku działalności. Wraz z rozwojem firmy staje się jednak łatwiejsza. Możesz próbować negocjować ceny z dostawcami, zmieniać partnerów lub optymalizować procesy. Na przykład może się okazać, że do pakowania delikatnych produktów bardziej opłaca się używać styropianu zamiast folii bąbelkowej.

Chcesz założyć swoją firmę? Rozpocznij bezpłatny okres próbny Shopify – nie potrzebujesz karty kredytowej.