Cómo hacer un kit de prensa: guía y ejemplos

Imagina que la publicación más importante de tu sector, o incluso un medio local, decide hablar de tu empresa. Un buen kit de prensa puede ayudarte a conseguir esa cobertura y el tráfico y la visibilidad que la acompañan.

La cobertura mediática también te permite aprovechar la confianza de esas publicaciones y refuerza la autoridad de tu marca. Además, es una buena estrategia para aumentar el reconocimiento de marca, las visitas a tu sitio o tienda y, en última instancia, las ventas.

“La prensa valida una marca y lo que los clientes han escuchado a través del boca a boca”, dice Sara Spiegel, propietaria de la agencia de relaciones públicas w/Sara PR. ¿El resultado? Más ventas.

Si quieres que sitios web, revistas, podcasters y otros medios hablen de tu negocio o consulten a sus responsables como expertos, necesitas un kit de prensa completo y bien organizado.

¿Qué es un kit de prensa?

Un kit de prensa, también conocido como kit de medios digitales, es un documento, página o sección de tu sitio web que contiene recursos e información para periodistas, reporteros y editores. Los mejores kits de prensa facilitan a los medios conocer a fondo la marca y sus productos, así como acceder a fotos de alta resolución y materiales de marketing que pueden usar en sus publicaciones.

Los kits de prensa son una herramienta habitual para compartir información y recursos promocionales con los medios de comunicación. Puedes utilizarlos para anunciar lanzamientos de productos, fusiones y adquisiciones, noticias de la empresa y eventos especiales.

Consejo: es posible que veas que a los kits de prensa se les llama también “kits de medios”. En ecommerce suelen usarse como sinónimos, aunque en el ámbito publicitario y editorial más tradicional, “kit de medios” puede referirse a un documento que muestra datos de audiencia, formatos publicitarios y ejemplos de contenido patrocinado para vender espacios publicitarios.

¿Por qué crear un kit de prensa?

Al compartir un kit de prensa digital, transmites a los medios que tu empresa está disponible para colaborar. Les facilitas toda la información que necesitan para elaborar una historia sobre tu marca, acceder a recursos útiles y ponerse en contacto contigo de forma rápida.

Un buen kit de prensa no garantiza la cobertura mediática para tu negocio; simplemente facilita conseguir esa publicidad gratis. Cuando hagas networking y contactes con periodistas y publicaciones, podrás compartir tu kit de prensa para brindarles acceso a toda la información esencial. La ventaja de facilitarles este trabajo desde el principio es que estarán más predispuestos a interesarse por tu marca.

Además, un kit de prensa ayudará a que cualquier mención de tu negocio en los medios sea más precisa. Si un periodista tiene acceso a tus datos actualizados, tus materiales visuales oficiales y tus mensajes clave, será menos probable que publique datos incorrectos o imágenes desactualizadas.

Pero un kit de prensa online no solo está orientado a los periodistas o a las grandes publicaciones. Cualquier persona que quiera promocionar tu negocio, o simplemente hablar de él, puede obtener las herramientas necesarias para hacerlo de manera efectiva y precisa, ya sea a través de podcasts, blogs, influencers o incluso un fan que comparta tu historia en una comunidad en línea.

¿Qué incluir en un kit de prensa?

• Tu historia y tus valores
• Datos de la empresa
• Descripción de los productos y los servicios
• Recursos visuales
• Biografías de los miembros del equipo
• Comunicados de prensa
• Cobertura de prensa
• Información de contacto
• Enlaces a redes sociales
• Ortografía y pronunciación
• Premios y reconocimientos
• Trabajo benéfico y sin fines de lucro
• Citas
• Historias de éxito de tus clientes
• Reseñas de los clientes

Para que los periodistas prioricen tu propuesta, especialmente cuando trabajan con plazos ajustados, tu kit de prensa debe incluir información precisa y actualizada, además de activos listos para usar. Del mismo modo que tratas de ponérselo fácil a tus clientes durante el proceso de compra, debes facilitarles el trabajo a los periodistas para que hablen de tu marca.

El contenido de tu kit de prensa variará según tu negocio, el tamaño de tu empresa y lo que tengas disponible, pero hay ciertos elementos que siempre debes incluir:

Tu historia y tus valores

Es la razón de ser de tu negocio: cómo surgió y las razones por las que haces lo que haces. En esencia, el tipo de información que se incluye en la sección “Sobre nosotros” de cualquier sitio web. A esta historia debes añadirle tu propuesta de valor: qué hace que tu producto o negocio destaque frente a la competencia.

“Explica de manera clara y concisa qué hace que tu marca sea especial en su sector”, dice Jessica Postiglione, CEO y fundadora de la empresa de suplementos Bonny. “¿Qué haces de forma diferente a la competencia? ¿Ofreces un mayor valor al consumidor? ¿Eres más sostenible? ¿Estás innovando en tu área?”.

En este ejemplo de kit de prensa de Annmarie Skin Care (en inglés), la marca comparte su historia, su propósito y aquello que la hace única, ofreciendo a los medios una visión más completa de su identidad y de lo que representa. La historia de una marca va más allá de conseguir visibilidad en los medios. 

También puede convertirse en una herramienta para atraer clientes: cuando alguien conecta con la historia de una marca, aumenta la probabilidad de que la recuerde, compre sus productos y comparta su propuesta con otras personas.

Datos de la empresa

Recopila estos datos y compártelos en un documento fácil de leer para evitar que se transmitan cifras incorrectas. Este documento también facilita el trabajo de los periodistas y los verificadores de datos, porque no tendrán que buscar la información por su cuenta ni esperar una confirmación por tu parte.

Estas son algunas de las preguntas habituales a las que debes dar respuesta en el apartado de datos de la empresa:

• ¿En qué año se fundó la empresa o cuánto tiempo lleva operando?
• ¿A cuántos clientes ha atendido?
• ¿Cuántas unidades ha vendido?
• ¿Dónde está ubicada tu empresa y en qué zonas opera?
• ¿Dónde se fabrica tu producto?

Descripción de los productos y los servicios

Incluye una explicación breve y directa de los productos o los servicios que ofrece tu negocio. No hace falta convertir esta sección en una página de ventas; céntrate en lo que vendes, a quién ayudas y qué te diferencia.

Una buena descripción de producto para la prensa debe responder rápidamente a estas preguntas:

• ¿Qué problema resuelve tu producto o servicio?
• ¿Qué lo hace distinto de otras opciones del mercado?
• ¿Quién es el cliente ideal?
• ¿Qué beneficio principal debería recordar un periodista?

Recursos visuales

Asegúrate de que periodistas y editores puedan acceder fácilmente a tu logotipo y otros elementos visuales, con archivos de alta calidad y versiones con fondo transparente cuando sea posible. Piensa también en los distintos usos que podría darles un periodista o editor, y proporciona alternativas adaptadas a las diferentes necesidades:

• Versiones para fondos claros y oscuros.
• Diferentes tamaños, por ejemplo, cuadrado y horizontal.
• Favicons o versiones reducidas del logo.
• Imágenes de producto y estilo de vida.
• Fotos del equipo o retratos profesionales.

Este ejemplo en inglés de kit de prensa de la marca de ecommerce The Mantry contiene imágenes preparadas para su impresión (que requieren fotos de mayor calidad) y digitales, todas ellas descargables desde el sitio web de la marca.

Biografías de los miembros del equipo

Puedes incluir en tu kit de prensa información sobre el fundador de la marca u otros miembros relevantes del equipo, especialmente si su trayectoria o historia personal aporta un valor diferencial y ayuda a conectar con los medios. Estas biografías aportan un toque personal a tu propuesta y humanizan tu marca.

Para que resulten realmente útiles y efectivas, no te extiendas demasiado. Lo verdaderamente importante es que incluyas datos clave sobre la trayectoria profesional, los logros relevantes o las áreas de especialización de cada miembro.

También pueden ayudarte a presentar a uno o varios miembros del equipo como referentes o expertos en el sector. De este modo, los medios pueden contar con portavoces disponibles para citas, entrevistas o participaciones en podcasts, televisión y eventos.

Comunicados de prensa

¿Tienes comunicados de prensa actuales o anteriores? Inclúyelos en este apartado organizándolos por fecha (los más recientes primero), para que los periodistas puedan ver rápidamente qué novedades siguen siendo relevantes. Entre estos contenidos puedes incluir anuncios de nuevos productos, actualizaciones sobre la empresa o noticias sobre asociaciones y colaboraciones con otras organizaciones.

Cobertura de prensa

Tal vez tu marca ya ha aparecido con anterioridad en otros medios. En este caso, incluye los enlaces a esas menciones en blogs, entrevistas, artículos de revistas, podcasts e incluso vídeos. Estos ejemplos ayudan a los periodistas y creadores de contenido a conocer la relevancia de tu marca y les ofrecen referencias sobre cómo ha sido presentada anteriormente.

La idea de que “toda prensa es buena prensa” no siempre es acertada. La calidad importa más que la cantidad. “Solo comparte tu mejor prensa”, aconseja Sara Spiegel. “A medida que obtengas menciones más relevantes, elimina las que no lo son tanto”.

Información de contacto

¿Cómo deberían contactarte las publicaciones interesadas en tu marca? Muchas empresas optan por una dirección de email dedicada a las relaciones con los medios, del tipo prensa@tuempresa.com. Una dirección de email específica garantiza que las consultas de prensa no se pierdan entre otro tipo de solicitudes (por ejemplo, las de atención al cliente) y permite agilizar las respuestas. 

Este ejemplo del sitio web BabySense dirige las consultas de prensa al email de contacto dedicado a los medios, collabs@babysensemonitors.com.

También es útil incluir una expectativa de tiempo de respuesta. Los periodistas suelen trabajar con plazos muy cortos; saber si responderás en 8, 24 o 48 horas les ayuda a organizarse mejor. Si estableces expectativas realistas y cumples tus plazos, reforzarás tu reputación como una fuente fiable para los medios.

Enlaces a redes sociales

Una comunidad fiel en redes sociales puede aportar credibilidad. Incluye enlaces a tus perfiles oficiales, así como menciones de influencers, celebridades o creadores de contenido relevantes, si los tienes. Muchas tiendas online como La Flamenca de Borgoña o Two Poles lo hacen desde el apartado de prensa de su sitio web.

También puedes incorporar contenido generado por los usuarios que ayude a explicar el producto, mostrar casos de uso o reflejar la relación entre tu marca y su comunidad. Asegúrate de que el contenido que compartas esté en línea con la imagen de marca que quieres proyectar.

Ortografía y pronunciación

Si tu negocio tiene una ortografía, uso de mayúsculas o pronunciación específicas, puedes usar tu kit de prensa para especificar cómo deseas que se imprima y se pronuncie el nombre de tu marca. Por ejemplo, si eres “NombreDeLaEmpresa” y no “Nombre De La Empresa” o “Nombredelaempresa”, este es el momento de indicarlo con claridad.

También puedes añadir la pronunciación fonética de nombres de marca, fundadores o directivos, especialmente si los periodistas o los podcasters tienen que decirlos en voz alta. ¿Un truco para reducir aún más la posibilidad de errores? Incluye un clip de audio con la pronunciación exacta.

Premios y reconocimientos

Comparte cualquier premio y reconocimiento que tu negocio haya recibido de grupos comerciales o de los consumidores. Incluye también cualquier certificación diferenciadora, como la certificación B Corp o certificaciones de gestión de calidad: ayudarán a legitimar tu negocio e inspirarán más confianza en tus productos.

Enumera los premios y los reconocimientos en orden cronológico inverso, destacando los más recientes primero. Un reconocimiento reciente suele tener más valor informativo que un premio recibido hace varios años.

Trabajo benéfico y sin fines de lucro

Comparte información sobre cualquier organización benéfica que apoyes o cualquier proyecto sin ánimo de lucro en el que haya participado tu negocio. Estos elementos pueden ayudar a posicionar tu empresa como una marca comprometida y con conciencia social, valores que cada vez tienen más peso en las decisiones de compra de los consumidores actuales.

Siempre que sea posible, evita declaraciones vagas o superficiales y emplea cifras concretas. Por ejemplo, en lugar de decir “apoyamos diversas causas medioambientales”, explica cuánto has donado, cuántas horas de voluntariado has aportado o cuál ha sido el impacto de esta iniciativa en cifras concretas.

Citas

Ofrece una selección de citas que los medios puedan utilizar directamente en sus publicaciones, tanto de miembros del equipo directivo como de otros empleados. De esta forma, los periodistas tendrán declaraciones ya preparadas sin necesidad de pedirte información adicional o de concertar una entrevista.

Lo recomendable es preparar dos o tres citas versátiles que puedan adaptarse a distintos enfoques, como innovación, propósito de marca, sostenibilidad, experiencia del cliente o tendencias del sector. Estas declaraciones deben reflejar la identidad de la empresa y ofrecer a los medios ideas claras que puedan integrar fácilmente en sus contenidos.

Historias de éxito de tus clientes

Incluye algunas historias de clientes o estudios de caso que refuercen la credibilidad de tu negocio. Este tipo de contenido funciona como una prueba externa: son los propios clientes satisfechos los que explican por qué tu producto o servicio merece atención.

Siempre que sea posible, añade citas destacadas y datos concretos. Decir “este cliente se benefició” es útil, pero mostrar cifras, resultados o mejoras cuantificables aporta más solidez a la historia que estás compartiendo.

Reseñas de los clientes

Refuerza las historias de tus clientes con reseñas positivas. Puedes incluir valoraciones con estrellas, fragmentos de testimonios, puntuaciones en plataformas de reseñas o contenido generado por los usuarios, como vídeos de clientes probando tus productos.

Selecciona las reseñas que expliquen beneficios específicos de tus productos o servicios, y evita llenar el kit de prensa con comentarios genéricos. Para un periodista, una reseña concreta y verificable suele ser más útil que una larga lista de elogios.

Cómo hacer un kit de prensa digital

1. Elige tu plantilla
2. Escribe una descripción de tu empresa
3. Enumera algunos hitos
4. Recopila tus activos de medios
5. Añádelo a tu sitio web

Ahora que sabes qué incluir en tu kit de prensa, es el momento de que te pongas manos a la obra.

1. Elige tu plantilla

Antes de decidir qué testimonios o información incluir en la página “Sobre nosotros”, define cómo quieres facilitar el acceso a tu kit de prensa para las consultas de los medios. Por ejemplo, puedes optar por que los periodistas contacten directamente con tu equipo de relaciones públicas para solicitarlo o permitir que lo descarguen desde tu web.

El formato influye en el modo en el que los medios perciben y presentan tu marca. Facilitar el acceso a tus materiales de prensa amplía las posibilidades de que obtengas mayor cobertura mediática, así que no descuides la forma en la que los presentas.

Por ejemplo, un PDF descargable es una forma muy profesional de presentar tu marca. Si optas por este formato, una plantilla de kit de prensa puede ayudarte a estructurar el contenido y asegurarte de que incluyes todos los elementos importantes. Estas plantillas suelen incorporar secciones y campos editables para que puedas añadir fácilmente los datos más relevantes de tu empresa.

Consejo: los términos “kit de prensa digital” y “EPK” (kit de prensa electrónico, por sus siglas en inglés) son muy comunes en ecommerce. El primero se refiere más a materiales de redacción, como textos e imágenes, mientras que el segundo es más habitual en los sectores que trabajan más con contenido multimedia.

2. Escribe una descripción de tu empresa

Describe tu marca y tus productos de manera breve y concisa. Puedes emplear esta descripción como un texto estándar al final de cada comunicado de prensa para explicar los objetivos de tu empresa, tu visión y qué te hace diferente.

Aunque se trate de un texto breve, es importante que incluyas esta información:

• Fecha de fundación.
• Ubicación.
• Tamaño de la empresa o número de empleados.
• Información de antecedentes.
• Información de contacto de prensa.

Mantén actualizada la información de tu empresa y establece un proceso interno para revisarla cuando haya cambios relevantes, como nuevos productos, mercados, cifras, premios o miembros del equipo. Asegúrate de que todos los materiales de comunicación de la marca sean coherentes entre sí.

3. Enumera algunos hitos

Documenta la evolución de tu empresa desde sus comienzos hasta la actualidad, citando primero los éxitos más recientes. Pero no pretendas abarcarlo todo: menciona los hitos que mejor reflejen la historia de tu marca.

En esta parte de tu kit de prensa podrás incluir detalles que no aparecen en la descripción de tu marca y que amplían la información que puede resultar útil a los medios:

• Etapa actual de financiación e inversores relevantes.
• Principales funcionalidades de tus productos y los beneficios que aportan a los clientes.
• Elementos que diferencian a tu marca de la competencia.
• Público al que se dirigen tus productos o servicios.

Ayuda a los periodistas a entender qué lugar ocupa tu marca en el mercado y a quién se dirige. Definir claramente tu público objetivo facilita que los medios valoren si encaja con los intereses de su audiencia.

4. Recopila tus activos de medios

Tu kit de prensa debe incluir activos que ayuden a los periodistas a crear una historia sobre tu negocio. Estos suelen ser los materiales habituales:

• Logo de la empresa.
• Fotos del equipo o retratos.
• Testimonios y pruebas sociales.
• Hojas de datos.
• Estudios de casos.
• Vídeos.
• Comunicados de prensa.
• Logos de publicaciones.
• Menciones en medios.
• Fotos de productos.

Facilita la descarga de tus activos de medios. Puedes usar un servicio de intercambio de archivos como Dropbox o agrupar los activos en un archivo comprimido para que los periodistas los descarguen.

Es importante que todas las carpetas y los materiales estén organizados e identificados con nombres claros: logos, fotos de producto, fotos del equipo, comunicados, hojas de datos y cobertura previa. De este modo, las personas interesadas lo tendrán más fácil para localizar lo que buscan. 

Además, muchos periodistas prefieren no descargar archivos adjuntos de remitentes desconocidos, por lo que un enlace a una carpeta organizada puede facilitar el proceso.

5. Añádelo a tu sitio web

Tanto si creas un kit de prensa descargable como uno interactivo, asegúrate de buscarle un hueco en tu sitio web. No es necesario que tenga un espacio destacado en la navegación principal, pero sí conviene añadir un enlace de “Prensa” o “Medios” en el pie de página para que los periodistas puedan encontrarlo fácilmente.

Incluir un kit de prensa en tu tienda online puede ayudarte con la optimización para motores de búsqueda (SEO) y atraer tráfico a tu sitio web. Pero también hay otros lugares a los que puedes añadir un enlace a estos materiales:

• Firmas de correo electrónico.
• Páginas “sobre nosotros”.
• Biografías de LinkedIn.
• Portales para afiliados o embajadores de marca.

Ejemplos de kits de prensa: los mejores kits de medios para ecommerce

Los mejores kits de prensa tienen una organización clara, recursos visuales de alta calidad y acceso sencillo a la información de contacto. Estos tres ejemplos pueden servirte de inspiración:

• Adeba Madrid
• LuminAID
• Huit

Adeba Madrid

Adeba Madrid es una empresa española especializada en mobiliario y equipamiento para oficinas y espacios de trabajo. En su sitio web cuenta con una sección de prensa en la que recopila las menciones más recientes de la marca en distintos medios de comunicación mediante capturas de pantalla de los artículos publicados. 

Debajo de esta selección de apariciones, ofrece un enlace para descargar su kit de prensa, alojado en Dropbox, con recursos adicionales para periodistas y otros profesionales de los medios.

LuminAID

La marca de iluminación solar LuminAID incluye una serie de fotos, vídeos y publicaciones de blog en su kit de prensa (en inglés). Los medios pueden conocer la historia que hay detrás de la marca, descargar un kit de prensa perfectamente organizado por categorías o ponerse en contacto con su equipo de relaciones públicas para obtener más información.

Huit

La marca de moda denim Huit apuesta por un enfoque sencillo en la sección de prensa de su sitio web. En ella muestra un correo de contacto para medios, una selección de apariciones en prensa, una breve descripción de la marca y una biografía de sus fundadores.

Cómo obtener cobertura mediática para tu negocio de ecommerce

Es el momento de que te pongas en acción. Una vez que tengas listo tu kit de prensa, piensa en los sitios web, los medios y las publicaciones en los que deseas aparecer. Presta atención al tipo de audiencia que tienen y a si su línea editorial es acorde a los valores de tu marca. 

Comparte tus materiales pensando en los bloggers, podcasters, periodistas y editores a los que vas a dirigirte. Esto implica evaluar sus publicaciones recientes relacionadas con tu sector, el enfoque que dan a sus contenidos o si acaban de publicar una historia similar a la tuya. Es un trabajo que requiere tiempo, pero a cambio lograrás que tu propuesta destaque más y no resulte redundante.

Las empresas más grandes delegan estas tareas en las agencias de medios o en los consultores de relaciones públicas. Y es que controlar la cobertura en los medios, valorar todas las opciones disponibles y crear materiales únicos es una tarea que exige dedicación.

Para aumentar tus posibilidades de conseguir cobertura mediática, combina una estrategia de relaciones públicas con un kit de prensa actualizado que reúna la información y los recursos más relevantes sobre tu marca. Ten en cuenta que el kit de prensa facilita el trabajo de los periodistas, pero no sustituye las acciones de difusión y networking necesarias para atraer su atención.