Verkkokaupan kirjanpito – Aloittelijoiden opas (2026)

Yrityksen perustaminen on täynnä virstanpylväitä.

Eräänä päivänä tuotteesi ovat valmiita markkinoille ja avaat verkkokauppasi. Tämän jälkeen koittaa päivä, jolloin teet ensimmäisen myyntisi – tämä merkittävä vaihe ansaitsee tulla huomioiduksi. Verkkokauppayrittäjänä rahan virtaaminen yrityksen pankkitilille voi tuntua jännittävältä.

Ennen kuin juhlistat asiaa, on tärkeää laatia suunnitelma tulojen ja menojen seuraamista ja hallintaa varten. Toisin sanoen tarvitset verkkokaupan kirjanpitojärjestelmän.

Mitä on verkkokaupan kirjanpito?

Verkkokaupan kirjanpito tarkoittaa kaikkien verkkokaupan toimintaan liittyvien taloustietojen ja maksutapahtumien kirjaamista, järjestämistä ja hallintaa. Sitä voidaan pitää pienyrityksen kirjanpidon alalajina, joka on suunniteltu erityisesti verkkokauppiaiden ainutlaatuisiin tarpeisiin.

Kirjanpito on pohjimmiltaan maksutapahtumien seuraamista ja kirjaamista sekä niiden luokittelemista joko tuloiksi tai menoiksi. Melko yksinkertaista, eikö vain?

Kirjanpidon terminologian ymmärtäminen voi kuitenkin olla haastavaa erityisesti liiketoiminnan talousasioiden parissa aloitteleville. Yksinkertaisesti kerrottuna tässä ovat verkkokaupan kirjanpidon keskeiset osat:

• Ostotilaus. Ostotilaus on laillisesti sitova asiakirja, joka ilmoittaa asiakkaan haluamien tuotteiden määrän ja tyypin, joista asiakas sitoutuu maksamaan sovitun hinnan. Ostotilaus ei ole maksu, mutta sen tulisi sisältää maksutiedot. Yritys voi käyttää ostotilausta pyytääkseen raaka-aineita toimittajalta, tai asiakas voi lähettää sen yrittäjälle pyytäen tiettyä määrää tuotteita tai palveluja.
• Myyntitilaus. Myyntitilaus on myyjän usein ostotilauksen perusteella laatima asiakirja, joka sisältää kaikki myynnin tiedot. Myyntitilauksen tulisi sisältää asiakastiedot, myytyjen tuotteiden kuvauksen ja määrän, myyntihinnan, maksutiedot sekä toimitusosoitteen ja -päivämäärän.
• Saamiset ja velat. Nämä termit viittaavat maksamattomiin osto- ja myyntilaskuihin, tai maksamattomien kulujen kokonaismäärään ja tuloihin, joita ei ole vielä saatu.
• Myytyjen hyödykkeiden kustannukset (COGS). Tuotteen tuotanto- ja jakelukustannusten kokonaismäärä. Se lasketaan usein ottamalla huomioon toimitus-, varastointi-, maksukorttimaksut ja muut suoraan myyntiin liittyvät kustannukset. Se ei sisällä yleiskustannuksia, kuten palkanlaskentaa, markkinointia, ohjelmistolisenssejä tai toimitiloja.
• Verkkokaupan arvonlisävero. Tämä viittaa verkkokaupan verohallinnolle maksamaan arvonlisäveroon. Kauppias veloittaa myymistään tuotteista ja palveluista ostajalta arvonlisäveron, jonka suuruus vaihtelee kunkin tuotteen tai palvelun verokannan mukaan. Arvonlisävero ilmoitetaan ja maksetaan verohallinnolle kausittain, yleensä kuukausittain tai neljännesvuosittain.

Mitä verkkokaupan kirjanpito sisältää?

Kaikentyyppisten liiketoimintojen kirjanpidon tapaan verkkokaupan kirjanpito sisältää seuraavat osa-alueet:

• verkkokaupan peruskirjanpitotoiminnot, kuten laskutus, palkanlaskenta ja taselaskelmat
• monimutkaisemmat suunnittelu- ja raportointitoiminnot, kuten taloudellisten laskelmien valmistelu ja strategisen verosuunnitelman laatiminen

Verohallinta, kirjanpito ja kasvun suunnittelu ovat usein kolme keskeistä painopistettä.

Verohallinta

Verohallinta voi olla monimutkaista, ja veroilmoitusten täyttämiseen tai tulkintaan liittyvät virheet voivat aiheuttaa vakavia seurauksia liiketoiminnan omistajille. Siksi verohallinta, kuten verosuunnittelu ja valmistelu, kuuluu monien kirjanpitotoimistojen ydintoimintoihin.

Verkkokaupan verohallinta sisältää kaikkien sovellettavien verojen seuraamisen ja maksamisen, kuten vuosittain toimitettavan yritysveroilmoituksen täyttämisen ja sen mukaisten verojen maksamisen sekä työntekijöiden osalta verokorttien hallinnan sekä niiden mukaisten ennakonpidätysten laskemisen ja maksamisen verohallinnolle.

Verkkokauppiaiden voi olla hankalaa päättää, tuleeko heidän veloittaa ja tilittää verohallinnolle arvonlisäveroa. Yleisesti ottaen jos myyjän liikevaihto ylittää 20 000 euroa vuodessa, hän on velvollinen veloittamaan ja tilittämään myymistään tuotteista tai palveluista arvonlisäveroa. Liikevaihtoa tarkastellaan aina kalenterivuosittain.

Kirjanpito

Tarkka kirjanpito on liiketoiminnan kaiken suunnittelun ja toiminnan perusvaatimus. Tämä sisältää tulojen ja menojen seuraamisen ja luokittelun, varastonhallinnan ja taseiden tarkastelun.

Kirjanpito sisältää myös tilausten palautusten seuraamisen, mikä voi sekä parantaa asiakasuskollisuutta että aiheuttaa kirjanpidollisia haasteita. Huonosti seuratut palautukset voivat vaikuttaa samanaikaisesti myyntiin, varastoon, kuluihin, ennusteisiin ja verojen laskemiseen.

Verkkokaupan kirjanpitojärjestelmän tulisi ottaa huomioon tilausten palautukset ja mahdollistaa palautusten hyväksyminen sekoittamatta talousraportointia.

Kasvun suunnittelu

Liiketoiminnan skaalaaminen voi tuntua jännittävältä. Onneksi verkkokaupan kirjanpito on liiketoiminnan omistajille muutakin kuin velvollisuus. Se on myös prosessi, jonka kautta kerätään kaikki tarvittavat tiedot liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi.

Verkkokaupan kirjanpito voi auttaa analysoimaan:

• mitkä tuotteet tai palvelut ovat kannattavimpia yritykselle
• voittojen muutokset ajan myötä
• suurimmat kulut ja vastuut
• mahdollisuudet kasvattaa voittomarginaaleja

Se voi myös tarjota taloudelliseen vertailuun sopivia tietoja, joita voidaan käyttää uusien projektien, kuten markkinointikampanjan tuoton, menestyksen mittaamiseen ja seuraavien vaiheiden strategiseen suunnitteluun.

Voitko ostaa kilpailijasi? Kuinka paljon käytät vuosittain lähetyksiin, ja säästäisikö varastointi toisessa sijainnissa kustannuksia? Milloin on seuraava kiireinen kausi, ja oletko valmis siihen?

Verkkokaupan kirjanpitoon kuuluu myös talousraporttien, kuten tuloslaskelmien ja kassavirtaennusteiden, laatiminen. Näitä voidaan pitää yrityksen käyttöohjeena – talouslaskelmat ja -raportit edustavat kaikkia yrityksen toiminnan tietoja kootusti yhdessä paikassa.

Mitä asioita verkkokauppayrittäjien on seurattava?

Liiketoiminnan kirjanpito vaatii kaikkien yrityksen maksutapahtumien, varaston ja taloustietojen seuraamista. Tämä sisältää erilaisia mittareita, kuten kassavirran ja bruttovoiton sekä tase- ja tuloslaskelmat.

• Kassavirta. Kassavirta on rahan liikettä yritykseen ja yrityksestä. Kassavirran hallinta voi auttaa täyttämään kaikki velvoitteet ja välttämään tahattoman velan kertymistä.
• Bruttovoitto. Yksi liiketoiminnan keskeisistä mittareista. Bruttovoitto tarkoittaa kokonaisliikevaihtoa, josta vähennetään myytyjen tuotteiden kustannukset. Kaavana tämä voidaan ilmaista muodossa bruttovoitto = liikevaihto - myytyjen tuotteiden kustannukset.
• Bruttomarginaali. Bruttomarginaali lasketaan samoilla tiedoilla kuin bruttovoitto, mutta tämä mittari esitetään prosentteina kokonaisliikevaihdosta. Bruttomarginaalin laskentakaava ilmaistaan muodossa bruttomarginaali = (liikevaihto - myytyjen tuotteiden kustannukset) / liikevaihto. Jos yritys myy esimerkiksi tuotteita, joiden kustannus on 4 000 euroa, ja liikevaihto on 10 000 euroa, bruttovoitto on 6 000 euroa ja bruttomarginaali on 60 %.
• Taselaskelma. Taselaskelma sisältää kolme pääkategoriaa: varat (käteinen, saamiset ja varasto), velat (maksamattomat laskut, palkat ja tuloverot) sekä kaikkien osakkeenomistajien yhteenlaskettu omaisuus.
• Voitto ja tappio. Voitto- ja tappiolaskelma eli tuloslaskelma tarjoaa kattavan näkymän yrityksen kannattavuudesta tietyn ajanjakson aikana. Tulos saadaan selville laskemalla kokonaisliikevaihto, josta vähennetään kaikki liiketoiminnan kulut, kuten myytyjen tuotteiden kustannukset, markkinointikulut, palkat ja yleiskustannukset. Jos tämä luku on positiivinen, yritys on tehnyt voittoa määritellyn ajanjakson aikana. Jos se on negatiivinen, yritys on tuottanut tappiota.

Verkkokauppiaiden kirjanpitotavat

Markkinoilla on tarjolla useita erilaisia kirjanpitopalveluja aina kirjanpito-ohjelmistoista perinteisiin kirjanpitotoimistoihin asti. Ennen yhteistyön aloittamista toimittajan kanssa on aika valita kirjanpitotapa.

Kirjanpitotavat ovat maksuperusteinen kirjanpito ja suoriteperusteinen kirjanpito. Verkkokauppa voi käyttää kumpaa tahansa tapaa, mutta ei molempia samanaikaisesti. Tavan vaihtaminen voi vaatia yhteydenottoa verohallintoon.

Maksuperusteinen kirjanpito

Maksuperusteinen kirjanpito on kirjanpitotapa, jossa tulot ja menot kirjataan rahavirran toteutumisajankohdan mukaan.

Tässä on esimerkki siitä, miten maksuperusteinen kirjanpito toimii:

Vaikuttaa yksinkertaiselta, eikö vain? Tämän tavan mukaan saatat vastaanottaa ostotilauksen 800 euron arvoisesta käsintehdystä kahvipöydästä, valmistaa pöydän ja lähettää sen sitten asiakkaallesi. Maksuperusteisessa kirjanpitotavassa pöydästä saadut tulot kirjataan vasta sitten, kun ostajan maksu saapuu yrityksen tilille.

Sama pätee menoihin. Saatat olla velkaa videokuvaajalle 10 000 euroa tuotevideoiden sarjasta, joka valmistuu vuoden toisen neljänneksen aikana. Koska kyseiset 10 000 euroa ovat edelleen yrityksesi pankkitilillä vuoden ensimmäisen neljänneksen lopussa, sitä ei lasketa mukaan kyseisen vuosineljänneksen kassavirtaan. Kirjanpidollisesti tämä velka muuttuu merkitykselliseksi vasta siinä vaiheessa, kun raha poistuu yrityksen pankkitililtä.

Suoriteperusteinen kirjanpito

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa maksutapahtumat kirjataan silloin, kun varat ansaitaan tai kulut syntyvät, eikä silloin, kun raha vaihtaa omistajaa.

Suoriteperusteista tapaa käytetään useammin suurissa yrityksissä, ja se vaatii enemmän erikoistunutta kirjanpitotietämystä ja käytännön lähestymistapaa tilinhallintaan kuin maksuperusteinen kirjanpito.

Tämä tapa antaa tarkemman kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, mutta se on myös monimutkaisempi kuin maksuperusteinen kirjanpito. Suoriteperusteinen kirjanpito vastaa hyvää kirjanpitotapaa.

Näin se toimii:

Vaikka suoriteperusteinen kirjanpito voi tarjota tarkemman kuvan yrityksen pitkän aikavälin taloudellisesta tilanteesta, se voi myös johtaa liiketoiminnan omistajia harhaan yrityksen tilin nykytilasta. Esimerkiksi edellä mainittu kahvipöydän valmistaja "ansaitsee" 800 euroa heti, kun hän on saanut pöydän valmiiksi, mutta hänen yrityksensä pankkitili voi silti olla tyhjillään.

Parhaat verkkokauppojen kirjanpito-ohjelmistot

Seuraavaksi tarkastelemme parhaita pienyritysten kirjanpito-ohjelmistoja käytettäväksi verkkokaupassasi.

QuickBooks Online

QuickBooks Online on kattava pilvipohjainen kirjanpito-ohjelmisto, joka tarjoaa verkkokaupan automaatiota. Se integroituu suosittuihin verkkokauppakanaviin, kuten Shopifyhin. Tämä ominaisuus poistaa tietojen manuaalisen syöttämisen tarpeen ja tarpeen tarkistaa eri kauppojen myynnit ja maksut.

Ominaisuuksiin kuuluu:

• Saumaton integraatio: voit yhdistää verkkokauppasi ja markkinapaikkasi QuickBooksiin, jotta voit tuoda automaattisesti myynnit ja maksut ja kohdistaa ne oikeisiin tileihin.
• Älykäs täsmäytys: QuickBooks jakaa automaattisesti tulot, verot ja maksut myyntikanavien mukaan ja täsmäyttää maksut pankkitalletuksiin.
• Trendianalyysi: Tarjoaa tietoa alennusmyynneistä, tuloista ja myydyimmistä tuotteista. Voit laatia yksityiskohtaisia raportteja liiketoimintasi suorituskyvystä eri myyntikanavissa.
• Verohallinta: QuickBooks auttaa maksimoimaan verovähennykset automatisoimalla yksityiskohtaiset taloudelliset erittelyt, mikä helpottaa veroilmoituksen täyttämistä.

Lataa QuickBooks Online Shopify Connector -sovellus.

Xero

Xero on pilvipohjainen kirjanpito-ohjelmisto pienille ja keskikokoisille yrityksille. Se tarjoaa monia varojen hallintaan liittyviä ominaisuuksia, kuten käyttöoikeuden rajattomalle käyttäjämäärälle, kaksinkertaisen kirjanpidon ja tukea budjetointiin. Sen koontinäyttöä voi mukauttaa niin, että kaikkia verkkokaupan mittareita voidaan tarkastella kerralla.

Ominaisuuksiin kuuluu:

• Yli 800 integraatiota: integroituu lukuisiin kolmannen osapuolen sovelluksiin, myös Shopifyhin ja Stripeen, mikä parantaa ohjelmiston toiminnallisuutta.
• Rajattomat käyttäjät: ohjelmiston käyttäjien määrää voidaan lisätä tarpeen mukaan ja määrittää eri hallintatasoja eri käyttäjätileille.
• Laskutus ja tarjoukset: Tarjoaa mukautettavan laskutusmallin ja toiminnon tarjousten laatimiseen ja lähettämiseen. Siihen sisältyy myös automaattiset muistutukset, toistuvat laskut ja mahdollisuus lähettää rahaa muille Xero-käyttäjille ja vastaanottaa rahaa heiltä.
• Kulujen seuranta: sovellukseen voi yhdistää suoraan maksukortin ja pankkitilin, luokitella kulut, jakaa maksutapahtumat ja muistaa aiemmin käytetyt maksutapahtumakategoriat.

Lataa Xero Shopify -sovellus.

Zoho Books

Zoho Books on kattava alusta kirjanpitotehtävien hallintaan ja maksutapahtumien järjestämiseen. Se tarjoaa turvallisen paikan yrityksen laskujen käsittelyyn, pankkitilien täsmäyttämiseen ja kulujen hallintaan.

Ominaisuuksiin kuuluu:

• Tuonti: mahdollisuus tuoda ja järjestää olemassa olevat tiedot toimintojen sujuvoittamiseksi.
• Mukauttaminen: mahdollistaa myynti- ja ostotapahtumamallien räätälöinnin liiketoiminnan tarpeiden ja brändi-identiteetin mukaan.
• Automaatiot: helpottaa tehtävien asettamista tärkeysjärjestykseen ja useiden tehtävien hallintaa automatisoitujen työnkulkujen avulla. Näihin sisältyvät sähköpostihälytykset, kenttäpäivitykset ja sovelluksen sisäiset ilmoitukset.
• Asiakirjojen hallinta: Tarjoaa keskitetyn paikan kaikille asiakirjoille mahdollistaen esimerkiksi kuittien lataamisen ja liittämisen maksutapahtumiin. Asiakirjat voidaan myös lähettää suoraan käyttäjän sähköpostiosoitteeseen, jossa ne luokitellaan ja käsitellään automaattisesti.

Näin voit valita sopivan verkkokaupan kirjanpito-ohjelmiston

Sopivan verkkokaupan kirjanpitoratkaisun valitseminen on suuri päätös. Kun vertailet eri vaihtoehtoja, pidä mielessä seuraavat seikat:

• Integraatiot: kaksi järjestelmää yhdistämällä voidaan helposti automatisoida tietojen siirto, pitää varastotasot tarkkoina ja yksinkertaistaa verovelvoitteiden täyttämistä.
• Skaalautuvuus: Liiketoiminnan kasvaessa kirjanpitotarpeet muuttuvat. Pyri löytämään ohjelmisto, joka sisältää erihintaisia ja -kokoisia sopimuksia tai paketteja, joihin voi päivittää tarpeiden kasvaessa.
• Ominaisuudet: Etsi työkaluja, jotka säästävät aikaa esimerkiksi laskutuksessa, kulujen seurannassa, arvonlisäveron ja palkkojen laskennassa ja tukevat useita valuuttoja, mikä voi auttaa sujuvoittamaan hallinnollisten tehtävien hoitamista.
• Helppokäyttöisyys: Ohjelmiston opetteluun tai tiimin kouluttamiseen ei ole mielekästä käyttää paljon aikaa. Varmista, että valitsemasi ohjelmisto on intuitiivinen ja sisältää selkeän käyttöliittymän.
• Asiakaspalvelu: Hyvä tuki auttaa ongelmatilanteissa. Etsi ohjelmistoa, joka sisältää vahvan asiakaspalvelun, kuten live-chatin, puhelintuen ja kattavan tietopankin.
• Turvallisuus: Taloustiedot ovat arkaluontoisia. Varmista, että ohjelmiston ominaisuuksiin kuuluu esimerkiksi kaksivaiheinen todennus, tietojen salaaminen ja säännölliset varmuuskopiot, jotta yrityksesi tiedot pysyvät turvassa.
• Hyvä arvosana: Käy läpi muiden verkkokauppojen ohjelmistosta antamat arvostelut. Muun muassa G2-sivusto ja Shopify App Store sisältävät arviointeja, joiden avulla voit saada hyvän käsityksen ohjelmiston eduista ja haitoista.

Kaiken kaikkiaan kullekin verkkokauppiaalle sopivin ohjelmisto riippuu kunkin verkkokaupan olosuhteista. Ennen ohjelmiston valintaa kannattaa hyödyntää niiden mahdolliset ilmaiset kokeilujaksot, jotta ohjelmiston vastaavuus tarpeisiin on helpompaa varmistaa.

Verkkokaupan kirjanpidon parhaat käytännöt

Kirjanpitosäännöt ja verosäännökset vaihtelevat maittain, joten niistä ajan tasalla pysyminen on ratkaisevan tärkeää liiketoiminnan menestyksen kannalta. Vaikka kirjanpito ei olisikaan vahvuutesi, sinun kannattaa noudattaa muutamia helppoja ohjeita saadaksesi hallittua verkkokauppaasi sujuvasti.

Nämä seitsemän kirjanpidon parasta käytäntöä auttavat niin aloittelevia verkkokauppiaita kuin alan konkareita:

1. Aseta hyvä kirjanpitotapa etusijalle: Kirjanpidon pitäminen ajan tasalla on verkkokaupan tehokkaan kirjanpidon kulmakivi. Kirjaa tarkasti kaikki maksutapahtumat, kuten myynnit, ostot, tulot ja menot. Näin saat selkeän käsityksen yrityksesi taloudellisesta tilanteesta.
2. Automatisoi mahdollisuuksien mukaan: Teknologia helpottaa monien kirjanpitotehtävien automatisointia. Voit käyttää ohjelmistoa myynnin seuraamiseen, verojen laskemiseen ja jopa laskujen lähettämiseen. Tämä vähentää inhimillisten virheiden riskiä ja säästää aikaa.
3. Käytä verkkokaupan kirjanpito-ohjelmistoa: Markkinoilla on monia verkkokauppojen kirjanpito-ohjelmistoja, jotka integroituvat verkkokauppa-alustoihin. Nämä järjestelmät voivat auttaa hallitsemaan ja täsmäyttämään myynnit, varaston ja kulut.
4. Vertaile tilejä säännöllisesti: Ota tavaksi vertailla yrityksesi taloustietoja säännöllisesti tiliotteisiin varmistaaksesi, että kaikki täsmää. Tämä voi auttaa havaitsemaan ja korjaamaan virheitä ennen kuin niistä tulee vakavia ongelmia.
5. Pidä kirjaa varastosta: Erinomainen varastonhallinta on verkkokauppojen elinehto. Kauppiaan on tiedettävä, mitä tuotteita varastossa on sekä mitkä tuotteet menevät kaupaksi ja mitkä eivät. Kirjanpito-ohjelmisto voi tarjota varastonseurantaominaisuuksia, tai voit käyttää varastonhallintajärjestelmää.
6. Seuraa kassavirtaa: Pidä silmällä yrityksesi kassavirtaa eli sitä, kuinka paljon rahaa tulee ja poistuu. Positiivinen kassavirta tarkoittaa, että rahaa tulee sisään ja liiketoimintasi on taloudellisesti terve, mutta jos rahaa poistuu enemmän kuin tulee sisään, tähän ongelmaan on puututtava nopeasti.
7. Ymmärrä verotukseen liittyvät asiat: Arvonlisä- ja tuloveroon liittyvät asiat voivat tuntua monimutkaisilta. Ymmärrä yrityksesi velvoitteet ja varmista, että keräät ja maksat oikean määrän veroja.