Wat is Moneybird? De ultieme gids voor Shopify-ondernemers

Als ondernemer wil je bezig zijn met je producten, je marketing en je klanten. De realiteit is echter dat er ook een administratieve kant aan het succes zit. Voor veel Nederlandse ondernemers is er één naam die dan direct naar boven komt: Moneybird. Je hebt de naam vast al eens voorbij horen komen in een radiospotje, een tv-reclame, of tijdens een gesprek met een mede-ondernemer of freelancer.

Maar wat is Moneybird precies, en is het de juiste keuze voor jouw Shopify-webshop? In deze gids duiken we diep in de functionaliteiten, de kosten, de koppelingen met e-commerce en ook de voor- en nadelen waar je in de praktijk tegenaan loopt.

Wat is Moneybird precies?

Moneybird is een Nederlands cloudgebaseerd boekhoudpakket dat in 2008 werd gelanceerd met een duidelijke missie: boekhouden begrijpelijk en zelfs een beetje leuk maken voor ondernemers zonder ‘boekhoudknobbel’. Waar traditionele pakketten tot die tijd vaak aanvoelden alsof ze door accountants voor accountants waren gebouwd, was Moneybird ontworpen vanuit de visie van de ondernemer.

Het bedrijf, gevestigd in Enschede, heeft de afgelopen vijftien jaar de Nederlandse markt voor zzp-software veroverd én veranderd. Waar je vroeger nog dikke mappen met papieren facturen naar een boekhouder moest brengen, zorgde Moneybird ervoor dat de administratie volledig digitaal werd. 

Cloud-based en toegankelijk

Omdat Moneybird volledig in de cloud draait, hoef je geen software te installeren. Je logt in via je browser of gebruikt de mobiele app om onderweg bonnetjes te scannen of facturen te versturen. Dit sluit naadloos aan bij de digitale nomade of de internetondernemer die niet gebonden is aan een vast bureau. Het platform is schaalbaar, wat betekent dat het met je meegroeit van je eerste verkoop tot een volwassen onderneming met personeel.

De doelgroep

Hoewel Moneybird door vrijwel elk type ondernemer gebruikt kan worden, ligt de kracht vooral bij:

• Freelancers en ZZP'ers die een overzichtelijke administratie willen zonder toeters en bellen. De focus ligt hier op snelheid; binnen vijf minuten je kwartaalaangifte doen is het doel.
  
• MKB’ers die behoefte hebben aan automatisering van hun facturatie en directe koppelingen met hun bankrekeningen om tijd te besparen op handmatig uitzoekwerk.
  
• E-commerce-starters die hun Shopify-orders automatisch in hun boekhouding willen laten vloeien, zodat ze geen omkijken hebben naar de facturatie van allerlei kleine bestellingen.

De visie van Moneybird is simpel: door ondernemers inzicht te geven in hun cijfers, verdwijnt de angst voor de Belastingdienst. Je ziet in real-time hoeveel btw je moet afdragen en wat je winst onder de streep is. Dit 'vroegtijdig inzicht' voorkomt de beruchte verrassingen aan het einde van het jaar wanneer de definitieve aanslag inkomstenbelasting op de mat valt.

De functionaliteiten van Moneybird: wat kun je ermee?

Moneybird is meer dan alleen een platform om facturen mee aan te maken. Het is een ecosysteem dat je volledige boekhouding probeert te dekken.

Facturatie en offertes

Het proces begint vaak bij de verkoop. In Moneybird maak je relatief eenvoudig offertes en facturen in je eigen huisstijl. Wat Moneybird hierin sterk maakt, zijn de automatische workflows. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat er na een aantal dagen automatisch een betalingsherinnering wordt gestuurd. Voor Shopify-ondernemers worden deze facturen vaak op de achtergrond gegenereerd via een koppeling, waar we later op terugkomen.

Bankkoppelingen: real-time overzicht

Eén van de meest krachtige functies is de bankkoppeling. Moneybird koppelt met bijna alle Nederlandse banken (zoals Knab, Bunq, Rabobank, ING en ABN AMRO). Zodra er een betaling binnenkomt op je zakelijke rekening, ziet Moneybird dit en probeert de software deze automatisch te matchen aan een openstaande factuur of een ingeboekt bonnetje. Zo heb je altijd een overzicht van voldane en openstaande facturen.

Btw-aangifte in een paar klikken

Aan het einde van het kwartaal hoef je niet meer met een schoenendoos vol bonnetjes naar je accountant. Moneybird zet de btw-aangifte voor je klaar op basis van de inkomsten en uitgaven die je gedurende het kwartaal hebt verwerkt. Je kunt de aangifte zelfs direct vanuit de software indienen bij de Belastingdienst.

Inkomende facturen toevoegen

Niemand houdt van handmatig data overtikken. Met de scan-functie in de app upload je een PDF van een inkoopfactuur of maak je met je telefoon een foto van een lunchbonnetje. Moneybird herkent de leverancier, het bedrag en de btw-categorie en doet een boekingsvoorstel. Wat ook kan, is aan jou gerichte facturen naar een speciaal Moneybird-mailadres sturen voor automatische verwerking.

Moneybird en Shopify combineren

Wat is Moneybird zonder Shopify-verbinding? Inderdaad: dat is vragen om fouten en simpelweg niet schaalbaar. Want een gemiddelde webshop die een beetje begint te lopen, verwerkt tientallen tot honderden orders per week. Gelukkig is het mogelijk om jouw boekhoudsoftware en Shopify naadloos te laten samenwerken.

Waarom Moneybird aan Shopify koppelen?

Door Shopify aan Moneybird te koppelen, worden je verkopen automatisch gesynchroniseerd. Elke keer dat een klant een bestelling plaatst en betaalt, wordt er op de achtergrond een verkoopfactuur aangemaakt in Moneybird. Dit zorgt ervoor dat je omzetcijfers altijd up-to-date zijn. Bovendien worden ook de klantgegevens netjes opgeslagen in je CRM-gedeelte van Moneybird, wat handig is voor eventuele latere servicevragen of zakelijke facturatie.

Een ander groot voordeel is de afhandeling van betalingen. Shopify Payments of providers zoals Mollie groeperen uitbetalingen vaak, waar de transactiekosten al van afgetrokken zijn. Slimme koppelingen tussen Shopify en Moneybird kunnen deze transactiekosten automatisch wegboeken op de juiste kostenrekening, zodat je boekhouding tot op de cent nauwkeurig klopt zonder dat je zelf rekenmachines hoeft te gebruiken.

Hoe werkt de koppeling?

Omdat Moneybird en Shopify twee verschillende systemen zijn, heb je software nodig die als 'brug' fungeert. Hoewel Moneybird zelf geen directe knop heeft om Shopify te importeren, zijn er integratie-apps beschikbaar in de Nederlandse Shopify App Store.

Deze apps zorgen ervoor dat gegevens in real-time of op gezette tijden worden uitgewisseld. Wanneer een klant afrekent, 'vertelt' de koppelsoftware aan Moneybird dat er een factuur moet worden aangemaakt. Je kunt hierbij vaak zelf instellen hoe die factuur eruit ziet en op welke grootboekrekening de omzet moet vallen. Het grote voordeel hiervan is dat je geen omkijken meer hebt naar je verkoopadministratie; alles gebeurt volledig op de achtergrond terwijl jij slaapt.

Het voordeel van automatisering en de OSS-regeling

Het grootste voordeel voor Shopify-gebruikers is de afhandeling van btw bij internationale orders. Sinds de invoering van de OSS-regeling (One-Stop Shop) is het berekenen van de juiste btw voor klanten in andere EU-landen complexer geworden. Als je aan een klant in Duitsland verkoopt, moet je 19% btw rekenen; voor Frankrijk is dat 20%. Goede koppelingen zorgen ervoor dat de juiste btw-codes in Moneybird worden gebruikt. Hierdoor kun je aan het einde van het kwartaal simpelweg een rapportage uitdraaien voor je OSS-aangifte, zonder dat je elke order handmatig hoeft te controleren op het land van herkomst.

Voordelen en nadelen van Moneybird voor webshops

Geen enkele software is perfect. Dat geldt ook voor Moneybird: hij kan de ‘perfect fit’ voor de ene ondernemer zijn, terwijl de ander er net niet door overtuigd wordt. Uit reviews en gebruikerservaringen van andere Shopify komen de volgende punten naar boven.

Voordelen van Moneybird

• Gebruiksgemak
  De interface is modern en minder intimiderend dan die van traditionele pakketten. Het voelt meer als een moderne web-app dan als een stoffig boekhoudprogramma, wat de drempel om je administratie bij te werken aanzienlijk verlaagt.
  
• Uitstekende klantenservice
  Ze hebben een zeer uitgebreide kennisbank en de support reageert doorgaans snel. Bovendien zijn er in Nederland duizenden boekhouders die met Moneybird kunnen werken, waardoor je makkelijk hulp kunt vinden.
  
• Alles-in-één extra's
  Functies als urenregistratie en rittenregistratie zitten standaard in de meeste pakketten. Dit is een enorm voordeel voor Shopify-ondernemers die hun webshop combineren met consultancy of andere diensten; je hebt geen aparte apps meer nodig voor je urenverantwoording.
  
• Innovatiekracht
  Moneybird blijft vernieuwen. Denk aan de integratie van een eigen zakelijke betaalrekening en de mogelijkheid om facturen direct via iDEAL te laten betalen door je klanten. Ze begrijpen de behoefte aan snelle cashflow.

Nadelen van Moneybird

• Dashboard-overzichtelijkheid
  Deze software werkt met een soort 'stroomschema' op het dashboard. Voor ondernemers die gewend zijn aan een traditionele balans of een simpel overzicht van 'wat komt erin en wat gaat eruit', kan dit soms rommelig of onlogisch overkomen. Het vergt een leercurve om precies te begrijpen wat de grafieken je proberen te vertellen.
  
• Beperkingen bij groei
  Moneybird is fantastisch voor kleine tot middelgrote webshops. Zodra je echter te maken krijgt met complexe voorraadwaardering, meerdere magazijnen of zeer ingewikkelde internationale bedrijfsstructuren, kan het pakket te 'licht' aanvoelen. Het is geen volwaardig ERP-systeem.
  
• Kosten bij veel transacties
  De verschillende pakketten zijn gebaseerd op het aantal banktransacties en documenten. Als je een webshop hebt met honderden kleine orders per maand, kan dit je dwingen naar een duurder pakket, terwijl je qua functionaliteit misschien genoeg hebt aan een basispakket. Dit kan de marge op goedkope producten onder druk zetten.

De gebruikerservaring van Moneybird

Laten we dieper ingaan op dat dashboard. Als je voor het eerst inlogt, zie je een tijdlijn en verschillende kolommen. Het idee is dat je documenten van 'links naar rechts' door het systeem vloeien: van inkomend naar verwerkt naar betaald.

De leercurve

Hoewel de marketing beweert dat het simpel is, blijft boekhouden een vak apart. De navigatiestructuur (met het zijmenu) is duidelijk, maar de manier waarop Moneybird transacties aan facturen koppelt, vraagt om een paar uur oefening. Vooral het verwerken van betalingen via providers zoals Mollie of Shopify Payments kan in het begin verwarrend zijn, omdat het bedrag op je bankrekening vaak niet exact overeenkomt met de orderwaarde (vanwege de ingehouden transactiekosten).

Visuele weergave

De visuele rapportages zijn kleurrijk en modern. Je ziet direct een grafiek van je inkomsten versus uitgaven. Echter, door de focus op 'documenten' in plaats van pure 'grootboekrekeningen', moet je soms diep graven in de instellingen om de rapportages te krijgen die je accountant misschien van je vraagt.

Prijzen en pakketten: wat kost het je?

Het kiezen van het juiste boekhoudpakket is ook een financiële beslissing. Je wilt niet betalen voor functionaliteiten die je niet gebruikt, maar je wilt ook niet beperkt worden in je groei. Moneybird hanteert een model dat meebeweegt met de activiteit in je onderneming. Dit is eerlijk, maar het betekent wel dat je periodiek moet controleren of je nog in het juiste jasje zit.

Moneybird werkt met een transparant model, maar je moet goed kijken welk pakket bij je volume past:

• Voor freelancers en starters: € 15 per maand
  Voor de hele kleine ondernemer met weinig facturen en transacties. Ideaal voor de hobbyist of de zij-instromer.
  
• Voor groeiende ondernemers: € 28 per maand
  Hierbij krijg je meer banktransacties en documenten per maand. Dit is meestal het niveau waarop serieuze Shopify-shops instappen.
• Voor onbeperkt boekhouden
  Voor de grote Shopify-shop die dagelijks tientallen orders verwerkt. Je hoeft je hierbij nooit zorgen te maken over limieten.

Gratis proefperiode van 60 dagen

Je hoeft niet meteen voor één van deze betaalde pakketten te kiezen. Moneybird biedt nieuwe gebruikers namelijk een gratis proefperiode van 60 dagen. Er zitten wel enkele beperkingen aan dat gratis pakket: je kunt geen Moneybird Betaalrekening gebruiken, geen periodieke facturen versturen en je kunt de btw-aangifte niet rechtstreeks naar de Belastingdienst sturen.

Alternatieven voor Moneybird

De markt voor boekhoudsoftware in Nederland is verzadigd. Dat is goed nieuws voor jou, want het houdt de prijzen scherp en de innovatie hoog. Maar hoe weet je of je voor Moneybird moet kiezen of voor een van de vele alternatieven? Elke speler heeft zijn eigen specialisme, variërend van spotgoedkoop tot extreem krachtig.

Hieronder zie je hoe Moneybird zich verhoudt tot de andere grote spelers in Nederland:

• e-Boekhouden.nl
  e-Boekhouden is vaak goedkoper en biedt een gratis jaar voor starters. De interface van dit platform ziet er alleen wat gedateerder uit. Moneybird wint het dan ook op hetgebied van UI en moderniteit.
  
• Exact Online
  Exact is de 'grote broer'. Het is vele malen krachtiger voor voorraadbeheer en productiebedrijven, maar het is ook veel duurder en veel ingewikkelder om in te richten. Exact is voor wanneer Moneybird je te klein wordt.
  
• Excel
  Er is geen wedstrijd. Excel is gratis, maar het kost je uiteindelijk honderden euro's aan extra tijd bij je accountant en de kans op fouten bij je btw-aangifte is gigantisch.

Tips voor starten met Moneybird

Het succesvol inzetten van Moneybird valt of staat met de inrichting. Als je vanaf dag één een rommeltje maakt van je categorieën, pluk je daar later de zure vruchten van. Neem daarom de tijd om je administratieve fundament stevig neer te zetten door direct je categorieën logisch in te delen. Denk hierbij aan duidelijke groepen zoals inkoop van goederen, marketingkosten en software-abonnementen; dit zorgt ervoor dat je rapportages later ook echt waardevolle inzichten geven in je winst en verlies.

Om die data vervolgens moeiteloos te voeden, is het slim om op de eerste dag al je bankrekening te koppelen. Zo’n automatische koppeling zorgt ervoor dat elke transactie direct in je overzicht verschijnt. Maak het jezelf nog wat makkelijker door je boekhouder of accountant óók toegang te geven tot je administratie. Zo kan die op afstand meekijken om fouten direct te herstellen en de definitieve jaaraangifte te regelen, zonder dat er ooit nog een ZIP-bestand met facturen heen en weer gemaild hoeft te worden.