Miten valmistaa lehdistömateriaalia – lehdistöpaketin kokoamisohje

Kuvittele, että alasi suurin julkaisu tai jopa paikallinen uutiskanava tarjoaisi brändillesi ilmaista näkyvyyttä. Mieti, kuinka paljon bränditietoisuutta ja liikennettä se toisi yrityksellesi.

Hyvä lehdistöjulkisuus hyödyntää julkaisujen rakentamaa luottamusta ja tuo auktoriteettia brändillesi.

"Lehdistö vahvistaa brändin uskottavuutta ja asiakkaiden suusanallisesti kuulemia asioita", Sara Spiegel, PR-yritys w/Sara PR:n omistaja kertoo. Lopputuloksena on myynnin lisääntyminen.

Miten yrittäjät voivat auttaa verkkosivustojen toimittajia, lehtiä ja kustantajia kirjoittamaan heistä? Se onnistuu vahvan lehdistömateriaalin avulla. Tässä oppaassa käymme läpi lehdistöpaketin kokoamisen.

Mitä on lehdistömateriaali?

Lehdistömateriaali, jota voidaan kutsua myös lehdistöpaketiksi tai digitaaliseksi mediapaketiksi, on asiakirja tai verkkosivuston sivu, joka sisältää resursseja ja tietoja yrityksestä toimittajille ja kustantajille. Parhaassa tapauksessa lehdistömateriaali helpottaa toimittajien työtä, jotta he voivat tutustua tuotteeseen ja brändiin sekä saada käyttöönsä kuvia ja markkinointimateriaaleja julkaistavaksi julkaisuissaan.

Lehdistömateriaali on yleinen ja kätevä tapa tuottaa ja jakaa sisältöä mainostarkoituksiin. Sitä voidaan käyttää tuotelanseerauksista, fuusioista ja yritysostoista ilmoittamisen sekä yrityksen uutisten ja erityistapahtumista kertomisen tukena.

Miksi kannattaa tehdä lehdistömateriaalia?

Sähköisen lehdistöpaketin tarjoamisen kautta brändi voi viestittää pitävänsä lehdistöjulkisuudesta. Se on erinomainen tapa jakaa jutun kokoamiseen tarvittavat tiedot ja yrityksen yhteystiedot.

Hyväkään mediapaketti ei takaa yrityksen mediajulkisuutta, mutta se helpottaa hieman ilmaisen julkisuuden saamista. Mediapaketti on käytettävissä aina, kun yrittäjä verkostoituu ja ottaa yhteyttä julkaisujen toimittajiin – ja koska yrittäjä on tehnyt osan työstä toimittajien puolesta etukäteen, he saattavat suhtautua myönteisemmin hänen kirjoitusehdotukseensa.

Verkossa julkaistu lehdistöpaketti sopii toimittajien ja julkaisujen ohella myös kaikille muille, jotka haluavat puhua yrityksestä tai mainostaa liiketoimintaa, sillä se tarjoaa työkalut sen tehokkaaseen toteuttamiseen. Tähän kuuluvat podcastien pitäjät, bloggaajat, vaikuttajat tai jopa fanit, jotka jakavat brändin tarinan verkkoyhteisössä.

Mitä lehdistöpakettiin kuuluu?

Lehdistömateriaalin sisältö vaihtelee yrityksen ja käytettävissä olevien resurssien mukaan, mutta hyvä lehdistöpaketti voi sisältää seuraavat elementit:

Tarina ja missio

Tämä osio vastaa brändin miksi-kysymykseen. Kerro brändisi tarina eli miksi yrityksesi syntyi. Kerro toimittajille hieman itsestäsi ja siitä, miksi teet sitä mitä teet.

"Kerro selkeästi ja ytimekkäästi, mikä tekee brändistäsi erityisen omalla alallaan", Jessica Postiglione, ravintolisäyritys Bonnyn toimitusjohtaja ja perustaja neuvoo. "Mitä sellaista teet, mitä kilpailijasi eivät tee? Tarjoatko kuluttajille parempaa vastinetta rahalle? Onko yrityksesi kestävämpi? Oletko rakentamassa uutta kategoriaa?"

Tässä lehdistömateriaaliesimerkissä Annmarie Skin Care kertoo tarinansa, missionsa ja ainutlaatuisen prosessinsa, jolloin lehdistö saa paremman käsityksen brändistä.

Liiketoiminnan faktat

Kokoa usein kerrottavat avaintiedot helppolukuiseksi tiedotteeksi estääksesi väärien lukujen leviämisen. Voit lisätä asiakirjaan esimerkiksi seuraavat tiedot yrityksestäsi:

• Kuinka kauan yritys on ollut toiminnassa?

• Kuinka monta asiakasta yritys on palvellut?

• Kuinka monta tuoteyksikköä yritys on myynyt?

• Missä yrityksesi sijaitsee?

• Missä tuotteet valmistetaan?

Visuaaliset materiaalit

Helpota sisällöntuottajien työtä tarjoamalla brändisi logo ja muut materiaalit mahdollisuuksien mukaan korkearesoluutioisina versioina läpinäkyvää taustaa vasten.

Tässä lehdistömateriaaliesimerkissä verkkokauppabrändi The Mantry tarjoaa digitaalisia ja tulostettavaksi sopivia kuvia (mikä edellyttää laadukkaampien kuvien käyttämistä), jotka kaikki ovat ladattavissa brändin sivustolta.

Tiimin jäsenten esittelyt

Lehdistömateriaalissa voidaan korostaa yrityksen perustajaa tai muita avainhenkilöitä, erityisesti jos brändin perustajan tarina on kiinnostava.

Lehdistötiedotteet

Jos käytettävissäsi on ajankohtaisia tai aiempia lehdistötiedotteita, lisää ne lehdistömateriaaliin. Ne voivat koskea uusien tuotteiden julkistuksia, yrityksen päivityksiä tai uutisia kumppanuuksista ja yhteistöistä.

Lehdistöjulkisuus

Jos brändisi on ollut aiemmin esillä lehdistössä, lisää lehdistömateriaaliin kyseiset linkit. Siihen voi kuulua esimerkiksi blogikirjoituksia, haastatteluja, lehtiartikkeleita ja videoita. Jos yrityksestäsi on mainittu podcastissa, radiossa tai paikallisessa uutiskanavassa, lisää linkki kyseiseen julkaisuun tai lisää kyseinen materiaali verkkokauppasi lehdistömateriaalisivulle.

Näin yrityksestäsi kiinnostuneet tahot saavat materiaalia, josta voivat lähteä liikkeelle.

"Kerro vain parhaista lehdistöjutuista", Sara Spiegel neuvoo. "Kun julkaistujen juttujen taso nousee, poista vähemmän arvokkaat jutut."

Yhteystiedot

Miten toimittajat voivat ottaa yhteyttä brändiisi? Monet yritykset perustavat lehdistön yhteydenotoille oman sähköpostiosoitteen, kuten lehdisto@yritys.fi. Oma sähköpostiosoite varmistaa, että lehdistön kyselyt eivät huku asiakaspalvelupyyntöjen joukkoon, joten voit vastata niihin nopeasti.

Tässä verkkokaupan lehdistömateriaaliesimerkissä Dropps ohjaa lehdistön kyselyt brändin omaan median yhteydenotoille tarkoitettuun sähköpostiosoitteeseen PR@dropps.com.

Oikeinkirjoitus tai ääntäminen

Jos yrityksesi nimi kirjoitetaan tai äännetään poikkeuksellisella tavalla tai nimen suuraakkosten käyttö ei vastaa tavallista käytäntöä, voit käyttää mediapakettiasi selventämään brändisi nimen kirjoitusasua ja ääntämistä. Jos brändisi nimi on esimerkiksi YrityksenNimi eikä Yrityksen Nimi tai yrityksennimi, tee se selväksi lehdistömateriaalissa.

Palkinnot ja sertifikaatit

Kerro kaikista palkinnoista ja tunnustuksista, joita yrityksesi on saanut ammattilaisilta tai kuluttajilta. Lisää myös yrityksen asemasta kertovat sertifikaatit, kuten todistus sen hyväntekeväisyysasemasta. Nämä voivat lisätä yrityksesi uskottavuutta ja herättää enemmän luottamusta tuotteisiisi.

Hyväntekeväisyys- ja järjestötyö

Sisällytä lehdistömateriaaliin kaikki yrityksesi tukemat hyväntekeväisyysjärjestöt tai järjestötyö, johon yrityksesi on osallistunut. Nämä voivat vakiinnuttaa yrityksesi aseman myötätuntoisena ja yhteiskuntavastuullisena brändinä – nämä ominaisuudet ovat yhä tärkeämpiä nykypäivän kuluttajille.

Sitaatit

Koosta sitaattien kokoelma, joita media voi käyttää julkaisuissaan. Ne voivat olla peräisin sekä yrityksen johtoryhmältä että työntekijöiltäsi. Näin toimittajien on helpompaa liittää artikkeleihinsa suoria lainauksia tarvitsematta ottaa yhteyttä brändiisi tai järjestää haastattelua.

Digitaalisen lehdistömateriaalin koostaminen

Olemme käyneet nyt läpi lehdistömateriaalin eri elementit. Seuraavaksi tarkastelemme, miten voit koota lehdistöpaketin yrityksellesi.

1. Valitse malli

Ennen kuin valitset suosituksia tai kirjoitat Tietoja meistä -sisältöä, päätä, miten aiot julkaista mediapakettisi lehdistön kyselyitä varten. Haluatko toimittajien ottavan yhteyttä esimerkiksi PR-tiimiisi saadakseen mediapaketin vai pääsevätkö he lataamaan sen itse verkkosivustoltasi?

Julkaisumuoto vaikuttaa siihen, miten brändiäsi voidaan esitellä. Jos lehdistömateriaali on saatavilla helposti, saat todennäköisesti enemmän ja parempaa lehdistöjulkisuutta.

Ladattava PDF-tiedosto on ammattimaisen näköinen tapa brändin esittelyyn. Jos valitset tämän vaihtoehdon, valmis mediapakettimalli on loistava tapa varmistaa, että lehdistöpakettisi sisältää kaikki tarvittavat tiedot. Mediapakettimallit sisältävät tyypillisesti kehotteita ja muokattavia kenttiä, joihin voidaan lisätä yrityksen tiedot.

2. Kirjoita yrityksen yleiskatsaus

Kuvaile brändiäsi ja sen tuotetta muutamalla lauseella. Tämä voi olla loistava tilaisuus kertoa yrityksen missiosta, visiosta ja tavoitteista. Voit lisätä siihen esimerkiksi seuraavat tiedot:

• perustamispäivä

• sijainti

• yrityksen koko tai työntekijöiden määrä

• taustatiedot

• yhteystiedot lehdistöä varten

Pidä kaikki yrityksen tiedot ajan tasalla. Tämä on todennäköisesti se lehdistöpakettisi osa, jonka toimittaja näkee ensimmäisenä.

3. Listaa muutama virstanpylväs

Kerro yrityksesi menestyksestä aloittaen sen uusimmista saavutuksista. Mainitse virstanpylväät, jotka tukevat parhaiten bränditarinaasi.

Tämä lehdistöpaketin osa voi sisältää tietoja, joita ei ole käsitelty yleiskatsauksessa. Toimittajat haluavat lisätietoja yrityksestäsi, joten tietoihin voivat kuulua esimerkiksi:

• rahoituksen vaihe ja merkittävät sijoittajat

• tuotteiden keskeiset ominaisuudet

• erottavat tekijät

• kohderyhmä

Auta toimittajia hahmottamaan, miten yrityksesi vaikuttaa markkinoihin. Muista, että toimittajat haluavat esitellä lukijoilleen sopivia brändejä. Kohderyhmän selkeä määrittely voi motivoida samankaltaiselle väestöryhmälle kirjoittavia toimittajia ryhtymään toimeen.

4. Kerää mediamateriaalia

Lehdistöpaketin tulisi sisältää materiaaleja, jotka auttavat toimittajia tekemään jutun yrityksestäsi. Niihin kuuluvat esimerkiksi:

• yrityksen logo

• tiimin jäsenten kuvat tai henkilökuvat

• suositukset

• faktalehtinen

• tapaustutkimukset

• videot

• lehdistötiedotteet

• julkaisujen logot

• maininnat mediassa

• tuotekuvat

Tee mediamateriaalien lataamisesta helppoa. Voit käyttää apunasi Dropbixin kaltaista tiedostonjakopalvelua tai ryhmitellä materiaalit yhteen ja antaa toimittajien ladata ne tietokoneelleen.

5. Lisää materiaalit verkkosivustollesi

Lisää koostamasi ladattava tai interaktiivinen lehdistöpaketti verkkosivustollesi. Tälle sivulle ei tarvita linkkiä päänavigointivalikosta, mutta Lehdistö- tai Media-linkki kannattaa lisätä sivuston alatunnisteeseen.

Useimmat toimittajat ja kustantajat tietävät, missä kohtaa sivustoa lehdistöpaketti yleensä sijaitsee. Lehdistöpaketin lisääminen verkkokauppaan voi myös edistää hakukoneoptimointia ja tuoda liikennettä verkkosivustolle.

Lehdistömateriaaliesimerkkejä – verkkokauppojen parhaat mediapaketit

Jos tarvitset lisää inspiraatiota, tutustu näihin verkkokauppayrityksiin, jotka ovat onnistuneet lehdistömateriaalien kokoamisessa:

Holstee

Mindfulness-brändi Holstee käyttää lehdistömateriaalissaan tekstipohjaista lähestymistapaa, mutta korostaa keskeisiä tietoja lainauksilla. Lisäksi Holstee luetteloi kaikki olennaiset julkaisut, joissa se on ollut esillä, mikä lisää uskottavuutta. Yhteystiedot ja ladattavat materiaalit, kuten perustajien ja tuotekuvat, sijaitsevat sivun alalaidassa.

LuminAID

Aurinkovalaisinbrandi LuminAID on lisännyt lehdistömateriaaliinsa kuvia, videoita ja blogikirjoituksia. Toimittajat voivat lukea brändin taustatarinan, ladata LuminAIDin lehdistöpaketin tai ottaa yhteyttä sen PR-tiimiin saadakseen lisätietoja.

Huit Denim

Premium-farkkuyritys Huit on toteuttanut verkkosivustonsa lehdistöosion yksinkertaisesti. Se tarjoaa lehdistölle tarkoitetun sähköpostiosoitteen heti sivun yläosassa, jota seuraa linkit mediapakettiin ja lehdistölle tarkoitettuun ladattavaan resurssitiedostoon.

Saa lehdistöjulkisuutta verkkokaupallesi

Nyt on sinun vuorosi. Kun suunnittelet verkossa julkaistavan mediapaketin kokoamista verkkokaupallesi, mieti verkkosivustoja ja julkaisuja, joissa haluat brändisi pääsevän esille. Näin voit päättää paremmin, millaista materiaalia sinun kannattaa koota, jotta brändisi saa todennäköisemmin julkisuutta haluamissasi kanavissa.

Muista, että sinun täytyy edelleen verkostoitua ja pitää brändiäsi esillä, jos haluat saada yrityksellesi lehdistöjulkisuutta. Mediapaketti on vain työkalu, jonka ansiosta toimittajien on helpompaa kertoa brändistäsi johdonmukaisesti ja tarkasti. Sinun täytyy edelleen tehdä työtä julkisuuden saamisen eteen.