Comment choisir le bon logiciel de gestion des commandes B2B ?

Atteindre un volume de ventes de niveau "entreprise" dans votre activité de vente au détail est une réussite remarquable. Cela prouve que vous avez non seulement boosté vos ventes, mais que vous avez aussi bâti une réputation de partenaire fiable dans votre secteur. Cependant, ce succès s'accompagne de nouveaux défis logistiques.

À mesure que votre entreprise se développe, vous aurez besoin d'un système de gestion des commandes (OMS) robuste pour gérer efficacement les produits entrants des fournisseurs et les expéditions sortantes vers les clients. Pour les vendeurs B2B, un processus de gestion des commandes fluide est essentiel pour répondre aux attentes et offrir une expérience client positive.

Les vendeurs interentreprises (B2B) se tournent vers un OMS pour piloter la gestion des stocks et les processus d'exécution des commandes. Si vous êtes dans cette phase de recherche, il est judicieux de comprendre leur fonctionnement et les fonctionnalités à privilégier. Voyons comment choisir la meilleure plateforme de gestion des commandes B2B pour votre activité.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des commandes B2B ?

Un logiciel de gestion des commandes B2B aide les vendeurs à traiter et à suivre les commandes passées par d'autres entreprises. Lorsqu'une commande B2B est enregistrée, le logiciel suit chaque étape du processus, de la saisie des détails de l'achat à la vérification des niveaux de stock, jusqu'à la coordination des expéditions depuis l'entrepôt. Cette technologie réduit l'erreur humaine et garantit la satisfaction des acheteurs en connectant toutes les étapes de la commande au sein d'un système unique et fluide.

Les types de logiciels de gestion des commandes B2B

Les logiciels de gestion des commandes B2B se présentent sous trois formes :

1. Logiciels de gestion des commandes traditionnels
2. Progiciel de gestion intégré (ERP)
3. Plateformes de commerce unifié

Voici leurs différences :

1. Logiciels de gestion des commandes traditionnels

Le logiciel de gestion des commandes traditionnel se concentre uniquement sur le traitement des commandes et des stocks sur plusieurs canaux. Il offre un prix abordable mais des capacités d'intégration limitées. Il vous permet d'accepter des commandes provenant de divers horizons, tels que votre site web, vos magasins physiques et des places de marché en ligne comme Alibaba, où se connectent acheteurs et vendeurs B2B.

Une fois les commandes reçues, ce logiciel gère le processus d'exécution en suivant les stocks, en créant des bons de préparation, en coordonnant les transporteurs et en mettant à jour le statut de livraison.

Avantages :

• Abordable pour les entreprises de toutes tailles avec diverses options tarifaires
• Simple à configurer et à implémenter
• Gère efficacement plusieurs canaux de vente

Inconvénients :

• Intégration limitée avec d'autres systèmes d'entreprise
• Peut nécessiter une saisie manuelle des données dans plusieurs systèmes
• Risque de ne pas bien évoluer à mesure que la complexité de l'entreprise augmente

2. Progiciel de gestion intégré (ERP)

Les logiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP) offrent une intégration complète de toutes les fonctions et données d'entreprise dans un seul système, mais nécessitent un investissement en coût, temps et ressources. Ils agrègent les données de conception de produits, stocks, gestion de la relation client (CRM), ventes et marketing.`

Avec un logiciel ERP, votre équipe commerciale peut consulter les stocks restants dans vos entrepôts, et votre équipe de service client peut retrouver les bons de commande passés et les confirmations de livraison.

De nombreuses entreprises gèrent leurs connexions d'échange de données informatisé (EDI) via leur système ERP. L'EDI est un format numérique standardisé principalement utilisé pour échanger des documents commerciaux comme les bons de commande, factures et avis d'expédition avec les fournisseurs et partenaires commerciaux.

Les logiciels ERP peuvent être coûteux, et les grandes entreprises optent souvent pour une intégration ERP e-commerce complète.

Avantages :

• Offre une vue complète et intégrée de toutes les opérations commerciales
• Élimine les silos de données entre départements
• Offre une visibilité en temps réel sur tous les processus d'entreprise
• Automatise le flux de données entre les différentes fonctions de l’entreprise

Inconvénients :

• Coûteux à acheter et implémenter
• Configuration complexe nécessitant des mois de paramétrage et de formation
• Nécessite souvent des changements de processus internes pour s'adapter au logiciel
• Généralement pratique uniquement pour les grandes entreprises
• Nécessite des ressources informatiques importantes pour la maintenance

3. Plateformes de commerce unifié

Les plateformes de commerce unifié, comme Shopify, offrent une solution complète qui intègre parfaitement les opérations B2B et de vente au détail dans un système unique, simplifiant la gestion des données tout en fournissant des fonctionnalités spécialisées pour chaque modèle économique.

Shopify capture les détails d'achat, gère les mises à jour de stocks, traite les paiements, coordonne l'expédition et gère les retours. Les entreprises utilisant le B2B sur Shopify constatent une augmentation de la fréquence de réapprovisionnement allant jusqu'à 1,2 fois par rapport à celles utilisant d'autres méthodes de vente B2B sur notre plateforme.

Shopify utilise un modèle de données commun qui peut être configuré pour gérer à la fois les transactions B2B et de détail. Si vous souhaitez intégrer les stocks, les données clients et les commandes, Shopify peut synchroniser automatiquement les données entre les activités de gros (wholesale) et de détail. Alternativement, les entreprises nécessitant une gestion des stocks distincte pour le B2B et le DTC (vente directe au consommateur) peuvent configurer des boutiques dédiées, un choix populaire pour les détaillants dépassant les deux millions de dollars de volume en B2B.

Le fait d'avoir toutes vos données de vente au même endroit facilite le reporting. Vous pouvez créer des rapports spécifiques au B2B, à la vente au détail, ou consolidés. Vous pouvez également suivre les produits de l'entrepôt à la livraison plus facilement, voir exactement ce qui est en stock et gérer les expéditions depuis un tableau de bord unique.

Par exemple, The Conran Shop est passé de Magento (Adobe Commerce) à Shopify pour réunir ses activités de vente au détail et de gros. Cela a permis de réduire leurs coûts de 50 %, d'augmenter les conversions de 54 % et de simplifier l'ensemble de leur processus de commande, tout en conservant les fonctionnalités spécifiques nécessaires à la vente en gros.

Par exemple, The Conran Shop est passé de Magento (Adobe Commerce) à Shopify et a rassemblé ses activités de détail et de gros. Cela a réduit leurs coûts de 50%, augmenté les conversions de ventes de 54%, et simplifié tout leur processus de commande tout en conservant les fonctionnalités spéciales nécessaires pour le commerce de gros.

Avantages :

• Combine les opérations B2B et de détail dans une seule plateforme
• Configuration flexible pour une gestion des stocks intégrée ou séparée
• Les données centralisées simplifient les rapports et les analyses
• Plus abordable que les systèmes ERP complets tout en offrant de nombreuses fonctionnalités similaires
• Implémentation plus facile et courbe d'apprentissage plus courte
• Offre une visibilité complète des commandes jusqu’à la livraison

Inconvénients :

• Peut nécessiter des extensions ou des intégrations pour des besoins B2B très complexes

Les fonctionnalités clés des logiciels de gestion des commandes B2B

Les logiciels de gestion des commandes peuvent optimiser vos flux de travail pour répondre aux besoins des acheteurs B2B. Voici cinq fonctionnalités fréquemment incluses dans les plateformes de logiciels de gestion des commandes :

1. Confirmation de commande
2. Confirmation d'expédition
3. Suivi de commande
4. Gestion des prix
5. Gestion de la chaîne d'approvisionnement

1. Confirmation de commande

Le logiciel peut envoyer des confirmations automatiques aux clients ainsi qu'à l'équipe commerciale du vendeur immédiatement après un achat. Ces confirmations incluent généralement le numéro de commande, l'estimation des frais de port et les taxes applicables.

2. Confirmation d'expédition

Les logiciels de gestion des commandes peuvent envoyer une notification d'expédition au client. Ils peuvent aussi vous informer, en tant que vendeur, lorsque vos produits quittent votre entrepôt (ou celui d'un dropshipper).

3. Suivi de commande

Les plateformes de gestion des commandes peuvent récupérer les données d'expédition des services de livraison comme La Poste, Chronopost, DHL, FedEX et UPS et afficher les mises à jour d'expédition depuis des sites tiers. Cela permet aux clients de suivre leurs commandes depuis votre site web plutôt que sur un site externe. Ils peuvent facilement vérifier le statut de leur commande et recevoir des notifications en temps opportun.

4. Gestion des prix

Le logiciel garantit que vos clients B2B voient leurs tarifs négociés partout sur votre site. Lorsqu'un client de gros se connecte, ses prix contractuels spécifiques s'affichent sur toutes les pages, des résultats de recherche aux fiches produits, jusqu'au panier. Cela assure une cohérence tarifaire, même lorsque vous mettez à jour vos prix de base.

Le logiciel gère différents niveaux de prix selon les clients, de sorte que chaque professionnel voit exactement ce qu'il doit payer. C'est un excellent moyen de faciliter l'achat et d'éviter les erreurs de facturation qui pourraient nuire à vos relations commerciales.

5. Gestion de la chaîne d'approvisionnement

Certains logiciels de gestion des commandes peuvent vous aider à suivre les articles expédiés par les fournisseurs. Ils fournissent des données de stock et peuvent même automatiser les approvisionnements pour que les produits soient automatiquement recommandés lorsque les stocks descendent sous un seuil spécifique. Cela inclut une allocation appropriée, pour garantir que vous ayez toujours le bon stock au bon endroit pour éviter les problèmes de rupture de stock.

Cinq facteurs à considérer lors du choix d'un logiciel de gestion des commandes B2B

Au fil de vos recherches, vous trouverez de nombreuses options avec des prix et des fonctionnalités variés. Simplifiez votre sélection en vous concentrant sur ces cinq facteurs clés :

1. Intégration avec d'autres logiciels
2. Facilité d'utilisation
3. Évolutivité
4. Étendue des capacités
5. Prix

1. Intégration avec d'autres logiciels

Le meilleur logiciel de gestion des commandes s'intègre facilement à vos outils actuels, notamment votre logiciel de comptabilité et votre CRM (gestion de la relation client) utilisé pour centraliser les données clients.

Si vous optez pour un ERP, vous choisissez un système qui centralise toutes vos applications et bases de données. Ces systèmes peuvent coûter des centaines de milliers d'euros, bien qu'ils puissent générer des économies sur le long terme.

2. Facilité d'utilisation

Un logiciel n'est utile que si votre équipe sait s'en servir. Si votre service informatique supervise l'intégration initiale, l'ensemble de l'organisation doit pouvoir l'utiliser au quotidien : les commerciaux pour consulter les commandes de leurs clients et les gestionnaires d'entrepôt pour surveiller les stocks. Choisissez une solution que tout le monde peut prendre en main rapidement.

3. Évolutivité

Votre SGC doit pouvoir évoluer avec la croissance de votre entreprise. Un système vraiment évolutif offre :

• Une architecture modulaire qui vous permet d'ajouter de nouvelles fonctionnalités sans perturber les opérations existantes

• Une infrastructure basée sur le cloud qui peut automatiquement allouer plus de ressources lors des pics de commandes

• Une intégration facile avec de nouveaux canaux de vente ou services tiers

La flexibilité est essentielle. Votre logiciel doit s'adapter à l'évolution de votre modèle économique, que vous passiez du "tout en ligne" aux boutiques physiques, que vous pénétriez de nouveaux marchés ou que vous gériez des fluctuations saisonnières.

4. Étendue des capacités

Les fonctionnalités dont vous avez besoin dépendent de la nature de votre activité. Si vous faites du dropshipping, vous n'aurez peut-être besoin que du traitement des commandes. Si vous expédiez vos propres produits, il vous faut un logiciel qui gère toute la logistique, de l'expédition à l'inventaire.

Votre entreprise aura besoin de fonctions comme la tarification négociée ou les prix de gros. Vous pourriez aussi avoir besoin de proposer diverses options de livraison, allant de l'envoi standard à la livraison le jour même. Prendre le temps de définir vos besoins réels vous aidera à choisir un outil efficace aujourd'hui et demain.

5. Prix

Les tarifs varient selon les fonctionnalités, le nombre d'utilisateurs et le volume de commandes mensuelles. Beaucoup de plateformes proposent des tarifs par paliers, vous permettant d'ajuster l'abonnement à la taille de votre entreprise. Ces logiciels sont généralement vendus sous forme d'abonnement mensuel (SaaS). Il est souvent judicieux de choisir la suite la plus robuste que votre budget permet, puis de monter en gamme au fil du temps.

Top cinq des logiciels de gestion des commandes B2B

1. Shopify
2. Cin7 Omni
3. Brightpearl
4. Pipe17
5. SparkLayer

Les logiciels de gestion des commandes peuvent permettre des opérations commerciales plus fluides et aider à augmenter la satisfaction client. Voici cinq options de logiciels de gestion des commandes B2B qui valent la peine d'être considérées :

1. Shopify

Shopify est une solution de commerce unifié capable d'optimiser la gestion de vos commandes B2B et B2C (vente aux particuliers). Parmi ses nombreuses fonctions, Shopify gère votre tunnel d'achat (en ligne et en personne), le traitement des commandes, les confirmations par e-mail, l'exécution logistique et le service après-vente.

En utilisant Shopify comme OMS, vous pouvez automatiser l'intégralité du cycle de vie d'une commande grâce à des flux de travail automatisés, centraliser la gestion des stocks sur tous vos canaux et accéder à des outils de suivi précis. La plateforme prend en charge les flux complexes, incluant les modifications de commandes, les reliquats (back-orders) et les expéditions partielles.

L’offre B2B on Shopify propose des profils d'entreprise personnalisés capables de gérer plusieurs acheteurs et sites avec différents niveaux d'accès, offrant ainsi une expérience sur mesure à chaque client professionnel. Vous pouvez configurer des comptes de gros avec des catalogues de produits spécifiques, des tarifs personnalisés, des quantités minimales, des remises sur volume et des conditions de paiement adaptées.

Shopify s'intègre à une multitude d'outils tiers (ERP, plateformes d'e-mailing, CRM) via l'App Store de Shopify. Vous pouvez également importer des commandes B2B (ressource en anglais) provenant de plateformes externes pour centraliser toutes vos données dans une interface d'administration unique et intuitive. Les clients B2B bénéficient d'une autonomie complète pour passer commande, gérer leur compte et suivre l'historique de leurs transactions.

Le plan Shopify Plus commence à 2 300 € par mois pour les configurations et intégrations standard sur un engagement de trois ans, ou 2 500 € par mois sur un engagement d’un an.

2. Cin7 Omni

Cin7 Omni est un système de gestion des commandes et des stocks multicanal. Ses fonctionnalités incluent la gestion des stocks et d'entrepôt, les opérations de détail et services de point de vente (POS), facturation, paiements et logistique d'expédition. Ses tarifs débutant à 999 € par mois et peuvent s'adapter aussi bien à un simple e-commerce B2C qu'à un service de distribution multinational.

3. Brightpearl

Brightpearl by Sage est un système d'exploitation de détail. Il inclut les fonctionnalités caractéristiques des logiciels de gestion des commandes B2B, y compris la gestion des stocks et commandes, expédition et exécution, gestion d'entrepôt et outils CRM. Il s'intègre avec de nombreuses plateformes de vente tierces, y compris Shopify, et offre un service client pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre abonnement. Contactez Brightpearl pour obtenir un devis personnalisé.

4. Pipe17

Pipe17 est une plateforme d'intégration pour les entreprises gérant à la fois des canaux B2B et de vente directe (DTC), connectant Shopify aux ERP, aux places de marché et aux centres logistiques. Il synchronise automatiquement les stocks et achemine les commandes en temps réel via un tableau de bord convivial.

Le logiciel gère des opérations complexes telles que le fractionnement de commandes, la gestion de kits et l'exécution multi-sites sans nécessiter d'expertise technique. À 24 000 € par an pour le plan standard, il s'adresse aux vendeurs de taille intermédiaire et aux grandes entreprises traitant jusqu'à 4 000 commandes par mois sur un maximum de cinq plateformes connectées.

5. SparkLayer

SparkLayer est une solution spécialisée qui transforme les boutiques Shopify existantes en sites de vente en gros, offrant des prix spécifiques aux clients, des devis, de la facturation et des outils de collaboration d'équipe. Il fournit des prix échelonnés commençant à 49 € par mois pour jusqu'à 50 commandes, avec des services d'intégration gratuits et un support client noté 4,9 sur 5 par les utilisateurs de l'App Store Shopify.

La plateforme bénéficie d'un excellent support client (noté 4,9/5 sur l'App Store de Shopify) et permet aux clients comme aux commerciaux de passer commande facilement, tout en supportant le multi-devise et le multi-langue.

Les avantages d'un logiciel de gestion des commandes B2B

Gagner en efficacité

Un OMS B2B aide votre entreprise à travailler plus intelligemment et plus rapidement en éliminant les étapes inutiles et en centralisant toutes vos informations. Il automatise les tâches routinières, instaure des processus cohérents et évolue avec votre activité pour que votre équipe puisse traiter davantage de commandes sans avoir à recruter.

• Voici comment il booste l'efficacité de votre équipe :

• Affiche vos niveaux de stock sur tous les canaux de vente en temps réel.
• Accélère les approbations de commandes pour éviter les blocages administratifs.
• Rend le traitement des paiements plus rapide et plus facile à suivre.
• Permet aux clients de passer commande et de vérifier leur statut en autonomie, sans vous solliciter par téléphone.
• Remplace les formulaires papier par des enregistrements numériques faciles à retrouver.
• Traite de nombreuses commandes simultanément plutôt qu'une par une.

Grâce à ces gains d'efficacité, votre équipe peut se concentrer sur la gestion des comptes stratégiques, la négociation de meilleures conditions avec les fournisseurs et l'expansion de votre réseau de distribution, au lieu de s'enliser dans le traitement manuel des commandes.

Améliorer les flux de trésorerie (cash-flow)

Lorsque vos données de commande sont centralisées, vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur des indicateurs clés comme la valeur des commandes, les statuts de paiement et les limites de crédit client. Cela permet des prévisions de trésorerie plus précises et aide à identifier les segments de clientèle à forte marge. Vous pouvez également analyser les comportements de paiement de votre base client B2B pour affiner vos politiques de crédit et réduire le délai moyen de paiement (DSO).

Automatiser les processus complexes de la chaîne d'approvisionnement

Un système de gestion des commandes B2B achemine automatiquement les commandes vers les bons centres d'expédition en fonction des niveaux de stock, de la localisation du client et des exigences de livraison.

Une coordination manuelle réduite entre les achats, l'entrepôt et la finance se traduit par une meilleure efficacité opérationnelle. Vous aurez une meilleure visibilité sur les coûts de stockage et pourrez optimiser votre fonds de roulement en maintenant des niveaux de stock appropriés.

Gérez vos commandes B2B et de gros avec Shopify

Que vous traitiez directement avec des acheteurs B2B ou que vous collaboriez avec des distributeurs, vous avez besoin d'une solution qui centralise les bons de commande, suit les expéditions et améliore l'efficacité opérationnelle.

Sans cette centralisation, les entreprises de vente en gros sont confrontées aux erreurs de commande, aux écarts d'inventaire et à des processus manuels inefficaces qui freinent la croissance. Développez et gérez votre activité de gros sur Shopify avec des outils optimisés pour la flexibilité et la personnalisation, pour tous vos acheteurs.