Las buenas prácticas contables te ayudan a mantenerte al tanto de tu situación financiera y son esenciales para poder optar a préstamos empresariales, presentar la declaración de la renta y atraer a nuevos inversores.
En este artículo, descubrirás 10 buenas prácticas de contabilidad que pueden ayudarte a gestionar tus finanzas de forma eficaz y a que tu negocio tenga más éxito.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es la práctica de registrar todas las transacciones financieras de una empresa. Estas transacciones, que pueden incluir compras, inversiones, ingresos y otras operaciones, se registran en un libro mayor, que puede ser un libro físico o una hoja de cálculo digital. También pueden registrarse en libros auxiliares para facilitar la organización de la información.
Diferencias entre teneduría de libros, contabilidad y auditoría de cuentas
La teneduría de libros tiene algunos puntos en común con la contabilidad, ya que ambas implican la elaboración de estados financieros y registros, pero la contabilidad es mucho más analítica. Los contables suelen realizar cálculos matemáticos y analizar tendencias a partir de los datos registrados en los libros.
Los contables no necesitan obligatoriamente tener un título universitario para trabajar; aunque los puestos de contabilidad básica suelen requerir formación profesional en Administración y Finanzas o formación equivalente, en algunos casos puede accederse solamente a través de la experiencia laboral.
En comparación, la auditoría de cuentas es una actividad independiente que consiste en revisar y verificar los estados financieros de una empresa para comprobar que reflejan una imagen fiel de su situación económica, de acuerdo con la normativa contable vigente. Su objetivo es aportar confianza y transparencia a terceros, como inversores, entidades financieras o socios.
La auditoría de cuentas sí requiere una habilitación oficial (inscripción en el ROAC), que exige titulación universitaria, experiencia profesional y la superación de un examen oficial.
10 buenas prácticas de contabilidad para pequeñas empresas
- Elige cuidadosamente tu método contable
- Separa las finanzas personales de las empresariales
- Separa las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar
- Sigue el PGC y las NIIF
- Utiliza siempre el mismo sistema de contabilidad
- Mantén actualizados los principales estados financieros
- Presta especial atención a la gestión del flujo de caja
- Lleva a cabo revisiones trimestrales
- Verifica tus registros contables con extractos bancarios y de tarjetas
- Contrata a profesionales cuando sea necesario
Estas 10 buenas prácticas contables no solo te ayudarán a mantener el control de tus finanzas, sino que también te proporcionarán información valiosa sobre la estabilidad financiera de tu empresa.
1. Elige cuidadosamente tu método contable
A la hora de elegir el método de contabilidad de tu empresa, piénsalo bien, ya que cambiar más adelante puede resultar complicado. Existen dos métodos principalmente:
- Contabilidad manual. Esto se realiza de forma manual y es relativamente económico (siempre y cuando se dedique el tiempo necesario o se cuente con el personal para hacerlo), pero es propenso a los errores humanos.
- Contabilidad digital. Esto se hace en un ordenador, utilizando un software. A veces puede resultar caro y es posible que tú o tus empleados tardéis más tiempo en aprender a utilizarlo. Pero una vez que te hayas familiarizado con él, te puede ahorrar mucho tiempo. Además, es importante comprobar que el software contable cumpla con la normativa fiscal vigente en España. Con la implantación del sistema VeriFactu y los nuevos requisitos de la Agencia Tributaria para los programas de facturación, las empresas deben utilizar herramientas que garanticen la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros contables y de facturación. Si estás evaluando diferentes programas, puedes consultar la guía de Shopify sobre programas de contabilidad para pequeñas empresas.
2. Separa las finanzas personales de las empresariales
Para llevar a cabo unas buenas prácticas contables, los propietarios de pymes deben extremar las precauciones a la hora de separar las finanzas de la empresa de sus cuentas personales.
Si no lo haces, tus datos financieros podrían contener inexactitudes, lo que llevaría a las autoridades fiscales, entidades crediticias y a los posibles inversores a negarse a trabajar contigo. Es recomendable que dispongas de una cuenta de empresa para tus finanzas profesionales y una cuenta personal para tu vida privada.
Además, esto te permite separar el historial financiero de la empresa del personal, con el fin de evitar que tus finanzas personales se vean afectadas negativamente por la empresa, y viceversa.
3. Separa las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar
Los contables deben llevar un control de las deudas y los créditos a corto plazo de una empresa. Para ello, registran la información en dos cuentas:
- Cuentas por cobrar. Esta cuenta registra todo el dinero que se le debe a la empresa por los servicios prestados o los bienes vendidos.
- Cuentas por pagar. Esto permite llevar un control de todas las deudas a corto plazo de la empresa, como las facturas de servicios públicos y los pagos a proveedores.
Una pequeña empresa puede configurar estas cuentas llevando un registro y control minucioso de todas las facturas y recibos.
El contable debe registrar todas las facturas pendientes de pago en las cuentas por cobrar o «de clientes», mientras que todas las facturas pendientes de pago deben registrarse en la cuenta por pagar o «de proveedores».
4. Sigue el PGC y las NIIF
En España, el Plan General Contable (PGC) establece el marco principal para la contabilidad y el registro de las operaciones empresariales en la mayoría de las compañías.
Si estás interesado en expandir tu negocio internacionalmente, también puedes aplicar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF-UE). Estas normas son de aplicación obligatoria para determinadas empresas en la UE, especialmente las cotizadas y los grupos que consolidan cuentas bajo la normativa internacional.
5. Utiliza siempre el mismo sistema de contabilidad
Independientemente del sistema de contabilidad que elijas, debes utilizarlo de forma coherente. Si decides aplicar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) o seguir un sistema contable específico, debes mantener la coherencia en su aplicación y evitar cambios, salvo que exista una justificación contable o normativa que lo requiera.
Lo mismo ocurre con el programa de contabilidad que elijas o con el contable que contrates: elige uno que se adapte a tus necesidades e intenta seguir utilizándolo; eso ayudará a reducir las complicaciones y a mantener la exactitud de tus libros contables.
Si alguna vez necesitas contratar a un nuevo contable o buscar un nuevo programa de contabilidad, asegúrate de transferir tus registros con cuidado y tómate tu tiempo para garantizar que no se introduzcan errores en tus libros. Recuerda también asegurarte de que el software se mantenga actualizado conforme a los requisitos de VeriFactu y otras obligaciones fiscales digitales.
6. Mantén actualizados los principales estados financieros
La mayoría de las empresas elaboran al menos tres informes financieros principales:
- Cuenta de pérdidas y ganancias. Una cuenta de pérdidas y ganancias, o cuenta de resultados, refleja todas las fuentes de ingresos, los gastos y los beneficios de una empresa a lo largo de un periodo de tiempo concreto (normalmente un año o un trimestre).
- Balance de situación. El balance de situación (o balance general) es un estado financiero que muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de una empresa en una fecha determinada.
- Estado de flujos de caja. Un estado de flujo de caja proporciona información sobre las entradas y salidas de efectivo de una empresa durante un periodo determinado.
En conjunto, estos tres estados pueden ayudar a los contables y a los posibles inversores a comprender mejor la situación financiera de tu empresa.
7. Presta especial atención a la gestión del flujo de caja
De los tres estados financieros mencionados anteriormente, el estado de flujo de caja, que detalla todos los pagos e ingresos en efectivo, es especialmente importante. Esto te permitirá comprender cómo afectan determinados gastos e ingresos a la estabilidad financiera de tu empresa.
Al analizar el flujo de caja, es posible que observes que algunos clientes pagan las facturas con retraso de forma habitual o que algunos proveedores cobran a tu empresa más de lo que puedes permitirte. Conocer estos datos puede ayudarte a decidir cuándo dejar de hacer negocios con determinados clientes y proveedores o cómo fijar tus precios.
8. Lleva a cabo revisiones trimestrales
Durante una revisión trimestral, un profesional de la contabilidad analizará todos los datos financieros registrados por tu contable y los utilizará para ofrecer recomendaciones sobre el crecimiento de tu empresa, la reducción de gastos, la obtención de préstamos, la financiación y otros asuntos financieros.
Quizá también quieras aprovechar este momento para trazar estrategias y planificar el futuro de la empresa.
9. Verifica tus registros contables con extractos bancarios y de tarjetas
Comprobar mensualmente todas las transacciones registradas con los extractos bancarios y de las tarjetas de crédito es una buena práctica para minimizar el riesgo de errores contables.
Sin embargo, es importante recordar que los extractos bancarios y de tarjetas de crédito no sustituyen a una buena gestión contable. Los bancos y las tarjetas de crédito también pueden cometer errores en ocasiones, por lo que es fundamental que guardes tu propio registro de facturas y recibos.
10. Contrata a profesionales cuando sea necesario
Llevar la contabilidad puede suponer mucho trabajo, sobre todo si ya estás muy ocupado como propietario de una pequeña empresa. Dejar las cosas para más tarde y no anotar las transacciones podría provocar que se acumulen las tareas contables y que tus registros sean muy difíciles de gestionar.
Si te das cuenta de que te estás quedando atrás o te sientes abrumado con la contabilidad, es buena idea contratar a un contable profesional que pueda dedicarle el tiempo necesario para mantener tus cuentas al día.
Preguntas frecuentes sobre buenas prácticas en contabilidad
¿Cuáles son algunos de los errores contables más comunes que cometen los propietarios de pequeñas empresas?
Los propietarios de pequeñas empresas a veces no logran elegir un sistema de contabilidad y seguir utilizándolo, lo que hace que sus registros sean propensos a errores. Además, no llevar un registro adecuado de los datos importantes aumenta la probabilidad de que se produzcan equivocaciones. Es más probable que se eviten estos fallos si se contrata a un contable profesional.
¿Con qué frecuencia debo registrar y conciliar las transacciones financieras?
Deberías registrar las transacciones con la mayor frecuencia posible. Esto puede llegar a ser cada día si esa es la frecuencia con la que se realizan las transacciones. Deberías conciliar tus transacciones con los extractos bancarios o de la tarjeta de crédito al menos una vez al mes.
¿Por qué es importante guardar los recibos y las facturas?
Los recibos y las facturas pueden servir como prueba en caso de que tu banco o la entidad emisora de tu tarjeta de crédito cometa un error, o si te someten a una inspección fiscal. Las facturas también pueden ayudar a prever los ingresos previstos, aunque aún no se hayan cobrado.
¿Cómo pueden ayudarme los informes financieros a tomar mejores decisiones empresariales?
Los informes financieros pueden ayudarte a comprender mejor el origen de tus gastos y tus fuentes de ingresos. Además, pueden ayudarte a identificar tendencias o ciclos estacionales, lo que te permitirá elaborar presupuestos y planificar el futuro de tu negocio.
¿Es necesario contratar a un contable o a un asesor fiscal?
La mayoría de las empresas consideran útil contratar los servicios de un contable o de un asesor fiscal al menos una vez al año para la presentación de impuestos y el cumplimiento de sus obligaciones fiscales. También puedes plantearte contratar apoyo contable si tienes dificultades para mantener al día el registro de operaciones y movimientos financieros.
