Ein Produkt im eigenen Onlineshop anzubieten, ist nur ein Teil des Geschäfts. Wenn du deine Waren selbst herstellst oder herstellen lässt, musst du außerdem sicherstellen, dass Materialien, Personal und Maschinen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. Gleichzeitig sollte die produzierte Menge möglichst genau zur Nachfrage passen.
Hier setzt die Produktionsplanung an. Sie verbindet Absatzprognosen, Bestände, Beschaffung und Fertigung miteinander. Dadurch hilft sie dir, Liefertermine einzuhalten, Engpässe frühzeitig zu erkennen und unnötig hohe Lagerbestände zu vermeiden.
In diesem Beitrag erfährst du, welche Aufgaben zur Produktionsplanung gehören, wie ein typischer Planungsprozess abläuft und welche Methoden und Systeme dich dabei unterstützen können.
Was ist Produktionsplanung?
Produktionsplanung bezeichnet die vorausschauende Festlegung aller Mengen, Materialien, Termine und Kapazitäten, die für die Herstellung von Produkten benötigt werden. Sie bestimmt, welche Waren wann, in welcher Menge und mit welchen Ressourcen produziert werden. Die anschließende Produktionssteuerung setzt diese Planung im laufenden Betrieb um. Produktionsplanung ist damit ein Teil des Produktionsmanagements.
Was ist der Unterschied zwischen Produktionsplanung und Produktionssteuerung?
Produktionsplanung und Produktionssteuerung werden häufig unter dem Begriff Produktionsplanung und -steuerung, kurz PPS, zusammengefasst. Beide Bereiche hängen eng zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.
Die Produktionsplanung beschäftigt sich mit der Zukunft. Sie legt im Voraus fest, welche Produkte, Mengen, Materialien und Kapazitäten benötigt werden. Ihr Ergebnis ist ein umsetzbarer Produktionsplan.
Die Produktionssteuerung beginnt, sobald dieser Plan in die Praxis überführt wird. Sie gibt Aufträge frei, legt die konkrete Reihenfolge fest und überwacht den laufenden Fertigungsprozess. Kommt es zu Abweichungen, passt sie den Ablauf an.
Ein Beispiel: Du planst, in der kommenden Woche 500 Kerzen herzustellen. Die Produktionsplanung berechnet dafür den Bedarf an Wachs, Dochten, Gläsern, Arbeitszeit und Maschinenkapazität. Fällt während der Fertigung eine Abfüllanlage aus, entscheidet die Produktionssteuerung, wie Aufträge verschoben oder auf eine andere Anlage verteilt werden.
Die Planung gibt also den Rahmen vor, während die Steuerung auf die tatsächliche Situation reagiert.
Welche Ziele verfolgt die Produktionsplanung?
Die übergeordneten Ziele der Produktionsplanung lassen sich den Bereichen Qualität, Kosten und Zeit zuordnen. In der Praxis müssen Unternehmen zwischen diesen Zielen abwägen, da sie sich teilweise gegenseitig beeinflussen.
Lieferfähigkeit sicherstellen
Produkte sollten verfügbar sein, wenn Kund:innen sie bestellen. Eine verlässliche Planung reduziert das Risiko, dass beliebte Artikel ausverkauft sind oder Aufträge verspätet versendet werden.
Gerade im E-Commerce können längere Lieferzeiten zu Kaufabbrüchen oder Stornierungen führen. Produktions- und Bestandsdaten sollten deshalb möglichst eng mit den Verkaufsdaten des Onlineshops verbunden sein.
Bestände begrenzen
Große Vorräte erhöhen zwar die Lieferfähigkeit, binden aber Kapital und verursachen Lagerkosten. Bei verderblichen, saisonalen oder trendabhängigen Produkten steigt zusätzlich das Risiko, dass Waren nicht mehr verkauft werden können.
Die Produktionsplanung versucht daher, ausreichende Sicherheitsbestände vorzuhalten, ohne unnötig große Mengen einzulagern.
Kapazitäten auslasten
Maschinen, Produktionsflächen und Personal verursachen auch dann Kosten, wenn sie nicht genutzt werden. Eine gleichmäßige Auslastung verbessert daher häufig die Wirtschaftlichkeit.
Eine maximale Auslastung ist allerdings nicht immer sinnvoll. Sind sämtliche Kapazitäten dauerhaft vollständig belegt, fehlt der Spielraum für dringende Aufträge, Nacharbeiten oder unerwartete Nachfragespitzen.
Durchlaufzeiten verkürzen
Die Durchlaufzeit beschreibt die Zeitspanne vom Beginn bis zum Abschluss eines Produktionsauftrags. Kurze Durchlaufzeiten ermöglichen eine schnellere Reaktion auf Bestellungen und Veränderungen der Nachfrage.
Lange Warte- und Liegezeiten zwischen einzelnen Arbeitsschritten verlängern dagegen die Fertigung, ohne zusätzlichen Wert zu schaffen.
Termine einhalten
Termintreue gibt an, wie zuverlässig zugesagte Fertigstellungs- oder Liefertermine erreicht werden. Sie hängt unter anderem von realistischen Zeitplänen, verfügbaren Materialien und stabilen Produktionsprozessen ab.
Eine gute Planung berücksichtigt deshalb nicht nur die reine Bearbeitungszeit, sondern auch Rüstzeiten, Transportwege, Prüfungen und mögliche Verzögerungen.
Kosten kontrollieren
Produktionskosten entstehen beispielsweise durch Material, Personal, Energie, Lagerung und Maschinennutzung. Fehlplanungen können zusätzliche Kosten verursachen, etwa durch Expresslieferungen, Überstunden, Produktionsunterbrechungen oder überschüssige Bestände.
Eine abgestimmte Planung macht diese Zusammenhänge sichtbar und schafft eine fundierte Grundlage für Entscheidungen.
Welche Aufgaben gehören zur Produktionsplanung?
Die Produktionsplanung besteht aus mehreren aufeinander aufbauenden Teilbereichen. Ausgangspunkt ist in der Regel die erwartete Nachfrage. Daraus werden der Materialbedarf, die erforderlichen Kapazitäten und die zeitliche Abfolge der Fertigung abgeleitet.
Produktionsprogrammplanung
Die Produktionsprogrammplanung legt fest, welche Produkte in einem bestimmten Zeitraum hergestellt werden sollen. Sie bestimmt außerdem die jeweiligen Mengen.
Grundlagen dafür können sein:
- bereits eingegangene Bestellungen
- historische Verkaufszahlen
- saisonale Nachfragemuster
- geplante Verkaufsaktionen
- Produkteinführungen
- vorhandene Lagerbestände
- vereinbarte Liefertermine
Bei einer auftragsbezogenen Fertigung entsteht der Produktionsbedarf überwiegend durch konkrete Kundenaufträge. Bei einer Lagerfertigung werden Produkte dagegen im Voraus hergestellt. In diesem Fall spielen Nachfrageprognosen eine größere Rolle.
Viele E-Commerce-Unternehmen kombinieren beide Ansätze. Standardprodukte werden auf Lager produziert, während personalisierte oder selten bestellte Varianten erst nach Auftragseingang gefertigt werden.
Materialbedarfsplanung
Sobald das Produktionsprogramm feststeht, wird ermittelt, welche Materialien und Bauteile benötigt werden. Grundlage dafür sind meist Stücklisten. Sie zeigen, aus welchen Bestandteilen ein Produkt besteht und welche Mengen pro Einheit erforderlich sind.
Der Bruttobedarf bezeichnet die gesamte Materialmenge, die für die geplante Produktion benötigt wird. Werden vorhandene Bestände und bereits bestellte Mengen abgezogen, ergibt sich der Nettobedarf.
Für die Materialplanung solltest du außerdem berücksichtigen:
- Mindestbestellmengen
- Lieferzeiten
- Sicherheitsbestände
- Ausschuss und Materialverluste
- alternative Materialien
- Zuverlässigkeit der Lieferant:innen
Fehlt nur ein kleiner Bestandteil, kann unter Umständen der gesamte Produktionsauftrag nicht abgeschlossen werden. Deshalb ist nicht allein der Wert eines Materials entscheidend, sondern auch seine Bedeutung für den Fertigungsprozess.
Losgrößenplanung
Eine Losgröße bezeichnet die Menge eines Produkts oder Bauteils, die ohne Unterbrechung gemeinsam gefertigt wird. Große Lose können die Rüstkosten pro Einheit senken, führen aber häufig zu höheren Beständen. Kleine Lose ermöglichen mehr Flexibilität, verursachen jedoch häufiger Rüst- und Anlaufzeiten.
Die passende Losgröße hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:
- Nachfrage
- Rüstaufwand
- Lagerkapazität
- Haltbarkeit
- Variantenvielfalt
- Lieferzeit
- Produktionskosten
Für Produkte mit vielen Varianten können kleinere Lose sinnvoll sein. Bei Artikeln mit stabiler und gut vorhersehbarer Nachfrage sind größere Produktionsmengen unter Umständen wirtschaftlicher.
Terminplanung
Die Terminplanung bestimmt, wann einzelne Produktionsschritte beginnen und enden sollen. Dazu werden Bearbeitungszeiten, Rüstzeiten, Wartezeiten und Transportzeiten berücksichtigt.
Bei der Vorwärtsterminierung beginnt die Planung mit dem frühestmöglichen Startzeitpunkt. Auf dieser Basis wird der mögliche Fertigstellungstermin berechnet.
Bei der Rückwärtsterminierung wird vom gewünschten Liefer- oder Fertigstellungstermin zurückgerechnet. So lässt sich bestimmen, wann die Produktion spätestens beginnen muss.
Für kundenbezogene Aufträge eignet sich häufig die Rückwärtsterminierung, weil der zugesagte Liefertermin den Ausgangspunkt bildet.
Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung prüft, ob Maschinen, Arbeitsplätze und Personal ausreichen, um das geplante Produktionsprogramm umzusetzen.
Dazu wird der Kapazitätsbedarf dem verfügbaren Kapazitätsangebot gegenübergestellt. Übersteigt der Bedarf die verfügbaren Ressourcen, entsteht ein Engpass.
Mögliche Maßnahmen zum Kapazitätsausgleich sind:
- Aufträge zeitlich verschieben
- Produktionsmengen aufteilen
- zusätzliche Schichten einplanen
- Personal zwischen Arbeitsplätzen verlagern
- externe Fertigungskapazitäten nutzen
- alternative Maschinen einsetzen
- weniger dringende Aufträge zurückstellen
Auch eine dauerhaft niedrige Auslastung sollte geprüft werden. Sie kann darauf hindeuten, dass Kapazitäten nicht zur Nachfrage passen oder einzelne Arbeitsschritte schlecht aufeinander abgestimmt sind.
Wie läuft die Produktionsplanung ab?
Die konkrete Ausgestaltung hängt von den Produkten und Fertigungsverfahren ab. Ein grundlegender Planungsprozess lässt sich jedoch in sieben Schritte gliedern.
1. Ermittle die erwartete Nachfrage
Sammle zunächst Daten zu Bestellungen, Verkäufen, Retouren und saisonalen Schwankungen. Ergänze diese Informationen um bekannte Ereignisse wie Rabattaktionen, Produkteinführungen oder besonders verkaufsstarke Zeiträume.
Betrachte nicht nur die Gesamtmenge, sondern auch einzelne Varianten. Ein Produkt kann insgesamt stark nachgefragt sein, während bestimmte Größen, Farben oder Ausführungen deutlich häufiger verkauft werden als andere.
2. Prüfe deine Bestände
Erfasse, wie viele fertige Produkte, Zwischenprodukte und Materialien verfügbar sind. Reservierte oder fehlerhafte Bestände sollten dabei nicht als frei verfügbar gelten.
Achte außerdem auf Waren, die bereits bestellt wurden, aber noch nicht eingetroffen sind. Für die Planung ist entscheidend, wann diese Mengen tatsächlich genutzt werden können.
3. Lege das Produktionsprogramm fest
Bestimme auf Basis der Nachfrage und der verfügbaren Bestände, welche Produkte in welcher Menge hergestellt werden sollen.
Berücksichtige dabei auch einen angemessenen Sicherheitsbestand. Dieser gleicht kleinere Prognosefehler, Lieferverzögerungen oder kurzfristige Bestellspitzen aus.
4. Berechne den Materialbedarf
Löse die geplanten Produktionsmengen mithilfe der Stücklisten in einzelne Materialien und Bauteile auf. Ziehe vorhandene und bereits bestellte Mengen ab.
Prüfe anschließend, welche Materialien neu beschafft werden müssen und welche Bestellungen wegen langer Lieferzeiten besonders früh ausgelöst werden sollten.
5. Gleiche Bedarf und Kapazitäten ab
Berechne, wie viele Maschinen- und Arbeitsstunden für das Produktionsprogramm benötigt werden. Vergleiche diesen Bedarf mit den tatsächlich verfügbaren Kapazitäten.
Berücksichtige dabei Wartungen, Urlaub, Schichtmodelle und bekannte Ausfallzeiten. Eine Maschine ist beispielsweise nicht während der gesamten Öffnungszeit produktiv, wenn regelmäßige Reinigung oder Umrüstung erforderlich ist.
6. Plane Termine und Reihenfolge
Lege Start- und Endtermine für die Produktionsaufträge fest. Ordne die Aufträge anschließend den verfügbaren Arbeitsplätzen zu.
Bei der Reihenfolgeplanung können unterschiedliche Prioritäten gelten. Dringende Aufträge lassen sich zuerst bearbeiten, ähnliche Produkte können zur Verringerung von Rüstzeiten gebündelt werden oder knappe Materialien können gezielt bestimmten Aufträgen zugeteilt werden.
7. Überwache und aktualisiere den Plan
Vergleiche den tatsächlichen Produktionsfortschritt regelmäßig mit der Planung. Erfasst werden sollten beispielsweise fertiggestellte Mengen, Ausschuss, Maschinenstillstände und Verzögerungen.
Produktionsplanung ist kein einmaliger Vorgang. Neue Bestellungen, Lieferprobleme oder Qualitätsabweichungen verändern die Ausgangssituation. Der Plan muss daher regelmäßig aktualisiert werden.
Welche Verfahren der Produktionsplanung gibt es?
Unternehmen können ihren Bedarf und ihre Produktionsmengen mit verschiedenen Verfahren ermitteln. Häufig werden mehrere Ansätze kombiniert.
Deterministische Planung
Bei der deterministischen Planung gilt der Bedarf als bekannt. Konkrete Kundenaufträge oder ein verbindliches Produktionsprogramm bestimmen, welche Mengen benötigt werden.
Das Verfahren eignet sich besonders für die Auftragsfertigung. Die benötigten Materialien lassen sich anhand von Stücklisten direkt aus den bestellten Produkten ableiten.
Stochastische Planung
Die stochastische Planung leitet den zukünftigen Bedarf aus Vergangenheitsdaten ab. Dafür werden beispielsweise durchschnittliche Verkäufe, Trends und saisonale Muster untersucht.
Dieses Vorgehen eignet sich für Produkte mit regelmäßigem Absatz. Bei neuen Artikeln oder stark wechselnder Nachfrage fehlen jedoch häufig ausreichende Daten.
Heuristische Planung
Heuristische Verfahren beruhen auf Erfahrungswerten und vereinfachten Entscheidungsregeln. Verantwortliche Personen berücksichtigen dabei beispielsweise Marktkenntnisse, aktuelle Entwicklungen oder Rückmeldungen aus dem Vertrieb.
Solche Einschätzungen können quantitative Prognosen ergänzen. Sie sollten jedoch dokumentiert und später mit der tatsächlichen Entwicklung verglichen werden.
Rollierende Planung
Bei der rollierenden Planung wird der Plan in festen Abständen aktualisiert. Nach jeder Aktualisierung kommt ein neuer Zeitraum hinzu.
Ein Unternehmen kann beispielsweise jede Woche die kommenden zwölf Wochen planen. Die nächsten zwei Wochen werden detailliert betrachtet, während spätere Zeiträume zunächst gröber geplant werden.
Dieses Verfahren verbindet einen längerfristigen Überblick mit der Möglichkeit, kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren.
Welche Produktionsstrategien gibt es?
Die Produktionsstrategie bestimmt, zu welchem Zeitpunkt ein Produkt hergestellt wird. Sie beeinflusst Lieferzeiten, Bestände und die notwendige Planungsgenauigkeit.
Lagerfertigung
Bei der Lagerfertigung werden Produkte vor dem Eingang einer Bestellung hergestellt. Kund:innen können dadurch meist schnell beliefert werden.
Die Strategie eignet sich für Standardprodukte mit gut vorhersehbarer Nachfrage. Ihr Nachteil besteht im Risiko überschüssiger oder unverkäuflicher Bestände.
Auftragsfertigung
Bei der Auftragsfertigung beginnt die Herstellung erst nach dem Eingang einer Bestellung. Dadurch entstehen weniger Fertigwarenbestände und individuelle Kundenwünsche lassen sich leichter berücksichtigen.
Dafür müssen Kund:innen in der Regel längere Lieferzeiten akzeptieren. Die Kapazitätsplanung ist besonders wichtig, damit realistische Liefertermine genannt werden können.
Variantenfertigung
Bei der Variantenfertigung werden Standardkomponenten vorproduziert. Die endgültige Ausführung oder Montage erfolgt erst nach der Bestellung.
Ein Möbelunternehmen kann beispielsweise einheitliche Grundelemente lagern und Farbe, Beschläge oder Zubehör nach Auftragseingang ergänzen. Dadurch lassen sich kurze Lieferzeiten mit einer größeren Produktauswahl verbinden.
Welche Software unterstützt die Produktionsplanung?
Mit zunehmender Produktvielfalt und Auftragszahl wird eine rein manuelle Planung in Tabellen unübersichtlich. Verschiedene Softwaresysteme können Daten bündeln, Abhängigkeiten berechnen und Planabweichungen sichtbar machen.
PPS-System
Ein PPS-System unterstützt speziell die Produktionsplanung und -steuerung. Es verwaltet unter anderem Stücklisten, Arbeitspläne, Fertigungsaufträge, Materialbedarfe und Termine.
ERP-System
Ein ERP-System verbindet die Produktionsplanung mit weiteren Unternehmensbereichen, etwa Einkauf, Lager, Finanzwesen und Personal. Dadurch greifen mehrere Abteilungen auf eine gemeinsame Datengrundlage zu.
MES
Ein Manufacturing Execution System, kurz MES, arbeitet nah am tatsächlichen Produktionsprozess. Es erfasst Betriebs- und Maschinendaten und zeigt den aktuellen Status der Fertigung.
Während ein ERP-System eher die übergeordnete Planung unterstützt, konzentriert sich ein MES auf die operative Ausführung und Überwachung.
APS-System
Advanced-Planning-and-Scheduling-Systeme unterstützen die detaillierte Planung begrenzter Kapazitäten. Sie können unterschiedliche Szenarien berechnen und dabei Abhängigkeiten zwischen Maschinen, Materialien und Aufträgen berücksichtigen.
Welches System geeignet ist, hängt von der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Fertigung und den vorhandenen Schnittstellen ab. Entscheidend ist nicht nur der Funktionsumfang. Auch zuverlässige Stammdaten und klar definierte Prozesse sind notwendig.
So verbesserst du deine Produktionsplanung
Eine leistungsfähige Produktionsplanung entsteht schrittweise. Beginne mit einem nachvollziehbaren Prozess und verbessere ihn anhand tatsächlicher Ergebnisse.
Sinnvolle Maßnahmen sind:
- Verbinde Absatz-, Lager- und Produktionsdaten.
- Pflege Stücklisten, Bestände und Bearbeitungszeiten regelmäßig.
- Lege klare Planungshorizonte und Aktualisierungsintervalle fest.
- Unterscheide zwischen bestätigten Aufträgen und Prognosemengen.
- Plane realistische Sicherheitsbestände und Kapazitätspuffer ein.
- Definiere Regeln für Engpässe und dringende Aufträge.
- Vergleiche Planwerte regelmäßig mit den tatsächlichen Ergebnissen.
- Analysiere Abweichungen und passe deine Annahmen an.
Besonders hilfreich ist eine feste Abstimmung zwischen Verkauf, Einkauf, Lager und Produktion. Dadurch werden bevorstehende Aktionen, Materialprobleme und Kapazitätsengpässe früher sichtbar.
Fazit
Produktionsplanung koordiniert die Nachfrage mit Materialien, Beständen, Terminen und verfügbaren Kapazitäten. Sie schafft damit die Grundlage für eine effiziente Fertigung und eine zuverlässige Belieferung deiner Kund:innen.
Für produzierende E-Commerce-Unternehmen ist vor allem die Verbindung zwischen Onlineshop und Fertigung entscheidend. Aktuelle Verkaufs- und Bestandsdaten helfen dir dabei, die Produktionsplanung zu optimieren und schneller auf Veränderungen zu reagieren.
Eine gute Planung versucht nicht, einzelne Ziele um jeden Preis zu maximieren. Sie schafft einen tragfähigen Ausgleich zwischen Lieferfähigkeit, Beständen, Auslastung, Durchlaufzeit und Kosten. Dafür benötigt sie aktuelle Daten, klar geregelte Prozesse und eine regelmäßige Überprüfung der Ergebnisse. So unterstützt sie einen reibungslosen Ablauf in der gesamten Produktion.
